Welche Daten enthält ein Sharp Fiscal Download?

Ein Sharp Fiscal Download enthält alle steuerlich relevanten Kassendaten, die Ihre Sharp Registrierkasse im elektronischen Journal und auf der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) gespeichert hat. Dazu gehören Transaktionsdaten, Signaturen, Belegnummern und Stammdaten, die das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung anfordern kann. Die folgenden Abschnitte erklären, was genau drinsteckt, wie lange die Daten gespeichert bleiben und wann Sie den Download wirklich brauchen.

Welche Datenarten werden im Fiscal Download gespeichert?

Der Sharp Fiscal Download speichert alle steuerlich relevanten Kassendaten in strukturierter Form. Das umfasst Transaktionsdaten aus dem elektronischen Journal (EJ), Signaturinformationen der TSE, Stammdaten wie Steuersätze und Kassenidentifikation sowie TAR-Dateien, die direkt von der TSE stammen. Diese Kombination stellt sicher, dass jede Buchung lückenlos nachvollziehbar ist.

Konkret lassen sich die gespeicherten Daten in drei Gruppen einteilen:

• Elektronische Journaldaten (EJ-Daten): Jede Transaktion, die an Ihrer Kasse durchgeführt wurde, wird im elektronischen Journal festgehalten. Das schließt Verkäufe, Stornierungen, Retouren und Kassenschlüsse ein.
• TSE-Daten und Signaturen: Die Technische Sicherheitseinrichtung erzeugt für jeden Vorgang eine kryptografische Signatur. Diese Signaturen sind der Nachweis, dass Daten nicht nachträglich verändert wurden. Die dazugehörigen TAR-Dateien werden ebenfalls im Fiscal Download erfasst.
• Stammdaten: Dazu zählen Unternehmensangaben, Kassenidentifikationsnummern, hinterlegte Umsatzsteuersätze und weitere Konfigurationsdaten, die für einen vollständigen DSFinV-K-Export benötigt werden.

Aus diesen Rohdaten lässt sich über die Sharp Fiscal Software ein DSFinV-K-konformer Export erstellen, also genau das Format, das das Finanzamt bei einer digitalen Betriebsprüfung erwartet. Wer diese Daten vollständig und korrekt gespeichert hat, ist auf der sicheren Seite, wenn der Prüfer klopft.

Wie lange werden die Fiskaldaten auf der Sharp Kasse gespeichert?

Sharp Registrierkassen speichern die Fiskaldaten so lange, wie der verfügbare Speicher der TSE und des elektronischen Journals es erlaubt. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für steuerlich relevante Kassendaten beträgt in Deutschland zehn Jahre. Das bedeutet: Verlassen Sie sich nicht allein auf die Kasse, sondern sichern Sie die Daten regelmäßig extern.

Der interne Speicher einer TSE ist begrenzt. Ist er voll, können keine neuen Transaktionen mehr signiert werden, und die Kasse stellt den Betrieb ein. Wie schnell der Speicher voll ist, hängt vom täglichen Belegvolumen ab. Für einen Kiosk mit vielen kleinen Transaktionen kann das deutlich schneller passieren als für ein Fachgeschäft mit weniger, aber größeren Verkäufen.

Praktisch bedeutet das für Sie: Führen Sie regelmäßige Backups der EJ-Daten und TAR-Dateien durch und legen Sie diese an einem sicheren Ort ab, zum Beispiel auf einem externen Datenträger oder in einer gesicherten Cloud-Umgebung. Die Sharp Fiscal Software bietet dafür eine Backup-und-Restore-Funktion, mit der Sie Sicherungen gezielt erstellen und bei Bedarf wiederherstellen können.

Wann muss ein Fiscal Download bei Sharp durchgeführt werden?

Ein Fiscal Download bei Sharp sollte immer dann durchgeführt werden, wenn eine Betriebsprüfung ansteht, wenn die TSE ausgetauscht oder das Kassensystem gewechselt wird oder wenn der interne Speicher der Kasse fast voll ist. Darüber hinaus empfiehlt sich ein regelmäßiger Download als Routinemaßnahme, zum Beispiel monatlich oder quartalsweise.

Es gibt drei konkrete Situationen, in denen ein Fiscal Download nicht aufgeschoben werden sollte:

1. Vor einem TSE-Wechsel: Wenn Ihre TSE-Karte abläuft oder defekt ist und ausgetauscht werden muss, sollten Sie vorher alle Daten sichern. Nach dem Tausch sind die alten Signaturdaten auf der alten TSE gespeichert und möglicherweise nicht mehr zugänglich.
2. Bei einer Betriebsprüfung: Das Finanzamt kann die Herausgabe der Kassendaten im DSFinV-K-Format verlangen. Wer dann erst anfängt, die Daten zu exportieren, verliert wertvolle Zeit und riskiert Fehler unter Druck.
3. Beim Kassenwechsel: Wer seine Sharp Kasse durch ein neues System ersetzt, muss die Fiskaldaten des alten Geräts vollständig sichern und für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist verfügbar halten.

Wer Sharp Kassen nutzt, sollte außerdem im Hinterkopf behalten, dass Sharp sich Ende 2022 aus dem Kassenmarkt zurückgezogen hat. Ersatzteile und offizielle Herstellerunterstützung sind seitdem nicht mehr verfügbar. Das macht eine vorausschauende Datensicherung noch wichtiger, weil eine defekte Kasse im schlimmsten Fall nicht mehr reparierbar ist und die Daten sonst verloren gehen könnten.

In welchem Format liefert Sharp die Fiscal-Download-Daten?

Die Sharp Fiscal Software exportiert die Kassendaten im DSFinV-K-Format, dem in Deutschland gesetzlich vorgeschriebenen Standard für digitale Kassendaten. DSFinV-K steht für „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme” und definiert genau, welche Daten in welcher Struktur geliefert werden müssen.

Der Export besteht aus mehreren Einzeldateien, die zusammen ein vollständiges Bild der Kassenvorgänge ergeben. Dazu kommen die TAR-Dateien der TSE, die die Signaturen enthalten. Diese Dateien werden von der Sharp Fiscal Software in einem festgelegten Zielverzeichnis abgelegt und können anschließend an den Steuerberater oder direkt an das Finanzamt übergeben werden.

Für Sie als Kassenbetreiber bedeutet das: Sie müssen das Format selbst nicht verstehen. Sie starten den Export in der Software, wählen den gewünschten Zeitraum aus, ergänzen bei Bedarf die TSE-Daten und bestätigen den Vorgang. Die Software erledigt den Rest. Wichtig ist nur, dass die Stammdaten, also Unternehmensangaben, Steuersätze und Kasseninformationen, vollständig und korrekt hinterlegt sind, bevor der Export gestartet wird.

Was unterscheidet den Fiscal Download vom Z-Bericht?

Der Z-Bericht ist ein täglicher Kassenabschluss, der den Tagesumsatz zusammenfasst und den Kasseninhalt auf null zurücksetzt. Der Fiscal Download ist kein Abschluss, sondern eine Datensicherung: Er exportiert alle gespeicherten Transaktionsdaten in einem prüfbaren Format, ohne die Kasse zu beeinflussen oder Daten zu löschen.

Beide haben unterschiedliche Zwecke und ergänzen sich:

• Z-Bericht: Wird täglich am Ende des Geschäftstages erstellt. Er zeigt den Tagesumsatz, die Anzahl der Transaktionen und die Zahlungsarten. Der Bericht wird gedruckt und sollte aufbewahrt werden. Er setzt den Tagesspeicher zurück, löscht aber keine Fiskaldaten.
• Fiscal Download: Wird bei Bedarf durchgeführt, zum Beispiel vor einem TSE-Wechsel oder bei einer Betriebsprüfung. Er exportiert alle gespeicherten Daten aus dem elektronischen Journal und der TSE in maschinenlesbare Dateien. Er verändert die Kasse nicht und löscht keine Daten.

Ein häufiges Missverständnis ist, dass der Z-Bericht allein für eine Betriebsprüfung ausreicht. Das stimmt nicht. Das Finanzamt kann die vollständigen Einzeltransaktionen im DSFinV-K-Format anfordern, und die liefert nur der Fiscal Download. Der Z-Bericht ist ein internes Arbeitsmittel für den täglichen Kassenabschluss, kein Ersatz für die gesetzlich geforderte Datenbereitstellung.

Wie Kassenschmiede bei Sharp Fiscal unterstützt

Sharp Kassen sind nach wie vor weit verbreitet, und viele Betreiber stehen vor der Herausforderung, dass der Herstellersupport weggefallen ist. Wir helfen Ihnen dabei, Ihre Sharp Kasse weiterhin sicher und gesetzeskonform zu betreiben, solange es geht, und begleiten Sie, wenn ein Wechsel ansteht.

• Fiscal-Software und Download-Anleitung: Auf unserer Seite zur Sharp Fiscal Software finden Sie alle Informationen, die Sie für den korrekten Export Ihrer Kassendaten benötigen.
• TSE-Karten und Zubehör: Wir liefern Ersatz-TSEs und passendes Zubehör für Sharp Kassen, damit Ihre Kasse weiterhin gesetzeskonform betrieben werden kann.
• Persönlicher Support: Unsere kostenlose Hotline steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie Fragen zum Fiscal Download, zur TSE oder zur Datensicherung haben.
• Nachfolgelösungen: Wenn Ihre Sharp Kasse das Ende ihrer Lebensdauer erreicht, helfen wir Ihnen beim Umstieg auf ein modernes, KassenSichV2020-konformes System.

Wer sich bereits Gedanken über ein neues System macht, kann bei uns aktuelle Kassensysteme entdecken, die fertig programmiert und sofort einsatzbereit geliefert werden. Sprechen Sie uns an, wir finden gemeinsam die passende Lösung für Ihr Geschäft.

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