Was muss ein Kassensystem können wenn der Betrieb auch Rechnungen schreibt?

Sven Schmidt · 19 Sep. 2026

Ein Kassensystem muss Rechnungen schreiben können, wenn Ihr Betrieb Kunden auf Rechnung beliefert oder Geschäftskunden mit ausgewiesener Mehrwertsteuer abrechnet. Nicht jede Registrierkasse bringt diese Funktion von Haus aus mit. Welche Anforderungen ein solches System erfüllen muss, was auf einer Rechnung stehen muss und wie Sie die Daten sauber an Ihren Steuerberater übergeben, beantwortet dieser Artikel Schritt für Schritt.

Welche Funktionen braucht ein Kassensystem für die Rechnungsstellung?

Ein Kassensystem mit Rechnungsfunktion muss in der Lage sein, aus einem laufenden Vorgang heraus eine vollständige, gesetzeskonforme Rechnung zu erzeugen, zu drucken oder digital zu versenden. Das geht über den normalen Kassenbon weit hinaus: Die Software muss Kundendaten speichern, Rechnungsnummern fortlaufend vergeben und alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben automatisch einfügen können.

Konkret sollten Sie auf folgende Funktionen achten:

Kundenverwaltung: Das System speichert Name, Adresse und gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers.
Fortlaufende Rechnungsnummern: Die Nummerierung muss lückenlos und eindeutig sein, damit das Finanzamt jeden Vorgang nachvollziehen kann.
Mehrwertsteuersätze: Das System muss verschiedene Steuersätze getrennt ausweisen, zum Beispiel 7 % und 19 %.
Druck und digitaler Versand: Rechnungen sollten direkt aus der Kasse gedruckt oder als PDF per E-Mail verschickt werden können.
Offene-Posten-Verwaltung: Wer auf Rechnung verkauft, braucht eine Übersicht, welche Rechnungen noch offen sind.

Wichtig ist außerdem, dass das Fakturasystem oder Fakturamodul, das bare Zahlungsvorgänge erfassen kann, über eine TSE-Anbindungsmöglichkeit verfügt. Das schreibt die KassenSichV vor. Ein Rechnungsmodul, das ausschließlich unbare Zahlungen abwickelt, fällt nicht zwingend unter diese Pflicht. Für Ihre konkrete Situation empfehlen wir die Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.

Muss eine Rechnung aus der Kasse bestimmte Pflichtangaben enthalten?

Ja, eine Rechnung aus dem Kassensystem muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie jede andere Rechnung auch. Das Umsatzsteuergesetz schreibt diese Angaben vor, unabhängig davon, ob die Rechnung aus einer Kasse, einem Buchhaltungsprogramm oder per Hand erstellt wird.

Folgende Angaben sind auf jeder Rechnung über 250 Euro Bruttobetrag Pflicht:

Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art der Dienstleistung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Nettobetrag, anzuwendender Steuersatz und ausgewiesener Steuerbetrag
Gegebenenfalls ein Hinweis auf Steuerbefreiung

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen. Hier reichen Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Beschreibung der Leistung sowie Bruttobetrag mit Steuersatz. Ob Ihre Rechnungen regelmäßig unter oder über dieser Grenze liegen, beeinflusst, wie komplex Ihr Kassensystem konfiguriert sein muss. Sprechen Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater, welche Variante für Ihren Betrieb passt.

Was ist der Unterschied zwischen einem Kassenbon und einer Rechnung?

Ein Kassenbon ist ein einfacher Beleg über einen abgeschlossenen Bezahlvorgang. Eine Rechnung ist ein rechtlich verbindliches Dokument, das dem Empfänger das Recht auf Vorsteuerabzug gibt. Das ist der entscheidende Unterschied: Gewerbliche Kunden brauchen eine Rechnung, um die Mehrwertsteuer beim Finanzamt geltend machen zu können. Ein Kassenbon reicht dafür nicht aus.

Im Alltag sieht das so aus: Ein Privatkunde kauft im Blumengeschäft einen Strauß und bekommt einen Bon. Ein Firmenkunde, der Blumen für sein Büro kauft, braucht eine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer, damit sein Buchhalter die Vorsteuer abziehen kann. Ohne diese Rechnung verliert der Firmenkunde bares Geld.

Weitere Unterschiede auf einen Blick:

Kassenbon: Kein Empfängername nötig, kein Vorsteuerabzug möglich, vereinfachte Angaben
Rechnung: Empfängerdaten Pflicht, Vorsteuerabzug möglich, vollständige Pflichtangaben nach UStG erforderlich
Aufbewahrung: Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, Kassenbons in der Regel ebenfalls, aber die Anforderungen an die Vollständigkeit sind bei Rechnungen strenger

Manche Kassensysteme können auf Knopfdruck aus einem Bon eine vollwertige Rechnung erzeugen. Das spart Zeit und verhindert Fehler, weil alle Positionsdaten bereits erfasst sind.

Kann jede Registrierkasse auch Rechnungen ausstellen?

Nein, nicht jede Registrierkasse kann Rechnungen ausstellen. Einfache Registrierkassen sind auf den Kassiervorgang ausgelegt und erzeugen ausschließlich Kassenbons. Eine Rechnungsfunktion erfordert eine Software, die Kundendaten verwaltet, Rechnungsnummern vergibt und alle Pflichtfelder korrekt befüllt. Das leisten in der Regel nur modernere POS-Systeme oder PC-basierte Kassenlösungen.

Ältere Modelle mit reiner Bonausgabe stoßen hier an ihre Grenzen. Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, braucht ein System mit einem integrierten Fakturamodul oder zumindest die Möglichkeit, ein solches Modul nachzurüsten.

Worauf Sie beim Kauf achten sollten:

Integriertes Rechnungsmodul: Die Funktion sollte direkt in der Kassensoftware enthalten sein, nicht als externes Zusatzprogramm.
TSE-Konformität: Auch das Rechnungsmodul muss KassenSichV-konform sein, wenn es bare Zahlungen erfasst.
Kundendatenbank: Ohne gespeicherte Kundendaten lassen sich keine vollständigen Rechnungen erzeugen.
Exportfunktion: Rechnungsdaten sollten sich in einem Format exportieren lassen, das Ihr Steuerberater verarbeiten kann.

Android-basierte POS-Terminals und Windows-basierte PC-Kassensysteme bieten diese Funktionen häufig bereits im Lieferumfang oder als konfigurierbare Option.

Wie werden Rechnungen aus dem Kassensystem an den Steuerberater übergeben?

Moderne Kassensysteme exportieren Rechnungs- und Umsatzdaten in strukturierten Formaten, die Steuerberater direkt in ihre Buchhaltungssoftware einlesen können. Das gängigste Format ist die DATEV-Schnittstelle, die viele Steuerkanzleien in Deutschland nutzen. Zusätzlich schreibt die KassenSichV den DSFinV-K-Export vor, der alle Kassenvorgänge in einer einheitlichen Struktur für das Finanzamt bereitstellt.

In der Praxis läuft die Übergabe so ab: Am Monatsende oder nach Bedarf exportiert das Kassensystem alle Vorgänge, Rechnungen und Zahlungsarten in eine Datei. Diese Datei schicken Sie Ihrem Steuerberater, der sie direkt in sein System importiert. Kein manuelles Abtippen, keine Fehlerquellen durch doppelte Erfassung.

Das spart Ihnen und Ihrem Steuerberater Zeit und damit bares Geld. Wer heute noch Kassenzettel abfotografiert oder Rechnungen per Hand in eine Tabelle einträgt, verschenkt Stunden, die besser in den Betrieb investiert wären.

Achten Sie beim Kassensystem auf folgende Exportmöglichkeiten:

DATEV-Export: Direkte Übergabe an die Buchhaltungssoftware des Steuerberaters
DSFinV-K-Export: Pflichtformat für die Finanzverwaltung bei einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung
PDF-Rechnungen: Für die direkte Ablage und den Versand an Kunden

Welches Format Ihr Steuerberater bevorzugt, klären Sie am besten direkt mit ihm, bevor Sie ein Kassensystem kaufen.

Welches Kassensystem eignet sich am besten, wenn Rechnungen nötig sind?

Wenn Sie regelmäßig Rechnungen schreiben, eignen sich Android-basierte POS-Terminals oder Windows-basierte PC-Kassensysteme am besten. Diese Systeme bieten flexible Software, integrierte Kundenverwaltung und umfangreiche Exportfunktionen. Einfache Registrierkassen ohne Softwaremodul sind für diesen Zweck in der Regel nicht geeignet.

Für kleine Betriebe wie Kioske, Imbisse oder Friseursalons, die gelegentlich eine Rechnung für einen Firmenkunden ausstellen, reicht oft ein POS-Terminal mit Fakturamodul. Wer hingegen einen großen Teil seines Umsatzes auf Rechnung macht, zum Beispiel ein Blumengeschäft mit Firmenkunden oder ein Fachhandel mit Gewerbekunden, sollte ein vollständiges PC-Kassensystem mit integrierter Warenwirtschaft und Offene-Posten-Verwaltung in Betracht ziehen.

Folgende Kriterien helfen bei der Entscheidung:

Häufigkeit der Rechnungen: Gelegentlich oder regelmäßig?
Kundenstruktur: Überwiegend Privatkunden oder viele Geschäftskunden?
Branche: Gastronomie, Einzelhandel, Dienstleistung? Jede Branche hat unterschiedliche Anforderungen an die Rechnungsstellung.
Steuerberater-Anbindung: Welche Exportformate verarbeitet Ihre Kanzlei?
TSE-Konformität: Das System muss KassenSichV-konform sein, inklusive Rechnungsmodul.

Ein Kassensystem für die Gastronomie mit Rechnungsfunktion muss zudem Tischverwaltung und Splitbuchungen beherrschen, weil Gruppen oft getrennt abrechnen. Ein POS-System für den Einzelhandel legt den Schwerpunkt eher auf Artikelverwaltung und schnelle Bonausgabe mit optionaler Rechnungserstellung.

Kassensysteme mit Rechnungsfunktion bei der Kassenschmiede

Wir wissen, dass die Wahl des richtigen Kassensystems gerade dann aufwendig wird, wenn Rechnungsstellung dazukommt. Deshalb helfen wir Ihnen dabei, ein System zu finden, das zu Ihrem Betrieb passt, ohne dass Sie sich durch technische Datenblätter kämpfen müssen.

Was wir für Sie tun:

Wir liefern Kassensysteme der Kassenschmiede bereits individuell programmiert, fiskalisiert und mit beschrifteter Tastatur, sodass Sie sofort loslegen können.
Wir konfigurieren Ihr System auf Wunsch mit Kundenverwaltung und Rechnungsmodul, abgestimmt auf Ihre Branche.
Alle Systeme sind KassenSichV-konform, TSE-zertifiziert und unterstützen den DSFinV-K-Export für Ihren Steuerberater.
Unser Sortiment umfasst Android-basierte POS-Terminals sowie Windows-basierte PC-Kassensysteme, die sich für die Rechnungsstellung eignen.
Unsere kostenlose Hotline steht Ihnen für Fragen zur Einrichtung und zum laufenden Betrieb zur Verfügung.

Wenn Sie unsicher sind, welches System zu Ihrem Betrieb passt, nehmen Sie einfach Kontakt auf. Wir beraten Sie persönlich und ohne Verkaufsdruck.