Wie lange muss ich Kassendaten als Friseur aufbewahren?

Sven Schmidt · 14 Juli 2026

Als Friseur müssen Sie Kassendaten grundsätzlich zehn Jahre lang aufbewahren. Diese Frist gilt für alle steuerlich relevanten Unterlagen und ist in der Abgabenordnung (AO) sowie den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) verankert. Im Folgenden erfahren Sie, was genau aufbewahrt werden muss, wie die sichere Speicherung funktioniert und welche Konsequenzen drohen, wenn Sie diese Pflichten vernachlässigen.

Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten für Kassendaten?

Für Kassendaten gilt in Deutschland eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Diese Pflicht ergibt sich aus der Abgabenordnung (§ 147 AO) und den GoBD. Sie gilt für alle Belege, Buchungen und Aufzeichnungen, die steuerlich relevant sind, also auch für sämtliche Daten, die Ihre Registrierkasse oder Ihr Kassensystem erzeugt.

Wichtig zu wissen: Die zehn Jahre beginnen nicht ab dem Zeitpunkt der Kassenprüfung, sondern ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der jeweilige Beleg oder die jeweilige Buchung entstanden ist. Ein Tagesabschluss vom März 2026 muss also bis mindestens Ende 2036 aufbewahrt werden.

Die GoBD schreiben außerdem vor, dass diese Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist unveränderbar gespeichert sein müssen. Nachträgliche Änderungen oder Löschungen sind nicht erlaubt und gelten als schwerwiegender Verstoß. Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel oder Google Tabellen sind daher für die Kassenführung grundsätzlich ungeeignet, weil sie nachträgliche Änderungen zulassen und damit den gesetzlichen Anforderungen nicht genügen.

Was genau muss ein Friseursalon an Kassendaten speichern?

Ein Friseursalon muss alle Einzelbuchungen, Tagesabschlüsse und zugehörigen Systeminformationen vollständig und dauerhaft speichern. Dazu gehören nicht nur die reinen Umsatzzahlen, sondern auch alle Begleitdokumente, die zeigen, dass die Kassenführung ordnungsgemäß erfolgt ist.

Konkret müssen Sie folgende Unterlagen aufbewahren:

Alle Einzelumsätze mit Datum, Uhrzeit, Betrag und Steuersatz
Tagesabschlüsse (Z-Bons) mit fortlaufender Nummerierung, Bruttotageseinnahmen getrennt nach Steuersätzen sowie Aufzeichnung aller Stornierungen
Kassenbuch mit allen Einnahmen, Ausgaben, Trinkgeldern, Wechselgeld, Gutscheinverkäufen und -einlösungen sowie Privatentnahmen
Barbelege und Kartenzahlungsbelege
Gutscheine und Einlösungsnachweise
Bedienungsanleitungen und Programmieranleitungen Ihres Kassensystems
Einrichtungsprotokolle sowie Änderungsprotokolle mit dem Stand vor und nach jeder Änderung
Die Verfahrensdokumentation Ihres Kassensystems
GoBD-Zertifizierung des Kassenherstellers (sofern vorhanden)

Besonders wichtig: Der Kassensturz muss jederzeit möglich sein, nicht erst zum Feierabend. Das bedeutet, die Aufzeichnung der Bargeldbeträge muss jederzeit mit dem tatsächlichen Kassenbestand auf den Cent genau übereinstimmen. Das klingt aufwendig, aber ein gutes Kassensystem erledigt das automatisch im Hintergrund, ohne dass Sie jeden Abend stundenlang rechnen müssen.

Wo und wie müssen Kassendaten sicher aufbewahrt werden?

Kassendaten müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden, und zwar so, dass ein direkter Zugriff auf die Originaldaten jederzeit möglich ist. Ein reiner Papierausdruck der Tagesabschlüsse reicht nicht aus. Das Finanzamt verlangt Zugriff auf die elektronischen Rohdaten, die maschinell auswertbar sein müssen.

Für die sichere Aufbewahrung gelten folgende Anforderungen:

Die Daten müssen unveränderbar gespeichert sein, also technisch so gesichert, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind
Die Daten müssen maschinell auswertbar sein, das heißt, ein Prüfer muss sie direkt aus dem System herunterladen können
Die Aufbewahrung muss für die gesamte Dauer von zehn Jahren sichergestellt sein, auch wenn Sie das Kassensystem zwischenzeitlich wechseln
Alle Unterlagen zur Kasse (Anleitungen, Protokolle, Zertifikate) müssen ebenfalls zugänglich sein, entweder in Papierform oder elektronisch abrufbar

Wenn Sie Ihr Kassensystem wechseln, müssen Sie sicherstellen, dass die Altdaten weiterhin zugänglich bleiben. Entweder exportieren Sie die Daten in ein langzeitarchivierungsfähiges Format oder Sie bewahren das alte System so auf, dass ein Zugriff möglich bleibt. Sprechen Sie das am besten vorab mit Ihrem Steuerberater ab.

Was passiert, wenn Kassendaten nicht ordnungsgemäß aufbewahrt werden?

Wenn Kassendaten fehlen, unvollständig sind oder nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, kann das Finanzamt Ihre gesamte Buchführung verwerfen. Das klingt drastisch, ist aber tatsächlich möglich, und die Folgen sind erheblich.

Im schlimmsten Fall schätzt das Finanzamt Ihren Umsatz pauschal. Das bedeutet: Die Behörde geht davon aus, dass Sie mehr eingenommen haben als ausgewiesen, und berechnet auf dieser Basis Steuernachzahlungen. Diese Schätzungen können rückwirkend für bis zu acht Jahre vorgenommen werden. Dagegen anzukommen ist schwer, weil Sie die Verwerfung Ihrer eigenen Buchführung nicht mehr als Gegenbeweis nutzen können.

Konkret drohen folgende Konsequenzen:

Bußgelder bis zu 25.000 Euro bei festgestellten Verstößen gegen die Kassenführungspflichten
Verzögerungsgelder zwischen 2.500 Euro und 25.000 Euro, wenn der geforderte Datenzugriff nicht oder nicht unverzüglich gewährt wird
Hinzuschätzungen von bis zu zehn Prozent des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag
Übergang von der routinemäßigen Kassennachschau zu einer umfassenden Betriebsprüfung
Im schlimmsten Fall die Einleitung eines Strafverfahrens

Besonders unangenehm: Kassenprüfer kommen unangemeldet. Sie können als vermeintliche Kunden im Salon erscheinen, um das Kassierverhalten des Personals zu beobachten, bevor sie sich als Prüfer zu erkennen geben. Das ist rechtlich zulässig. Umso wichtiger ist es, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie im Prüfungsfall reagieren sollen.

Gilt die 10-Jahres-Frist auch für digitale Kassenbons und Kundendaten?

Ja, die 10-Jahres-Frist gilt auch für digitale Kassenbons und alle steuerlich relevanten Transaktionsdaten. Für Kundendaten im Sinne von Kontaktinformationen oder Terminhistorien gelten jedoch andere Regeln, nämlich die der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Hier ist die Unterscheidung wichtig:

Steuerlich relevante Kassendaten (Zahlungsbelege, Umsätze, Tagesabschlüsse): 10 Jahre Aufbewahrungspflicht nach AO und GoBD
Kundendaten ohne steuerliche Relevanz (Name, Adresse, Terminhistorie): Diese dürfen nach der DSGVO nur so lange gespeichert werden, wie ein konkreter Zweck besteht. Ohne aktive Kundenbeziehung oder gesetzliche Grundlage müssen sie gelöscht werden

Digitale Kassenbons, die als Zahlungsbeleg dienen, fallen eindeutig unter die steuerliche Aufbewahrungspflicht und müssen zehn Jahre lang unveränderbar gespeichert bleiben. Wenn Ihr System Kassenbons digital versendet oder speichert, muss sichergestellt sein, dass diese Daten nicht einfach gelöscht werden können. Sprechen Sie mit Ihrem Kassenhersteller, wie das in Ihrem konkreten System technisch umgesetzt ist.

Wie hilft ein TSE-konformes Kassensystem bei der Aufbewahrungspflicht?

Ein TSE-konformes Kassensystem nimmt Ihnen einen Großteil der Aufbewahrungsarbeit ab, weil es die gesetzlich vorgeschriebene Datenspeicherung automatisch und manipulationssicher übernimmt. Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist genau dafür entwickelt worden: Sie signiert jeden Kassenvorgang digital und macht nachträgliche Änderungen technisch unmöglich.

Konkret leistet ein TSE-konformes System Folgendes für Sie:

Jede Transaktion wird automatisch mit einem kryptografischen Sicherheitscode versehen, der Manipulationen ausschließt
Tagesabschlüsse werden automatisch fortlaufend nummeriert und gespeichert
Alle Einzeldaten bleiben elektronisch auswertbar und können im Prüfungsfall direkt vom System heruntergeladen werden
Das System protokolliert Änderungen an der Konfiguration, sodass Änderungsprotokolle automatisch vorhanden sind
Die gesetzliche Anforderung der unveränderlichen Aufbewahrung ist durch die TSE technisch erfüllt

Ohne TSE arbeiten Sie auf dünnem Eis. Seit dem 1. Januar 2020 schreibt die KassenSichV vor, dass elektronische Kassensysteme mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sein müssen. Ein Kassensystem ohne TSE erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht und kann bei einer Prüfung sofort zur Verwerfung der Buchführung führen.

Ein weiterer praktischer Vorteil: Wenn Ihr Kassensystem GoBD-zertifiziert ist, können Sie dem Prüfer das Zertifikat als Teil Ihrer Verfahrensdokumentation vorlegen. Das schafft Vertrauen und beschleunigt die Prüfung erheblich. Fragen Sie Ihren Kassenhersteller gezielt nach dieser Zertifizierung und lassen Sie sich die Unterlagen aushändigen, bevor ein Prüfer unangemeldet vor der Tür steht.

Wie Kassenschmiede bei der Aufbewahrungspflicht für Kassendaten unterstützt

Die gesetzlichen Anforderungen rund um Kassendaten aufbewahren, TSE-Konformität und GoBD-gerechte Kassenführung sind komplex, aber mit dem richtigen System gut beherrschbar. Wir bei Kassenschmiede liefern Ihnen Kassensysteme, die diese Anforderungen von Anfang an erfüllen, ohne dass Sie sich durch technische Details kämpfen müssen.

Alle unsere Kassensysteme sind KassenSichV-konform und mit einer zertifizierten TSE ausgestattet, sodass die unveränderliche Datenspeicherung technisch sichergestellt ist
Auf Wunsch liefern wir Ihre Kasse fertig programmiert, fiskalisiert und sofort einsatzbereit, damit Sie direkt rechtssicher kassieren können
Wir stellen Ihnen die technischen Unterlagen und Herstellerinformationen bereit, die Sie für Ihre Verfahrensdokumentation benötigen
Unsere kostenlose Hotline steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie Fragen zur Kassenführung oder zu gesetzlichen Anforderungen haben
Unser Versand ist kostenfrei und klimaneutral, bundesweit

Wenn Sie unsicher sind, welches System am besten zu Ihrem Salon passt, oder wenn Sie Fragen zur ordnungsgemäßen Kassenführung haben, nehmen Sie gerne Kontakt auf. Wir helfen Ihnen dabei, die richtige Lösung für Ihren Betrieb zu finden.