Gutschein verkauft, Gutschein eingelöst: Wie wird das korrekt in der Kasse abgebildet?

Sven Schmidt · 07 Sep. 2026

Wenn Sie einen Gutschein an der Kasse verkaufen, buchen Sie keinen Umsatz, sondern nehmen eine Vorauszahlung entgegen. Erst bei der Einlösung entsteht der eigentliche Umsatz. Wie genau das in der Kasse abgebildet wird, hängt davon ab, ob es sich um einen Einzweck- oder einen Mehrzweckgutschein handelt. Die folgenden Fragen klären die wichtigsten Schritte, von der steuerlichen Einordnung bis zur richtigen Kassenführung.

Wie unterscheidet sich der Verkauf eines Gutscheins vom normalen Warenverkauf in der Kasse?

Beim normalen Warenverkauf tauschen Sie eine Ware gegen Geld und buchen sofort einen Umsatz. Beim Gutscheinverkauf nehmen Sie Geld entgegen, ohne eine Leistung zu erbringen. Die Kasse darf in diesem Moment keinen steuerpflichtigen Umsatz ausweisen, sondern muss die Zahlung als offene Verbindlichkeit erfassen, die erst bei der Einlösung aufgelöst wird.

Das klingt technisch, hat aber sehr praktische Konsequenzen: Wenn Ihre Kasse den Gutscheinverkauf wie einen normalen Verkauf behandelt, weist sie zu viel Umsatz aus. Das kann bei einer Betriebsprüfung zu unangenehmen Rückfragen führen, weil die Zahlen nicht mit den tatsächlich erbrachten Leistungen übereinstimmen. Ein korrekt eingerichtetes Kassensystem trennt diese beiden Vorgänge sauber voneinander.

Konkret bedeutet das: Der Gutscheinverkauf wird in der Kasse als eigener Vorgang erfasst, zum Beispiel als Zahlungsmittel oder als separater Buchungsposten ohne Steuerausweis. Erst wenn der Kunde den Gutschein einlöst und eine Ware oder Dienstleistung erhält, entsteht der buchungspflichtige Umsatz. Für Ihren Kassenabschluss am Abend ist diese Trennung wichtig, damit die Tageseinnahmen korrekt ausgewiesen werden.

Welche Gutscheinarten gibt es und warum ist die Unterscheidung steuerlich relevant?

Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet zwei Arten von Gutscheinen: den Einzweckgutschein und den Mehrzweckgutschein. Der Unterschied liegt darin, ob bei der Ausgabe des Gutscheins bereits feststeht, welche Leistung der Kunde erhält und welcher Steuersatz gilt. Diese Unterscheidung bestimmt, wann die Umsatzsteuer entsteht.

Einzweckgutschein

Ein Einzweckgutschein liegt vor, wenn bei der Ausgabe bereits klar ist, was der Kunde dafür bekommt und welcher Steuersatz gilt. Ein Beispiel: Sie betreiben einen Friseursalon und verkaufen einen Gutschein über einen Haarschnitt. Die Leistung ist eindeutig, der Steuersatz steht fest. In diesem Fall entsteht die Umsatzsteuer bereits im Moment des Gutscheinverkaufs, nicht erst bei der Einlösung. Die spätere Einlösung hat dann keine weiteren steuerlichen Konsequenzen mehr.

Mehrzweckgutschein

Ein Mehrzweckgutschein liegt vor, wenn bei der Ausgabe noch nicht feststeht, für welche Leistung oder welchen Steuersatz der Gutschein eingelöst wird. Ein typisches Beispiel ist ein allgemeiner Wertgutschein für ein Geschäft, in dem Waren mit unterschiedlichen Steuersätzen verkauft werden. Hier entsteht die Umsatzsteuer erst bei der tatsächlichen Einlösung, abhängig davon, was der Kunde kauft. Der Gutscheinverkauf selbst ist steuerlich neutral, vergleichbar mit dem Tausch von Geld in eine andere Form des Zahlungsmittels.

Für Ihre Kassenführung bedeutet das: Beide Gutscheinarten müssen unterschiedlich gebucht werden. Welche Art für Ihr Geschäft zutrifft, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater klären, da die falsche Einordnung zu Fehlern bei der Umsatzsteuer führen kann.

Wie wird die Einlösung eines Gutscheins korrekt an der Kasse abgewickelt?

Bei der Einlösung eines Gutscheins wird der Gutschein als Zahlungsmittel eingesetzt. Die Kasse bucht den vollen Warenwert als Umsatz und verrechnet den Gutscheinbetrag als Zahlung. Wenn der Warenwert höher ist als der Gutschein, zahlt der Kunde die Differenz bar oder mit Karte.

In der Praxis läuft das so ab: Der Kunde wählt seine Waren oder Dienstleistungen aus. An der Kasse wird der Gesamtbetrag wie gewohnt erfasst. Statt Bargeld oder Karte wählt der Kassierer die Zahlungsart „Gutschein“ und gibt den Gutscheinwert ein. Das Kassensystem zieht diesen Betrag vom Gesamtbetrag ab. Eine eventuelle Zuzahlung wird separat erfasst.

Wichtig ist, dass die Kasse den Gutschein als Zahlungsmittel und nicht als Rabatt behandelt. Ein Rabatt würde den steuerpflichtigen Umsatz mindern. Ein Gutschein hingegen ist eine bereits geleistete Vorauszahlung, die jetzt verrechnet wird. Der steuerpflichtige Umsatz bleibt in voller Höhe bestehen. Für Mehrzweckgutscheine gilt: Die Umsatzsteuer entsteht erst jetzt, bei der Einlösung, und richtet sich nach dem aktuell geltenden Steuersatz der eingelösten Leistung. Für Ihre konkrete steuerliche Situation empfehlen wir die Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.

Was muss der Kassenbon beim Gutscheinverkauf und bei der Einlösung ausweisen?

Beim Verkauf eines Mehrzweckgutscheins muss der Bon keinen Steuerausweis enthalten, da noch kein steuerpflichtiger Umsatz entstanden ist. Beim Verkauf eines Einzweckgutscheins hingegen muss die Umsatzsteuer bereits auf dem Bon ausgewiesen sein. Bei der Einlösung muss der Bon immer den vollen Warenwert, den angewendeten Steuersatz und den Gutschein als Zahlungsmittel ausweisen.

Konkret sollte der Kassenbon bei der Einlösung folgende Informationen enthalten:

Die gekaufte Ware oder Dienstleistung mit dem vollen Preis
Den angewendeten Steuersatz und den Steuerbetrag
Den Gutschein als Zahlungsart mit dem eingelösten Betrag
Eine eventuelle Zuzahlung des Kunden
Den Restbetrag, falls der Gutschein nicht vollständig eingelöst wurde

Für den Gutscheinverkauf selbst empfiehlt es sich, auf dem Bon den Gutscheinwert, eine Gutscheinnummer und den Hinweis auszudrucken, dass es sich um einen Gutschein handelt. Das erleichtert die spätere Zuordnung bei der Einlösung und schützt Sie bei einer Betriebsprüfung. Moderne Kassensysteme erledigen das automatisch, sobald sie korrekt für Gutscheinprozesse eingerichtet sind.

Welche Kassensysteme bilden Gutscheinprozesse gesetzeskonform ab?

Ein Kassensystem bildet Gutscheinprozesse gesetzeskonform ab, wenn es Gutscheinverkauf und Gutscheineinlösung als separate Vorgänge erfasst, die Gutscheineinlösung als Zahlungsmittel behandelt und alle Vorgänge manipulationssicher über eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) protokolliert. Systeme ohne TSE erfüllen die Anforderungen der KassenSichV 2020 nicht.

Nicht jedes Kassensystem ist für Gutscheinprozesse gleich gut geeignet. Einfache Registrierkassen ohne Softwareunterstützung stoßen hier schnell an ihre Grenzen, weil sie Gutscheine nicht als eigene Zahlungsart verwalten können. Moderne POS-Systeme, ob auf Android- oder Windows-Basis, bieten in der Regel eine integrierte Gutscheinverwaltung, die Gutscheinnummern vergibt, das Restguthaben verfolgt und alle Vorgänge korrekt protokolliert.

Achten Sie bei der Auswahl auf folgende Punkte:

Das System muss KassenSichV-2020-konform sein und über eine zertifizierte TSE verfügen
Gutscheinverkauf und Gutscheineinlösung müssen als separate Buchungsarten angelegt werden können
Die Kasse sollte Gutscheinnummern verwalten und den Restbetrag automatisch berechnen
Alle Gutscheinvorgänge müssen auf dem Bon korrekt ausgewiesen werden
Das System sollte Daten in einem Format exportieren, das Ihr Steuerberater verarbeiten kann

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr aktuelles Kassensystem Gutscheine korrekt abbildet, lohnt sich ein Blick auf die Einstellungen oder ein Gespräch mit dem Anbieter. Ein falsch gebuchter Gutschein kann bei einer Betriebsprüfung zu Nachfragen führen, die sich mit dem richtigen System von Anfang an vermeiden lassen.

Kassenschmiede: Kassensysteme mit korrekter Gutscheinabwicklung

Gutscheine richtig in der Kasse abzubilden, ist keine Kleinigkeit, aber mit dem passenden System kein Problem. Wir bei Kassenschmiede liefern Ihnen Kassensysteme, die von Anfang an für genau solche Anforderungen eingerichtet sind, damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können.

Alle unsere Kassensysteme sind KassenSichV-2020-konform und verfügen über eine zertifizierte TSE
Auf Wunsch programmieren wir Ihre Kasse individuell vor, inklusive korrekter Einrichtung von Gutscheinverkauf und Gutscheineinlösung als separate Vorgänge
Wir liefern die Kasse fiskalisiert und betriebsbereit, sodass Sie sofort loslegen können
Unsere kostenlose Hotline steht Ihnen bei Fragen zur Kasseneinrichtung jederzeit zur Verfügung
Wir versenden klimaneutral und kostenlos bundesweit

Wenn Sie wissen möchten, welches System am besten zu Ihrem Geschäft passt, freuen wir uns auf ein Beratungsgespräch mit Ihnen.