Was bedeutet DATEV-Export und ist das mit jeder Kasse möglich?

Sven Schmidt · 24 Sep. 2026

Der DATEV-Export ist eine Funktion, mit der Ihr Kassensystem die Umsatzdaten automatisch in einem Format aufbereitet, das Ihr Steuerberater direkt in die DATEV-Buchhaltungssoftware einlesen kann. Nicht jede Kasse bietet diese Funktion: Ob ein DATEV-Export möglich ist, hängt von der Software des jeweiligen Kassensystems ab. Die folgenden Abschnitte erklären, welche Kassen den Export unterstützen, wie er technisch funktioniert und worauf Sie beim Kassenkauf achten sollten.

Welche Kassensysteme unterstützen den DATEV-Export?

Den DATEV-Export unterstützen vor allem moderne, softwarebasierte Kassensysteme, also Android-basierte POS-Terminals und Windows-PC-Kassen. Klassische Registrierkassen mit rein hardwarebasierter Steuerung bieten diese Funktion in der Regel nicht, da ihnen die nötige Softwareschnittstelle fehlt. Entscheidend ist nicht die Hardware allein, sondern die Kassensoftware, die auf dem Gerät läuft.

Konkret bedeutet das: Wenn Sie heute eine neue Kasse kaufen, sollten Sie gezielt nach Modellen fragen, deren Software eine DATEV-Schnittstelle mitbringt oder als Erweiterung anbietet. Viele moderne POS-Systeme auf Android-Basis können Kassendaten in einem Format exportieren, das DATEV-kompatibel ist. PC-Kassensysteme unter Windows bieten häufig noch umfangreichere Exportmöglichkeiten, weil sie sich leichter mit Buchhaltungsprogrammen verbinden lassen.

Ältere Registrierkassen, die vor einigen Jahren angeschafft wurden, verfügen meist nicht über eine solche Funktion. Wer mit einer solchen Kasse arbeitet, muss die Tagesumsätze manuell aufbereiten und dem Steuerberater übergeben, was Zeit kostet und fehleranfällig ist.

Wie funktioniert der DATEV-Export aus einer Kasse technisch?

Technisch gesehen liest die Kassensoftware alle erfassten Transaktionen aus und wandelt sie in eine strukturierte Datei um, die DATEV direkt verarbeiten kann. Gängige Formate sind CSV-Dateien oder spezielle DATEV-Buchungsstapel-Dateien. Diese Datei wird dann entweder manuell auf einem USB-Stick gespeichert oder direkt per E-Mail oder Cloud-Anbindung an den Steuerberater übermittelt.

Im Hintergrund arbeitet dabei die sogenannte DSFinV-K, die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme. Sie definiert eine einheitliche Struktur, in der elektronische Kassensysteme ihre Daten speichern und ausgeben müssen. Diese Struktur ermöglicht es, Kassendaten sowohl für das Finanzamt als auch für die Buchhaltung nutzbar zu machen. Seit dem 1. Juli 2022 gilt dafür die Version 2.3 der DSFinV-K verbindlich.

Der DATEV-Export baut auf diesen strukturierten Daten auf: Die Kassensoftware greift auf die bereits gespeicherten, manipulationssicheren Transaktionsdaten zu und bereitet sie in einem Format auf, das Ihr Steuerberater ohne Umwege in DATEV importieren kann. Sie müssen dabei nichts manuell übertragen oder abtippen.

Was sind die Vorteile eines DATEV-Exports gegenüber manueller Buchführung?

Der größte Vorteil des DATEV-Exports gegenüber manueller Buchführung ist die Zeitersparnis: Statt Umsätze abends von Hand zu übertragen oder Ihrem Steuerberater Papierstapel zu übergeben, liefern Sie eine fertige Datei. Das reduziert Fehler, spart Ihnen Aufwand und senkt in vielen Fällen die Kosten beim Steuerberater, weil dieser weniger manuelle Erfassungsarbeit leisten muss.

Weitere konkrete Vorteile im Überblick:

Weniger Stress beim Monatsabschluss: Die Daten liegen bereits strukturiert vor, kein mühsames Zusammensuchen von Belegen.
Geringeres Fehlerrisiko: Manuelle Übertragungen sind fehleranfällig. Ein automatischer Export übergibt die Zahlen so, wie die Kasse sie erfasst hat.
Schnellere Kommunikation mit dem Steuerberater: Eine Datei statt eines Ordners mit Ausdrucken beschleunigt die Zusammenarbeit erheblich.
Mehr Überblick für Sie selbst: Viele Kassensysteme mit DATEV-Anbindung zeigen Ihnen auch intern, welche Umsätze in welchen Kategorien gelaufen sind.
Rechtssicherheit: Die exportierten Daten stammen direkt aus dem manipulationssicheren Kassensystem und sind damit für Betriebsprüfungen belastbar.

Kurz gesagt: Wer den DATEV-Export nutzt, verbringt weniger Zeit mit Verwaltung und mehr Zeit mit dem, was wirklich zählt, nämlich dem eigenen Geschäft.

Welche Daten überträgt der DATEV-Export aus dem Kassensystem?

Der DATEV-Export aus einem Kassensystem überträgt in der Regel alle buchungsrelevanten Transaktionsdaten: Umsätze nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Zahlungsarten (Bar, EC, Kreditkarte), Stornos, Rabatte sowie Tagesabschlüsse. Ihr Steuerberater erhält damit alle Informationen, die er für die Finanzbuchhaltung benötigt.

Im Detail können je nach Kassensystem folgende Daten enthalten sein:

Datum und Uhrzeit jeder Transaktion
Artikelbezeichnung, Menge und Einzelpreis
Gesamtbetrag und angewendeter Mehrwertsteuersatz
Zahlungsart (Bargeld, Kartenzahlung, sonstige)
Stornierungen und Korrekturbuchungen
Tages-, Wochen- und Monatsabschlüsse
Bediener- oder Verkäuferzuordnung

Diese Daten entsprechen der Struktur, die die DSFinV-K vorschreibt, und sind damit sowohl für den Steuerberater als auch für eine mögliche Betriebsprüfung durch das Finanzamt geeignet. Wichtig: Für Ihre konkrete steuerliche Situation, also welche Konten in DATEV angesprochen werden sollen, empfehlen wir die Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.

Muss die Kasse KassenSichV-konform sein, damit der DATEV-Export gilt?

Ja, die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und der DATEV-Export hängen direkt zusammen. Nur Kassensysteme, die KassenSichV-konform sind und über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, speichern Transaktionsdaten in der manipulationssicheren Struktur, auf der ein rechtssicherer DATEV-Export aufbaut. Ein Export aus einer nicht konformen Kasse wäre für das Finanzamt nicht belastbar.

Der Hintergrund: Seit dem 1. Januar 2020 müssen alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland mit einer TSE ausgestattet sein. Die TSE signiert jede Transaktion und macht nachträgliche Manipulationen erkennbar. Genau diese signierten Daten bilden die Grundlage für den DSFinV-K-Export, der wiederum die Basis für den DATEV-Export ist.

Wer noch eine ältere Kasse ohne TSE betreibt, riskiert nicht nur Probleme bei einer Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau, sondern kann auch keinen rechtssicheren Datenexport an den Steuerberater liefern. Ein DATEV-Export aus einer nicht KassenSichV-konformen Kasse hat schlicht keine belastbare Grundlage. Auch hier gilt: Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater darüber, welche Anforderungen für Ihren Betrieb konkret gelten.

Was sollte man beim Kassenkauf in Bezug auf den DATEV-Export beachten?

Beim Kassenkauf sollten Sie gezielt nach einer integrierten DATEV-Schnittstelle oder einem DATEV-kompatiblen Exportformat fragen, bevor Sie sich für ein Modell entscheiden. Nicht jede Kasse bietet diese Funktion, und ein nachträgliches Nachrüsten ist oft nicht möglich. Klären Sie außerdem, ob der Export automatisch oder manuell ausgelöst wird und in welchem Format die Datei ausgegeben wird.

Folgende Punkte sollten Sie vor dem Kauf konkret ansprechen:

Exportformat: Unterstützt die Kasse einen DATEV-Buchungsstapel oder zumindest eine CSV-Datei, die Ihr Steuerberater importieren kann?
DSFinV-K-Konformität: Gibt die Kasse Daten im DSFinV-K-Format aus? Das ist Voraussetzung für einen rechtssicheren Export.
TSE-Ausstattung: Ist die Kasse KassenSichV-konform und mit einer zertifizierten TSE ausgestattet?
Übertragungsweg: Wie gelangen die Daten zum Steuerberater, per USB, E-Mail oder Cloud?
Steuerberater einbeziehen: Fragen Sie Ihren Steuerberater vorab, welches Format er bevorzugt und ob er mit dem Kassensystem bereits Erfahrung hat.

Ein Kassensystem, das von Anfang an auf Ihre Buchhaltungsanforderungen abgestimmt ist, spart Ihnen langfristig Zeit und Geld. Sprechen Sie vor dem Kauf auch mit Ihrem Steuerberater, damit beide Seiten, Kasse und Buchhaltung, reibungslos zusammenarbeiten.

Kassensysteme mit DATEV-Export bei der Kassenschmiede

Wir wissen, dass die Auswahl des richtigen Kassensystems gerade dann schwierig ist, wenn man sich nicht täglich mit Kassensoftware und Exportformaten beschäftigt. Deshalb helfen wir Ihnen dabei, eine Lösung zu finden, die nicht nur gesetzeskonform ist, sondern auch Ihren Alltag wirklich erleichtert.

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Wir liefern Ihre Kasse auf Wunsch individuell programmiert, fiskalisiert und sofort einsatzbereit.
Wir unterstützen Kassensysteme verschiedener Hersteller, darunter Sharp, SAM4S, SAMPOS, RCH und primasello, sodass Sie das Modell wählen können, das zu Ihrem Betrieb passt.
Wir beraten Sie persönlich dazu, welches System einen DATEV-kompatiblen Export bietet und wie Sie diesen in Ihrer Zusammenarbeit mit dem Steuerberater nutzen können.
Unsere kostenlose Hotline steht Ihnen auch nach dem Kauf zur Verfügung, wenn Fragen zum Datenexport oder zur Kassenbedienung auftauchen.

Wenn Sie wissen möchten, welches Kassensystem am besten zu Ihrem Betrieb und Ihrem Steuerberater passt, nehmen Sie gerne Kontakt auf. Wir helfen Ihnen unkompliziert weiter.