Ja, der elektronische Bon ist in Deutschland ausdrücklich erlaubt. Die Belegausgabepflicht, die seit dem 1. Januar 2020 gilt, ist technologieneutral gestaltet: Sie können Ihren Kunden den Kassenbon in Papierform oder digital aushändigen. Entscheidend ist nur, dass ein Beleg ausgestellt wird. Die folgenden Abschnitte klären, welche Formate zulässig sind, was passiert, wenn der Kunde den E-Bon ablehnt, und welche Kassensysteme diese Option überhaupt unterstützen.
Gilt die Belegausgabepflicht auch für digitale Bons?
Ja, die Belegausgabepflicht gilt unabhängig davon, ob der Bon auf Papier oder digital ausgegeben wird. Wer ein elektronisches Kassensystem betreibt, muss für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg ausstellen und ihn dem Kunden unmittelbar zur Verfügung stellen. Der Beleg kann dabei in Papierform oder mit Zustimmung des Kunden auch elektronisch übermittelt werden.
Die gesetzliche Grundlage findet sich in § 146a der Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Das Gesetz schreibt ausdrücklich vor, dass die Belegausgabe technologieneutral ausgestaltet ist. Das bedeutet: Der Gesetzgeber legt fest, dass ein Beleg ausgestellt werden muss, aber nicht, in welchem Format. Papier und digitale Übermittlung sind gleichwertig.
Wichtig zu wissen: Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Bon anzunehmen oder mitzunehmen. Ihre Pflicht als Unternehmer besteht darin, den Beleg auszustellen und anzubieten. Ob der Kunde ihn tatsächlich mitnimmt, ist seine Entscheidung.
Wer keine elektronische Kasse, sondern eine offene Ladenkasse nutzt, hat übrigens keine Belegausgabepflicht. Diese Pflicht greift ausschließlich beim Einsatz elektronischer Aufzeichnungssysteme.
Welche Formate sind für den elektronischen Bon zulässig?
Für den elektronischen Kassenbon sind grundsätzlich alle gängigen digitalen Formate zulässig, sofern der Inhalt vollständig und lesbar übermittelt wird. Konkret nennt die KassenSichV Formate wie PDF, JPG oder PNG, die per E-Mail, WhatsApp oder Bluetooth an den Kunden weitergegeben werden können.
Entscheidend ist dabei nicht das technische Format, sondern der Inhalt. Jeder Beleg, ob auf Papier oder digital, muss folgende Pflichtangaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens
- Datum der Belegausstellung sowie Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und der Vorgangsbeendigung
- Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
- Transaktionsnummer
- Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag sowie der anzuwendende Steuersatz
- Betrag je Zahlungsart
- Seriennummer des Kassensystems und des Sicherheitsmoduls (TSE)
- Prüfwert und fortlaufender Signaturzähler
Diese Angaben müssen entweder direkt lesbar sein oder über einen QR-Code ausgelesen werden können. Ein QR-Code auf dem Bon ist aktuell nicht gesetzlich vorgeschrieben, kann aber freiwillig verwendet werden und erleichtert in der Praxis die digitale Übermittlung erheblich.
Wenn Sie den E-Bon an unbekannte Laufkundschaft senden, müssen Sie außerdem die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten. Das bedeutet: Ohne ausdrückliche Zustimmung des Kunden dürfen Sie keine personenbezogenen Daten wie E-Mail-Adressen erheben oder speichern. Bei Stammkunden, die aktiv eingewilligt haben, ist die digitale Übermittlung problemlos möglich.
Kann der Kunde den elektronischen Bon ablehnen?
Ja, der Kunde kann den elektronischen Bon ablehnen. In diesem Fall müssen Sie auf Wunsch des Kunden weiterhin einen Bon in Papierform anbieten. Die Umstellung auf den E-Bon ist also nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers möglich, und die Papierform bleibt als Alternative erhalten.
Das klingt zunächst wie eine Einschränkung, ist in der Praxis aber selten ein Problem. Wer als Unternehmer den E-Bon einführen möchte, sollte das Gespräch mit dem Kunden suchen und die Möglichkeit aktiv anbieten. Viele Kunden, insbesondere Stammkunden, stimmen gern zu, wenn sie wissen, dass sie den Bon bequem per E-Mail oder Messenger erhalten.
Praktisch bedeutet das für Ihren Alltag: Sie können nicht einfach auf die Papierrolle verzichten und alle Bons nur noch digital verschicken. Solange auch nur ein Kunde den Papierbon bevorzugt, müssen Sie ihn bereitstellen. Der E-Bon ist daher keine vollständige Ablösung des Papierbons, sondern eine ergänzende Option.
Was sind die Vorteile des E-Bons gegenüber Papierbon?
Der elektronische Bon spart Kosten, reduziert den Papierverbrauch und erleichtert die Belegverwaltung für Unternehmer und Kunden gleichermaßen. Wer viele Transaktionen am Tag abwickelt, merkt schnell, wie viel Zeit und Material sich einsparen lässt, wenn Bons digital übermittelt werden.
Konkret bringt der E-Bon folgende Vorteile mit sich:
- Weniger Materialkosten: Thermorollen sind zwar günstig, aber bei hohem Belegaufkommen summieren sich die Kosten. Digitale Bons fallen hier weg.
- Weniger Aufwand für Kunden: Viele Kunden verlieren Papierbons sofort oder werfen sie weg. Ein digitaler Bon ist leichter zu archivieren, zum Beispiel für die Steuererklärung oder eine Reklamation.
- Bessere Nachvollziehbarkeit: Digitale Belege lassen sich einfacher sortieren, suchen und an den Steuerberater weiterleiten.
- Umweltfreundlicher: Thermorollen enthalten oft Bisphenol A (BPA) und sind schwer zu recyceln. Weniger Papierverbrauch entlastet die Umwelt.
- Kundenbindung: Wer E-Bons per E-Mail verschickt, hat mit Zustimmung des Kunden eine direkte Kommunikationsmöglichkeit, die sich für Angebote oder Aktionen nutzen lässt.
Für Sie als Inhaber eines kleinen oder mittelständischen Betriebs bedeutet das: weniger Aufwand am Abend, weniger Papierkram und weniger Stress beim nächsten Steuerberatertermin. Belege, die digital vorliegen, lassen sich schneller und vollständiger übergeben als ein Stapel Ausdrucke.
Unterstützen alle Kassensysteme den digitalen Bon?
Nein, nicht alle Kassensysteme unterstützen den elektronischen Bon. Ob ein Kassensystem E-Bons ausgeben kann, hängt vom Hersteller, dem Modell und der installierten Software ab. Ältere Registrierkassen, die ursprünglich nur für den Thermodruck ausgelegt wurden, verfügen oft nicht über diese Funktion.
Moderne Android-basierte POS-Terminals und PC-Kassensysteme sind in der Regel deutlich flexibler. Sie können Bons häufig per E-Mail, QR-Code oder Messenger-Dienst versenden, sofern die eingesetzte Kassensoftware diese Funktion unterstützt. Bei der Auswahl eines neuen Kassensystems lohnt es sich daher, gezielt nach der E-Bon-Funktion zu fragen.
Ältere Geräte, die noch im Einsatz sind, können manchmal durch ein Software-Update nachgerüstet werden. In anderen Fällen ist ein Systemwechsel sinnvoller, besonders wenn das Gerät ohnehin nicht mehr den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht, also keine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) besitzt.
Wer unsicher ist, ob sein aktuelles Kassensystem den E-Bon unterstützt, sollte beim Hersteller oder beim Kassenhändler nachfragen. Die Antwort gibt nicht nur Aufschluss über die E-Bon-Funktion, sondern oft auch darüber, ob das Gerät insgesamt noch zukunftssicher aufgestellt ist.
Wie Kassenschmiede beim Thema elektronischer Bon unterstützt
Wir wissen, dass die Umstellung auf den digitalen Kassenbon für viele Inhaber kleiner Betriebe mit Fragen verbunden ist: Welches System unterstützt das wirklich? Muss ich meine Kasse wechseln? Was muss ich bei der DSGVO beachten? Genau dabei helfen wir Ihnen weiter.
- Moderne Kassensysteme mit E-Bon-Funktion: Unsere Kassensysteme umfassen Android-basierte POS-Terminals und PC-Kassen, die flexibel für die digitale Belegausgabe ausgelegt sind.
- Individuelle Programmierung: Wir liefern Ihre neue Kasse fertig eingerichtet, fiskalisiert und auf Ihren Betrieb abgestimmt, damit Sie sofort starten können.
- KassenSichV-konforme Systeme: Alle unsere Geräte sind mit einer zertifizierten TSE ausgestattet und erfüllen die aktuellen gesetzlichen Anforderungen.
- Persönlicher Support: Unsere kostenlose Hotline steht Ihnen bei Fragen rund um Belegausgabepflicht, E-Bon und Kassenbetrieb zur Verfügung.
- Zubehör aus einer Hand: Von Thermorollen für den Übergangszeitraum bis zur TSE-Karte finden Sie bei uns alles, was Sie für den laufenden Betrieb benötigen.
Wenn Sie wissen möchten, welches System am besten zu Ihrem Betrieb passt oder ob Ihre aktuelle Kasse für den E-Bon geeignet ist, freuen wir uns über ein Beratungsgespräch.
