Wie erkennt man ob die eigene Kasse DATEV-fähig ist?

Sven Schmidt · 24 Sep. 2026

Ob Ihre Kasse DATEV-fähig ist, erkennen Sie am zuverlässigsten daran, ob sie einen strukturierten Datenexport im DATEV-Format oder zumindest im DSFinV-K-Format anbietet. Viele moderne Kassensysteme verfügen über eine solche Exportfunktion, ältere Modelle hingegen oft nicht. Die folgenden Abschnitte erklären, worauf Sie konkret achten müssen und welche Fragen Sie vor dem nächsten Steuerberatergespräch klären sollten.

Welche technischen Merkmale machen eine Kasse DATEV-fähig?

Eine Kasse gilt als DATEV-fähig, wenn sie Kassendaten in einem Format exportieren kann, das sich direkt in DATEV-Buchhaltungssoftware einlesen lässt. Das setzt voraus, dass das System Buchungskonten, Steuersätze und Umsatzdaten strukturiert speichert und als kompatible Datei ausgibt. Ohne diese Exportfähigkeit muss Ihr Steuerberater die Daten manuell übertragen, was Zeit und Geld kostet.

Technisch gesehen sind dafür mehrere Voraussetzungen nötig:

DSFinV-K-Export: Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) definiert eine einheitliche Datenstruktur für elektronische Aufzeichnungssysteme. Seit dem 30. September 2020 ist dieser Export gesetzlich vorgeschrieben und ersetzt den früheren GoBD-Export. Jede KassenSichV2020-konforme Kasse muss ihn beherrschen.
Kontenzuordnung: Die Kasse muss in der Lage sein, Umsätze bestimmten Buchungskonten zuzuordnen, zum Beispiel nach Steuersatz (7 % oder 19 %) oder Warengruppe. Nur so kann DATEV die Daten automatisch verbuchen.
Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Ohne TSE ist keine KassenSichV2020-konforme Speicherung möglich, und damit fehlt die Grundlage für jeden revisionssicheren Export.
Exportformat: Idealerweise bietet die Kasse einen direkten DATEV-Export als CSV- oder XML-Datei an. Alternativ reicht ein DSFinV-K-Export, den Ihr Steuerberater dann in DATEV einlesen kann.

Kurz gesagt: Eine Kasse, die KassenSichV2020-konform ist und einen DSFinV-K-Export beherrscht, erfüllt die technische Mindestanforderung. Ob darüber hinaus eine direkte DATEV-Schnittstelle vorhanden ist, hängt vom Hersteller und Modell ab.

Wo in den Kasseneinstellungen findet man die DATEV-Exportfunktion?

Die DATEV-Exportfunktion finden Sie bei den meisten Kassensystemen im Bereich „Berichte“, „Auswertungen“ oder „Datenverwaltung“ innerhalb des Kassenmenüs. Manche Hersteller bezeichnen diesen Bereich auch als „Schnittstellen“ oder „Datenexport“. Wenn Sie diese Begriffe im Menü nicht finden, lohnt sich ein Blick in die Bedienungsanleitung oder ein Anruf beim Hersteller-Support.

Konkret sollten Sie nach folgenden Punkten suchen:

Einen Menüpunkt namens „DATEV-Export“, „Buchungsexport“ oder „Steuerberater-Export“
Einen Bereich für den DSFinV-K-Export, der bei einer Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau benötigt wird
Einstellungen zur Kontenzuordnung, bei denen Sie Warengruppen bestimmten Buchungskonten zuweisen können

Falls Sie diese Funktionen in Ihrem Kassenmenü nicht finden, bedeutet das nicht zwingend, dass Ihre Kasse sie nicht hat. Manchmal sind solche Funktionen tief in Untermenüs versteckt oder müssen erst durch ein Software-Update freigeschaltet werden. Fragen Sie im Zweifel direkt beim Hersteller nach, ob und wie ein DATEV-kompatibler Export möglich ist.

Was bedeutet der Unterschied zwischen DATEV-Export und DATEV-Schnittstelle?

Der Unterschied zwischen DATEV-Export und DATEV-Schnittstelle liegt im Grad der Automatisierung. Beim DATEV-Export erstellen Sie manuell eine Datei an der Kasse, die Ihr Steuerberater dann in DATEV einliest. Eine DATEV-Schnittstelle überträgt die Daten hingegen automatisch und in Echtzeit direkt in das DATEV-System, ohne dass Sie oder Ihr Steuerberater eine Datei anfassen müssen.

DATEV-Export: der manuelle Weg

Beim manuellen Export erzeugt Ihre Kasse eine strukturierte Datei, meist im CSV- oder XML-Format. Diese Datei übergeben Sie Ihrem Steuerberater, der sie in DATEV importiert. Das funktioniert gut, erfordert aber einen regelmäßigen Schritt von Ihrer Seite, zum Beispiel monatlich oder quartalsweise. Für viele kleine Betriebe ist das eine praktikable Lösung.

DATEV-Schnittstelle: der automatische Weg

Eine echte DATEV-Schnittstelle verbindet Ihr Kassensystem direkt mit der DATEV-Software Ihres Steuerberaters. Buchungen landen automatisch in der Buchhaltung, ohne Zwischenschritte. Das spart Zeit auf beiden Seiten und reduziert Fehlerquellen. Allerdings bieten nicht alle Kassensysteme eine solche direkte Anbindung an, und nicht alle Steuerberater nutzen DATEV in einer Version, die das unterstützt. Sprechen Sie daher unbedingt mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie sich für ein Kassensystem entscheiden.

Welche Kassensysteme unterstützen eine DATEV-Anbindung?

Grundsätzlich unterstützen moderne, KassenSichV2020-konforme Kassensysteme zumindest einen DSFinV-K-Export, der als Basis für die DATEV-Übergabe dient. Eine direkte DATEV-Schnittstelle bieten vor allem Android-basierte POS-Systeme und PC-Kassensysteme mit entsprechender Software, während klassische Registrierkassen häufig nur den manuellen Export beherrschen.

Bei der Auswahl eines DATEV-kompatiblen Kassensystems lohnt sich ein Blick auf folgende Kategorien:

Klassische Registrierkassen (z. B. Sharp, SAM4S, SAMPOS): Diese Geräte sind robust und einfach zu bedienen. Sie liefern in der Regel einen DSFinV-K-Export, den Ihr Steuerberater weiterverarbeiten kann. Eine vollautomatische DATEV-Schnittstelle ist bei diesen Modellen seltener.
Android-basierte POS-Terminals (z. B. primasello, RCH): Diese Systeme arbeiten mit einer App-Oberfläche und bieten oft erweiterte Exportmöglichkeiten, darunter auch DATEV-kompatible Formate. Die Flexibilität der Software macht Updates und neue Schnittstellen einfacher umsetzbar.
Windows-basierte PC-Kassensysteme: Diese Systeme bieten in der Regel die umfangreichsten Schnittstellen, einschließlich direkter DATEV-Anbindungen. Sie eignen sich besonders für Betriebe mit höherem Buchungsvolumen oder komplexeren Anforderungen.

Wichtig: Welches System für Ihren Betrieb das richtige ist, hängt nicht nur von der DATEV-Fähigkeit ab, sondern auch von Ihrer Branche, Ihrem Umsatzvolumen und den Anforderungen Ihres Steuerberaters. Klären Sie das gemeinsam, bevor Sie kaufen.

Was sollte man den Steuerberater vor dem Kassenkauf fragen?

Bevor Sie ein neues Kassensystem kaufen, sollten Sie Ihren Steuerberater zu mindestens drei Punkten befragen: welches Exportformat er bevorzugt, ob er DATEV nutzt und in welcher Version, und welche Kontenzuordnungen er für Ihren Betrieb benötigt. Diese Informationen ersparen Ihnen später viel Aufwand und mögliche Inkompatibilitäten.

Konkret empfehlen sich folgende Fragen:

Welches Exportformat können Sie direkt in Ihre Software einlesen? Nicht jeder Steuerberater nutzt DATEV. Manche arbeiten mit LEXWARE, Agenda oder anderen Systemen. Das beeinflusst, welches Exportformat Ihre Kasse liefern muss.
Benötigen Sie einen DSFinV-K-Export oder reicht ein einfacher CSV-Export? Der DSFinV-K-Export ist gesetzlich vorgeschrieben und für Betriebsprüfungen relevant. Für die laufende Buchhaltung kann ein einfacheres Format ausreichen.
Welche Buchungskonten sollen den einzelnen Warengruppen zugeordnet werden? Diese Zuordnung muss in der Kasse eingerichtet werden, idealerweise schon bei der Inbetriebnahme.
Wie oft sollen die Daten übergeben werden? Monatlich, quartalsweise oder in Echtzeit über eine Schnittstelle? Das beeinflusst, welche Kassenfunktionen Sie wirklich brauchen.
Gibt es Besonderheiten in meiner Branche? Gastronomie, Friseurhandwerk und Einzelhandel haben teils unterschiedliche Anforderungen an die Kassenführung und Datenstruktur.

Diese Fragen kosten Sie vielleicht eine halbe Stunde beim Steuerberater, sparen Ihnen aber langfristig Stress, Nacharbeit und unnötige Kosten. Für Ihre konkrete steuerliche Situation empfehlen wir in jedem Fall die Rücksprache mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie eine Kaufentscheidung treffen.

DATEV-fähige Kassensysteme bei der Kassenschmiede

Wir wissen, dass die Wahl des richtigen Kassensystems mehr ist als eine technische Entscheidung. Es geht darum, am Abend nicht stundenlang Daten aufzubereiten, beim Steuerberater keine teuren Stunden für manuelle Übertragungen zu bezahlen und bei einer Kassen-Nachschau ruhig schlafen zu können. Genau dafür sind unsere Kassensysteme ausgelegt.

Alle Geräte in unserem Sortiment sind KassenSichV2020-konform und verfügen über eine TSE, die Grundvoraussetzung für jeden revisionssicheren Export ist
Wir liefern Ihre Kasse auf Wunsch individuell programmiert, mit voreingestellten Warengruppen und Buchungskonten, abgestimmt auf die Anforderungen Ihres Steuerberaters
Unser Sortiment umfasst klassische Registrierkassen der Marken Sharp, SAM4S und SAMPOS sowie Android-basierte POS-Terminals von primasello und RCH, die erweiterte Exportfunktionen bieten
Unsere kostenlose Hotline hilft Ihnen, die Exportfunktion Ihrer Kasse einzurichten und Fragen zur Datenübergabe zu klären

Schauen Sie sich gerne in unserem Sortiment an Kassensystemen bei der Kassenschmiede um und finden Sie das Modell, das zu Ihrem Betrieb und Ihrem Steuerberater passt. Wenn Sie unsicher sind, welches System für Sie das richtige ist, nehmen Sie einfach Kontakt auf, wir helfen Ihnen gerne weiter.