Ja, Sie können den Sharp Fiscal Download grundsätzlich an Ihren Steuerberater weitergeben. Die Software exportiert Kassendaten im DSFinV-K-Format, das für steuerliche Prüfungen und die Datenweitergabe an das Finanzamt entwickelt wurde. Damit Ihr Steuerberater die Daten aber tatsächlich nutzen kann, kommt es auf das richtige Format, die vollständigen Stammdaten und den korrekten Übergabeweg an. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen rund um den Export und die Weitergabe.
In welchem Format liefert der Sharp Fiscal Download die Daten?
Sharp Fiscal exportiert Kassendaten in zwei zentralen Formaten: als elektronisches Journal (EJ-Daten) und als DSFinV-K-Export. Das DSFinV-K-Format ist eine standardisierte Struktur, die das Bundesministerium der Finanzen für die digitale Kassennachschau und Betriebsprüfung vorgeschrieben hat. Zusätzlich können TAR-Dateien von der TSE ausgelesen und gespeichert werden.
Im Alltag bedeutet das: Nach dem Export liegen auf Ihrem Computer mehrere Dateien in einem Zielverzeichnis. Diese Dateien enthalten alle steuerrelevanten Kassenvorgänge in einer strukturierten Form, die von Prüfungssoftware und Steuerprogrammen gelesen werden kann. Die EJ-Daten spiegeln das elektronische Journal Ihrer Kasse wider, also jeden einzelnen Bon und jede Transaktion. Die TAR-Dateien kommen direkt von der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) und enthalten die kryptografischen Signaturen, die die Unveränderlichkeit Ihrer Kassendaten belegen.
Wichtig: Damit der Export vollständig und korrekt ist, müssen in Sharp Fiscal alle Stammdaten gepflegt sein. Dazu gehören Ihre Unternehmensdaten, die Kassendaten, die TSE-Informationen und die hinterlegten Umsatzsteuersätze. Fehlen diese Angaben, kann der Export unvollständig sein und später Probleme bei einer Prüfung verursachen.
Kann der Sharp Fiscal Download direkt in DATEV importiert werden?
Ein direkter Import des Sharp Fiscal Downloads in DATEV ist in der Regel nicht ohne Zwischenschritt möglich. Sharp Fiscal erzeugt Daten im DSFinV-K-Format, das zwar steuerrechtlich standardisiert ist, aber nicht identisch mit dem DATEV-Importformat. Für einen reibungslosen Datenaustausch mit DATEV ist meist eine Konvertierung oder der Einsatz einer Importschnittstelle notwendig.
Das klingt komplizierter, als es ist. In der Praxis übernimmt Ihr Steuerberater diesen Schritt häufig selbst, wenn er über die entsprechende DATEV-Software verfügt. Viele Steuerkanzleien nutzen Tools, die DSFinV-K-Daten einlesen und in ihr System übertragen können. Sie müssen also nicht selbst in die Technik einsteigen.
Sprechen Sie Ihren Steuerberater am besten direkt an, bevor Sie die Daten exportieren. Fragen Sie, in welchem Format er die Kassendaten benötigt und ob er DSFinV-K-Exporte verarbeiten kann. So ersparen Sie sich doppelte Arbeit und vermeiden Missverständnisse bei der Übergabe.
Welche Daten aus dem Fiscal Download sind steuerrechtlich relevant?
Steuerrechtlich relevant sind alle Daten, die Ihre Umsätze, Stornierungen, Rabatte und Zahlungswege dokumentieren. Im Sharp Fiscal Download sind das vor allem die EJ-Daten (elektronisches Journal), der DSFinV-K-Export und die TAR-Dateien der TSE. Diese drei Datentypen bilden zusammen den vollständigen steuerlichen Nachweis Ihrer Kassenführung.
Konkret geht es um folgende Informationen:
- Einzelne Transaktionen: Jeder Bon, jede Stornierung und jede Tagesabrechnung
- Umsatzsteueraufteilung: Welche Umsätze mit welchem Steuersatz erfasst wurden
- Zahlungswege: Bar, Karte oder andere Zahlungsarten
- TSE-Signaturen: Die kryptografischen Nachweise aus den TAR-Dateien, die belegen, dass keine Daten nachträglich verändert wurden
- Stammdaten: Unternehmensangaben, Kassennummer und TSE-Informationen
Das Finanzamt kann bei einer Betriebsprüfung oder digitalen Kassennachschau genau diese Daten anfordern. Wer sie nicht vollständig vorlegen kann, riskiert Schätzungen oder Nachzahlungen. Deshalb ist es wichtig, alle drei Datentypen regelmäßig zu exportieren und sicher aufzubewahren, nicht nur kurz vor der Steuererklärung.
Wie übergibt man den Sharp Fiscal Download korrekt an den Steuerberater?
Die korrekte Übergabe des Sharp Fiscal Downloads an den Steuerberater erfolgt am sichersten über einen verschlüsselten Datenträger oder ein gesichertes Online-Portal. Übergeben Sie niemals unverschlüsselte Kassendaten per normaler E-Mail, da diese personenbezogene und steuerrelevante Informationen enthalten.
So gehen Sie Schritt für Schritt vor:
- DSFinV-K-Export erstellen: Starten Sie in Sharp Fiscal die Funktion zur Datenträgerüberlassung, wählen Sie den gewünschten Zeitraum und prüfen Sie, ob alle Stammdaten vollständig sind.
- TSE-Daten ergänzen: Wenn Ihre TSE eingesteckt ist, laden Sie die zusätzlichen TSE-Daten, damit die Signaturinformationen vollständig im Export enthalten sind.
- Exportdateien sichern: Speichern Sie das Zielverzeichnis mit allen erzeugten Dateien an einem sicheren Ort, zum Beispiel auf einem verschlüsselten USB-Stick oder in einem gesicherten Cloud-Ordner.
- TSE sicher entfernen: Wenn Sie die TSE-Karte oder einen USB-Datenträger unter Windows verwenden, entfernen Sie diese immer über die Funktion „Hardware sicher entfernen”, um Datenverluste zu vermeiden.
- Übergabe abstimmen: Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie er die Daten erhalten möchte, ob per verschlüsseltem E-Mail-Anhang, über das DATEV-Mandantenportal oder auf einem Datenträger.
Bewahren Sie die Originaldaten immer selbst auf, auch nach der Übergabe. Steuerrelevante Kassendaten müssen in Deutschland für zehn Jahre archiviert werden.
Was tun, wenn der Steuerberater die Sharp-Exportdaten nicht lesen kann?
Wenn Ihr Steuerberater die Sharp Fiscal Exportdaten nicht öffnen oder verarbeiten kann, liegt das meistens daran, dass seine Software das DSFinV-K-Format nicht direkt unterstützt oder die Exportdateien unvollständig sind. In diesem Fall gibt es mehrere praktische Lösungswege.
Prüfen Sie die Vollständigkeit des Exports
Öffnen Sie das Zielverzeichnis des Exports und prüfen Sie, ob alle erwarteten Dateien vorhanden sind. Ein vollständiger DSFinV-K-Export enthält mehrere Dateien mit festgelegten Bezeichnungen. Fehlen Dateien, war möglicherweise ein Stammdatum in Sharp Fiscal nicht gepflegt. Wiederholen Sie den Export nach Prüfung der Einstellungen.
Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über das Format
Nicht jede Steuerkanzlei arbeitet täglich mit DSFinV-K-Daten. Fragen Sie konkret, ob Ihr Steuerberater eine Software nutzt, die dieses Format einlesen kann, und ob er gegebenenfalls eine Schulung oder ein passendes Tool benötigt. Alternativ können Sie die Artikelverkäufe auch über die Artikel-Grid-Ansicht in Sharp Fiscal als Übersicht aufbereiten und in einer lesbaren Form exportieren, falls Ihr Steuerberater nur eine einfache Umsatzübersicht benötigt.
Wenn die technischen Hürden größer sind, lohnt es sich, professionelle Unterstützung zu suchen. Gerade bei Sharp-Kassen, die seit dem Marktausstieg des Herstellers Ende 2022 nicht mehr aktiv unterstützt werden, fehlt vielen Händlern und Kanzleien das nötige Wissen im Umgang mit der Software.
Wie Kassenschmiede bei Sharp Fiscal unterstützt
Wir wissen, dass der Umgang mit Sharp Fiscal für viele Kasseninhaber ein echtes Ärgernis ist, besonders wenn der Steuerberater wartet und die Technik nicht mitspielt. Deshalb helfen wir Ihnen gezielt weiter.
Auf unserer Seite finden Sie den Sharp Fiscal Software-Download sowie Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Bedienung. Wir unterstützen Sie konkret bei:
- Der Bedienung von Sharp Fiscal und dem korrekten Export von Kassendaten
- Fragen rund um die TSE, zum Beispiel beim Austausch einer abgelaufenen TSE-Karte
- Der Vorbereitung der DSFinV-K-Datenträgerüberlassung für Ihr Finanzamt oder Ihren Steuerberater
- Persönlichem Support über unsere kostenlose Hotline, auch wenn Sie keine Technikexperten sind
Sharp-Kassen sind zuverlässige Geräte, die noch in vielen Betrieben ihren Dienst tun. Wir bei Kassenschmiede kennen diese Systeme in- und auswendig und stehen Ihnen zur Seite, solange Sie Ihre Kasse betreiben. Und wenn Sie irgendwann über einen Wechsel nachdenken, können Sie gerne aktuelle Kassensysteme entdecken, die den heutigen Anforderungen entsprechen.
