Wann lohnt sich ein System das Kasse und Rechnungsstellung kombiniert?

Sven Schmidt · 23 Sep. 2026

Ein System, das Kasse und Rechnungsstellung kombiniert, lohnt sich immer dann, wenn Sie regelmäßig sowohl Barverkäufe als auch Rechnungsgeschäfte abwickeln und dabei doppelte Datenpflege vermeiden möchten. Besonders für Kleinunternehmer im Einzelhandel, in der Gastronomie oder im Dienstleistungsbereich spart eine integrierte Lösung täglich Zeit und reduziert Fehlerquellen spürbar. Die folgenden Fragen zeigen Ihnen, wann sich die Investition wirklich rechnet und worauf Sie achten sollten.

Welche Branchen profitieren am meisten von einer kombinierten Lösung?

Am stärksten profitieren Betriebe, die sowohl Laufkundschaft an der Kasse bedienen als auch Stammkunden auf Rechnung beliefern oder abrechnen. Dazu gehören Friseursalons, Blumengeschäfte, Kioske mit Lieferservice, Imbisse mit Catering-Angeboten und kleine Fachgeschäfte, die Handwerker oder Geschäftskunden beliefern. Für diese Mischbetriebe ist eine getrennte Lösung schlicht ineffizient.

Konkret bedeutet das: Ein Friseursalon kassiert den Großteil seiner Kunden direkt am Tresen, stellt aber für Firmenkunden oder Gutscheinpakete Rechnungen aus. Ein Blumengeschäft verkauft täglich über die Theke, liefert aber auch Blumenarrangements an Hotels oder Restaurants und braucht dafür ordentliche Ausgangsrechnungen. In beiden Fällen entstehen ohne integriertes System zwei parallele Welten: die Kasse auf der einen Seite, das Rechnungsprogramm auf der anderen.

Auch Kioske und Imbisse, die Großbestellungen für Veranstaltungen annehmen, gehören zu den klaren Gewinnern. Sie müssen ohnehin eine KassenSichV-2020-konforme Registrierkasse mit zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) betreiben. Wenn diese Kasse gleichzeitig Rechnungen erzeugen kann, entfällt ein kompletter Arbeitsschritt am Abend.

Was unterscheidet ein Kassensystem mit Rechnungsfunktion von getrennten Lösungen?

Der wichtigste Unterschied liegt in der gemeinsamen Datenbasis. Ein Kassensystem mit integrierter Rechnungsfunktion speichert Artikel, Preise, Kundendaten und Umsätze an einem einzigen Ort. Getrennte Lösungen erfordern, dass Sie dieselben Informationen in zwei verschiedenen Programmen pflegen, was doppelten Aufwand und ein erhöhtes Fehlerrisiko bedeutet.

Bei getrennten Systemen passiert Folgendes: Sie kassieren an der Kasse, tippen denselben Artikel abends ins Rechnungsprogramm, und am Ende des Monats müssen Sie beide Systeme manuell abgleichen, bevor Sie die Zahlen an Ihren Steuerberater weitergeben. Das kostet Zeit, die Sie besser investieren könnten.

Ein kombiniertes System hingegen kennt Ihren gesamten Artikelstamm. Wenn Sie einen Artikel an der Kasse verkaufen, ist er im System erfasst. Wenn Sie denselben Artikel auf einer Rechnung aufführen, greifen Sie auf dieselbe Datenbank zurück. Preisänderungen müssen Sie nur einmal vornehmen. Kundendaten sind sofort verfügbar. Der Tagesabschluss enthält alle Umsätze, egal ob bar bezahlt oder auf Rechnung gestellt.

Wie funktioniert die Rechnungsstellung direkt am Kassensystem?

Die Rechnungsstellung am Kassensystem funktioniert so: Statt den Vorgang als Barverkauf abzuschließen, wählen Sie am Terminal die Option „Rechnung“ oder „auf Rechnung buchen“. Das System übernimmt alle bereits eingetippten Positionen, fragt nach dem Kundennamen und der Adresse und erstellt daraus automatisch ein Rechnungsdokument mit fortlaufender Rechnungsnummer.

Moderne POS-Systeme, insbesondere Android-basierte Terminals, bieten dabei verschiedene Ausgabewege. Die Rechnung kann direkt am angeschlossenen Drucker ausgedruckt, per E-Mail an den Kunden gesendet oder als PDF gespeichert werden. Einige Systeme erlauben auch die Ausgabe über einen QR-Code, was dem Trend zur digitalen Belegbereitstellung entspricht, den der Gesetzgeber künftig stärker fördern möchte.

Wichtig ist, dass der Kassiervorgang dabei vollständig im System protokolliert bleibt. Die TSE sichert auch Rechnungsvorgänge ab, sofern sie zu einem kassenrelevanten Vorgang gehören. Das bedeutet: Auch Rechnungen, die später bar bezahlt werden, müssen korrekt im System erfasst sein.

Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für Rechnungen aus dem Kassensystem?

Rechnungen aus dem Kassensystem müssen dieselben Pflichtangaben enthalten wie jede andere Ausgangsrechnung: vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der gelieferten Waren oder Leistungen, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag. Diese Anforderungen ergeben sich aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG).

Hinzu kommen die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Alle Buchungen im System müssen unveränderbar sein, das heißt, nachträgliche Änderungen müssen protokolliert werden und der ursprüngliche Inhalt muss erkennbar bleiben. Das gilt auch für Rechnungsvorgänge, die über das Kassensystem laufen.

Wenn Ihr Kassensystem ein Faktura- oder Rechnungsmodul enthält und dieses bare Zahlungsvorgänge erfassen kann, unterliegt es dem Anwendungsbereich der KassenSichV und muss über eine TSE-Anbindung verfügen. Das ist kein optionales Extra, sondern gesetzliche Pflicht. Für Ihre konkrete steuerliche Situation empfehlen wir die Rücksprache mit Ihrem Steuerberater, da die Anforderungen je nach Betriebsform variieren können.

Wann rechnet sich die Investition in ein kombiniertes System nicht?

Ein kombiniertes System rechnet sich nicht, wenn Sie ausschließlich Barverkäufe tätigen und niemals Rechnungen ausstellen. Wer einen reinen Kiosk ohne Lieferservice betreibt oder einen Imbiss, bei dem ausnahmslos bar oder per Karte bezahlt wird, braucht keine integrierte Rechnungsfunktion. In diesem Fall zahlen Sie für eine Funktion, die Sie nie nutzen.

Auch für Betriebe, die nur sehr selten Rechnungen ausstellen, vielleicht zwei oder drei im Monat, lässt sich die Frage anders beantworten. Wenn der Mehraufwand für eine separate, einfache Rechnungslösung gering ist und das Kassensystem dadurch günstiger bleibt, kann die Trennung wirtschaftlich sinnvoller sein.

Außerdem sollten Sie prüfen, ob Ihr Betrieb überhaupt regelmäßig Geschäftskunden bedient. Privatpersonen verlangen selten eine formelle Rechnung. Wenn Ihr Kundenstamm fast ausschließlich aus Laufkundschaft besteht, ist die Rechnungsfunktion schlicht überflüssig. Wachsen Sie jedoch und gewinnen Sie zunehmend Firmenkunden, lohnt sich der Umstieg auf ein kombiniertes System frühzeitig, bevor der manuelle Aufwand zu groß wird.

Wie übergibt ein kombiniertes System Daten an den Steuerberater?

Ein kombiniertes Kassensystem mit Rechnungsfunktion übergibt Daten an den Steuerberater in der Regel über standardisierte Exportformate. Verbreitet sind DATEV-kompatible Exporte, CSV-Dateien oder direkte Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen. Statt am Monatsende Belege zu sortieren und manuell zu übertragen, exportieren Sie die Daten mit wenigen Klicks.

Das spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld. Steuerberater rechnen nach Aufwand ab. Je strukturierter und vollständiger die Daten ankommen, desto weniger Stunden werden für die Aufbereitung benötigt. Ein System, das Kassenbelege und Ausgangsrechnungen gemeinsam exportiert, liefert Ihrem Steuerberater ein vollständiges Bild Ihrer Umsätze, ohne dass Sie selbst stundenlang Belege zusammensuchen müssen.

Achten Sie beim Kauf darauf, welche Exportformate das System unterstützt und ob Ihr Steuerberater damit arbeiten kann. Nicht jedes System bietet eine echte DATEV-Anbindung. Manche Systeme exportieren nur einfache Tabellen, die dann manuell weiterverarbeitet werden müssen. Fragen Sie vor dem Kauf konkret nach, welche Schnittstellen verfügbar sind und ob Updates dieser Schnittstellen im Preis enthalten sind.

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Wir wissen, dass die Wahl des richtigen Kassensystems für viele Inhaber kleiner Betriebe keine leichte Entscheidung ist. Zu viele Optionen, zu viele technische Begriffe, zu wenig Zeit für ausgiebige Recherche. Genau deshalb beraten wir Sie persönlich und helfen Ihnen, das System zu finden, das wirklich zu Ihrem Alltag passt.

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Unser kostenfreier Support steht Ihnen über eine persönliche Hotline zur Verfügung, damit Sie bei Fragen zur Rechnungsfunktion oder zum Steuerberater-Export nicht allein dastehen.
Der Versand ist kostenfrei und klimaneutral, bundesweit.

Wenn Sie unsicher sind, welches System für Ihren Betrieb am besten geeignet ist, nehmen Sie einfach Kontakt auf. Wir schauen uns Ihre Situation gemeinsam an und empfehlen Ihnen eine Lösung, die zu Ihrem Alltag und Ihrem Budget passt.