Ja, die Belegpflicht gilt auch bei Kartenzahlung. Wer ein elektronisches Kassensystem betreibt, muss jedem Kunden nach jedem Geschäftsvorfall einen Beleg ausstellen, unabhängig davon, ob dieser bar, mit EC-Karte oder Kreditkarte bezahlt. Diese Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2020 und ist in § 146a der Abgabenordnung verankert. Im Folgenden beantworten wir die häufigsten Fragen rund um die Belegpflicht, den Kassenbon und mögliche Ausnahmen.
Was genau schreibt die Belegpflicht für Händler vor?
Die Belegpflicht verpflichtet jeden Unternehmer, der ein elektronisches Kassensystem oder eine Registrierkasse nutzt, für jeden einzelnen Geschäftsvorfall einen Beleg auszustellen und diesen dem Kunden unmittelbar zur Verfügung zu stellen. Der Beleg muss bestimmte Pflichtangaben enthalten und darf nicht nachträglich geändert werden.
Konkret muss jeder Kassenbon mindestens folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Unternehmers
- Datum der Belegausstellung sowie Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und der Vorgangsbeendigung
- Menge und Art der gelieferten Waren oder der erbrachten Leistung
- Transaktionsnummer
- Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag sowie anzuwendender Steuersatz
- Betrag je Zahlungsart
- Seriennummer des Kassensystems und des Sicherheitsmoduls
- Prüfwert und fortlaufender Signaturzähler
Diese Angaben müssen entweder für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein, aus einem QR-Code auslesbar sein oder in einer elektronischen Rechnung nach § 14 Umsatzsteuergesetz enthalten sein. Ein QR-Code ist aktuell gesetzlich nicht vorgeschrieben, kann aber freiwillig auf dem Bon aufgedruckt werden.
Wichtig für den Alltag: Der Beleg muss nicht zwingend auf Papier ausgedruckt werden. Mit Zustimmung des Kunden darf er auch elektronisch übermittelt werden, etwa als PDF per E-Mail, über WhatsApp oder per Bluetooth. Möchte ein Kunde jedoch ausdrücklich einen Papierbon, muss dieser weiterhin angeboten werden. Bei der elektronischen Ausgabe an unbekannte Laufkundschaft sind außerdem die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten.
Gilt die Belegpflicht auch bei Zahlung mit EC- oder Kreditkarte?
Ja, die Belegpflicht gilt uneingeschränkt auch bei Kartenzahlung. Das Gesetz unterscheidet nicht nach Zahlungsart. Ob Bargeld, EC-Karte, Kreditkarte oder eine andere Zahlungsform: Wer ein elektronisches Kassensystem betreibt, muss nach jedem Kassiervorgang einen Bon ausstellen.
Das führt in der Praxis manchmal zu Verwirrung, weil Kartenzahlungsterminals in der Regel ohnehin einen eigenen Beleg drucken. Dieser Kartenterminalbeleg ersetzt den Kassenbon jedoch nicht. Die Quittung des Terminals bestätigt lediglich den Zahlungsvorgang zwischen Karteninhaber und Bank. Der Kassenbon hingegen dokumentiert den Geschäftsvorfall gegenüber dem Finanzamt und muss die oben genannten Pflichtangaben enthalten, darunter Transaktionsnummer, Prüfwert und Seriennummer des Kassensystems.
Kurz gesagt: Kartenzahlung und Kassenpflicht sind zwei voneinander unabhängige Vorgänge. Auch wenn der Kunde mit Karte zahlt, muss die Registrierkasse den Vorgang erfassen und einen gültigen Kassenbon erzeugen.
Gibt es Ausnahmen von der Belegpflicht?
Eine Befreiung von der Belegpflicht ist möglich, aber an strenge Voraussetzungen geknüpft. Sie kommt infrage, wenn die Belegausgabe für den Unternehmer eine sachliche Härte darstellt und die ordnungsgemäße Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird. Allein die Kosten für Thermorollen oder Druckerpapier reichen als Begründung nicht aus.
Wer als Unternehmer mit einem elektronischen Kassensystem überwiegend mit einer Vielzahl unbekannter Kunden zu tun hat, kann beim zuständigen Finanzamt einen Antrag auf Befreiung stellen. Ob dieser genehmigt wird, liegt im Ermessen der Finanzbehörde vor Ort. Die Befreiung kann außerdem jederzeit widerrufen werden.
Für Betriebe ohne elektronisches Kassensystem, also solche mit einer sogenannten offenen Ladenkasse, gilt die Belegpflicht grundsätzlich nicht. Wer jedoch eine Registrierkasse oder ein computergestütztes Kassensystem nutzt, ist zur Belegausgabe verpflichtet, ohne Wenn und Aber.
Muss der Kunde den Kassenbon annehmen?
Nein, der Kunde ist nicht verpflichtet, den Kassenbon anzunehmen oder mitzunehmen. Die Pflicht zur Ausstellung des Belegs liegt allein beim Unternehmer. Dieser muss den Bon erstellen und dem Kunden anbieten. Was der Kunde anschließend damit macht, ist seine Sache.
In der Praxis bedeutet das: Sie müssen den Bon drucken oder elektronisch bereitstellen und dem Kunden aktiv übergeben oder anbieten. Lehnt der Kunde ab und lässt den Bon auf dem Tresen liegen oder wirft ihn direkt weg, sind Sie als Händler trotzdem auf der sicheren Seite, solange Sie die Pflicht zur Ausstellung erfüllt haben. Das Finanzamt prüft nicht, ob der Kunde den Bon mitgenommen hat, sondern ob er ordnungsgemäß erstellt und im Kassensystem lückenlos erfasst wurde.
Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die Belegpflicht?
Wer die Belegpflicht nicht erfüllt, riskiert Probleme bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung. Das Finanzamt darf dabei unangekündigt während der üblichen Geschäftszeiten die Geschäftsräume betreten und die Herausgabe von Kassendaten verlangen. Stellt der Prüfer Mängel fest, kann eine umfassende Betriebsprüfung eingeleitet werden.
Die finanziellen Folgen können erheblich sein. Beanstandungen bei Kassenprüfungen führen häufig zu Hinzuschätzungen durch das Finanzamt, die bis zu 10 Prozent des Jahresumsatzes zuzüglich eines Sicherheitszuschlags erreichen können. Im schlimmsten Fall droht ein steuerstrafrechtliches Verfahren. Das ist kein theoretisches Risiko: Finanzämter haben in der Vergangenheit gezielt Manipulationen an Kassenaufzeichnungen aufgedeckt und entsprechend reagiert.
Neben fehlenden Belegen werden auch andere Mängel geprüft, etwa unvollständige Storno-Buchungen, fehlende Verfahrensdokumentation oder Lücken in der Transaktionskette. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte sicherstellen, dass sein Kassensystem die gesetzlichen Anforderungen der KassenSichV vollständig erfüllt, einschließlich einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE).
Wie erfüllt ein modernes Kassensystem die Belegpflicht automatisch?
Ein modernes, KassenSichV-konformes Kassensystem übernimmt die Belegpflicht vollständig im Hintergrund. Für jeden Kassiervorgang wird automatisch eine Transaktion gestartet, mit einer eindeutigen Transaktionsnummer versehen, durch die integrierte TSE manipulationssicher signiert und als vollständiger Bon ausgegeben. Sie müssen dabei nichts manuell einstellen oder nachverfolgen.
Die TSE, also die Technische Sicherheitseinrichtung, ist das Herzstück dieser Absicherung. Sie besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Das Sicherheitsmodul schreibt Zeitpunkt, Transaktionsnummer, Prüfwert und Signaturzähler manipulationssicher fest. Wird nachträglich versucht, eine Transaktion im Journal zu verändern, bricht die Signaturkette, und die Manipulation wird bei einer Prüfung sofort sichtbar.
Für Sie als Händler bedeutet das im Alltag: Sie kassieren, die Kasse druckt den Bon, und alles andere läuft automatisch. Kein manuelles Führen von Listen, kein Nachrechnen am Abend, keine Sorge, ob der Beleg alle Pflichtangaben enthält. Moderne Systeme erfassen auch die Zahlungsart automatisch, was besonders bei gemischten Zahlungen, also teilweise bar und teilweise per Karte, den Kassenabschluss deutlich vereinfacht. Das spart Zeit, reduziert Fehler und gibt Ihnen beim nächsten Besuch des Finanzamts ein gutes Gefühl.
Wie Kassenschmiede bei der Belegpflicht unterstützt
Wir wissen, dass Themen wie Belegpflicht, TSE und KassenSichV für viele Händler zunächst einschüchternd wirken. Deshalb liefern wir bei Kassenschmiede keine bloße Hardware, sondern vollständig vorkonfigurierte Kassensysteme, die alle gesetzlichen Anforderungen von Anfang an erfüllen.
- Gesetzeskonforme Systeme: Alle unsere Kassensysteme sind KassenSichV-konform, verfügen über eine zertifizierte TSE und erfüllen die Belegausgabepflicht automatisch.
- Individuelle Programmierung: Wir liefern die Kasse ordnungsgemäß fiskalisiert, in deutscher Systemsprache und mit beschrifteter Tastatur, sodass Sie sofort loslegen können.
- Persönlicher Support: Unsere kostenlose Hotline steht Ihnen zur Verfügung, wenn Fragen zur Kassenführung oder zu gesetzlichen Änderungen auftauchen.
- Zubehör und Verbrauchsmaterial: Von TSE-Karten über Thermorollen bis hin zu Ersatzteilen erhalten Sie bei uns alles, was Sie für den laufenden Betrieb brauchen.
- Über 20 Jahre Erfahrung: Wir kennen die Anforderungen kleiner und mittelständischer Betriebe und beraten Sie auf Augenhöhe, ohne Fachjargon.
Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre aktuelle Kasse die Belegpflicht korrekt erfüllt, oder wenn Sie auf ein neues System umsteigen möchten, freuen wir uns auf Ihr Beratungsgespräch.
