Eine gesetzliche Pflicht zur Kartenzahlung gibt es in Deutschland bislang nicht. Händler sind also rechtlich nicht verpflichtet, ihren Kunden das Bezahlen per EC-Karte oder Kreditkarte anzubieten. Dennoch wird bargeldloses Bezahlen im Einzelhandel immer mehr zur Erwartung der Kundschaft, und wer nicht mitzieht, riskiert Umsatzverluste. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen rund um Kartenzahlung, POS-Terminal und die Verbindung mit Ihrem Kassensystem.
Gilt in Deutschland eine gesetzliche Kartenzahlungspflicht?
Nein, in Deutschland gibt es keine gesetzliche Pflicht zur Kartenzahlung im Einzelhandel. Händler dürfen weiterhin ausschließlich Bargeld akzeptieren, solange sie das deutlich kommunizieren, zum Beispiel durch einen Aushang am Eingang. Umgekehrt gilt: Euro-Bargeld ist gesetzliches Zahlungsmittel und muss grundsätzlich angenommen werden, sofern nichts anderes vereinbart wurde.
Diskussionen über eine mögliche EC-Karten-Pflicht oder eine Pflicht zur Kartenzahlung im Einzelhandel kommen immer wieder auf, vor allem auf EU-Ebene. Bislang hat sich jedoch kein verbindliches Gesetz durchgesetzt. Was sich allerdings geändert hat: die Erwartungshaltung der Kundschaft. Studien zeigen, dass ein wachsender Anteil der Bevölkerung lieber bargeldlos bezahlt, und viele Kunden verlassen ein Geschäft, wenn keine Kartenzahlung möglich ist. Wer keine Kartenzahlung anbietet, verzichtet also freiwillig auf Umsatz.
Hinzu kommt, dass bestimmte Branchen oder Vertriebskanäle de facto ohne Kartenzahlung kaum noch wettbewerbsfähig sind, etwa Imbisse auf Märkten, Friseursalons mit jüngerer Kundschaft oder Blumenläden im Stadtgebiet. Die Frage ist daher weniger ob, sondern wann Sie auf bargeldloses Bezahlen umrüsten.
Welche Anforderungen muss ein Kartenzahlungsterminal erfüllen?
Ein Kartenzahlungsterminal, auch POS-Terminal genannt, muss in Deutschland gängige Zahlungsstandards unterstützen: Dazu gehören EC-Karte (Girocard), Kreditkarten wie Visa und Mastercard sowie kontaktloses Bezahlen per NFC. Zusätzlich muss das Gerät PCI-DSS-zertifiziert sein, also den internationalen Sicherheitsstandard für Kartenzahlungen erfüllen.
Konkret sollten Sie beim Kauf oder der Miete eines Terminals auf folgende Punkte achten:
- Girocard-Akzeptanz: Die EC-Karte ist in Deutschland das meistgenutzte bargeldlose Zahlungsmittel. Ein Terminal ohne Girocard-Unterstützung ist für den deutschen Markt kaum geeignet.
- Kontaktloses Bezahlen (NFC): Viele Kunden zahlen heute per Smartphone oder Smartwatch. NFC ist daher kein Luxus, sondern Standard.
- Sicherheitszertifizierung: Achten Sie auf eine aktuelle PCI-DSS-Zertifizierung des Geräts und des Zahlungsdienstleisters.
- Belegdruck oder digitale Quittung: In Deutschland gilt die Belegausgabepflicht für elektronische Kassensysteme. Ihr Terminal sollte entweder einen Bon drucken oder eine digitale Alternative anbieten können.
- Kompatibilität mit Ihrem Kassensystem: Dazu mehr im nächsten Abschnitt.
Wichtig: Das Terminal selbst fällt nicht unter die KassenSichV, also die Kassensicherungsverordnung. Diese regelt die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme wie Registrierkassen. Das Kassensystem, mit dem das Terminal verbunden ist, muss jedoch KassenSichV2020-konform sein und über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen.
Wie verbindet man ein Kartenterminal mit dem Kassensystem?
Ein Kartenterminal wird in der Regel entweder über eine direkte Schnittstellenverbindung (zum Beispiel per LAN-Kabel oder WLAN) oder über ein sogenanntes Zahlungsprotokoll mit dem Kassensystem verbunden. Moderne POS-Systeme unterstützen häufig eine automatische Übergabe des Rechnungsbetrags vom Kassensystem an das Terminal, sodass keine manuelle Eingabe nötig ist.
Die technische Verbindung hängt von Ihrem Kassensystem und dem gewählten Zahlungsdienstleister ab. Es gibt grundsätzlich zwei Szenarien:
Integrierte Lösung
Hier kommunizieren Kasse und Terminal direkt miteinander. Der Kassierer schließt den Bon ab, der Betrag wird automatisch ans Terminal übertragen, der Kunde zahlt, und die Zahlung wird in der Kasse als abgeschlossen verbucht. Das spart Zeit und vermeidet Tippfehler. Viele moderne Android-basierte Kassensysteme bieten diese Integration bereits standardmäßig an.
Standalone-Terminal
Das Terminal arbeitet unabhängig vom Kassensystem. Der Betrag wird manuell am Terminal eingetippt. Das ist einfacher einzurichten, bedeutet aber mehr Aufwand im Alltag und ein höheres Fehlerrisiko. Für sehr kleine Betriebe mit wenigen Transaktionen kann das dennoch eine praktische Zwischenlösung sein.
Bevor Sie sich für ein Terminal entscheiden, fragen Sie Ihren Kassenhersteller oder Händler, welche Zahlungsanbieter mit Ihrem Kassensystem kompatibel sind. Eine nachträgliche Integration ist oft möglich, aber nicht immer problemlos.
Was kostet die Einführung von Kartenzahlung im Geschäft?
Die Kosten für Kartenzahlung im Geschäft setzen sich aus mehreren Posten zusammen: Anschaffung oder Miete des Terminals, monatliche Grundgebühren des Zahlungsdienstleisters und Transaktionsgebühren pro Zahlung. Hinzu kommen gegebenenfalls Einrichtungsgebühren und Kosten für die Integration ins Kassensystem.
Genaue Preise variieren je nach Anbieter und Konditionen stark, weshalb ein direkter Vergleich verschiedener Zahlungsdienstleister sinnvoll ist. Grundsätzlich gilt:
- Terminalkosten: Manche Anbieter verlangen eine einmalige Kaufgebühr, andere vermieten das Gerät monatlich. Letzteres hat den Vorteil, dass Wartung und Austausch oft inklusive sind.
- Transaktionsgebühren: Pro Zahlung fällt eine Gebühr an, die sich meist prozentual am Umsatz orientiert, oft ergänzt durch einen fixen Centbetrag je Transaktion.
- Grundgebühr: Viele Anbieter erheben eine monatliche Grundgebühr, unabhängig vom Umsatz.
- Integrationskosten: Wenn Ihr Kassensystem eine spezielle Schnittstelle zum Terminal benötigt, können einmalige Einrichtungsgebühren anfallen.
Für kleine Geschäfte mit geringem Kartenvolumen lohnt sich ein Anbieter ohne Grundgebühr, der dafür etwas höhere Transaktionsgebühren berechnet. Bei höherem Umsatz ist oft ein Modell mit fester Monatsgebühr und niedrigeren Transaktionskosten günstiger. Rechnen Sie Ihr realistisches Monatsvolumen durch, bevor Sie sich festlegen.
Welcher Zahlungsdienstleister ist der richtige für kleine Geschäfte?
Für kleine Geschäfte ohne große IT-Abteilung eignen sich Zahlungsdienstleister, die eine einfache Einrichtung, transparente Kosten und guten Kundensupport bieten. Bekannte Anbieter im deutschen Markt sind unter anderem SumUp, Zettle (PayPal), Stripe Terminal und etablierte Bankterminal-Anbieter wie Concardis oder Payone.
Die Wahl hängt von Ihren Anforderungen ab. Folgende Fragen helfen Ihnen bei der Entscheidung:
- Wie viele Kartenzahlungen erwarten Sie monatlich? Bei wenigen Transaktionen ist ein Anbieter ohne Grundgebühr oft günstiger.
- Welche Karten sollen akzeptiert werden? Girocard ist Pflicht für den deutschen Markt. Kreditkarten sind ein Plus, aber nicht immer notwendig.
- Benötigen Sie eine Integration ins Kassensystem? Nicht alle Anbieter bieten Schnittstellen zu gängigen Kassensystemen an.
- Wie wichtig ist persönlicher Support? Manche Anbieter bieten nur digitalen Support, andere auch telefonische Beratung auf Deutsch.
- Wie lange sind Sie vertraglich gebunden? Flexible Monatsverträge sind für kleine Betriebe oft vorteilhafter als lange Laufzeiten.
Ein Tipp aus der Praxis: Fragen Sie Ihren Kassensystemhändler, welche Zahlungsanbieter er empfiehlt oder bereits integriert hat. Das spart Ihnen den Aufwand einer separaten technischen Prüfung und gibt Ihnen Sicherheit, dass Terminal und Kassensystem reibungslos zusammenarbeiten.
Wann sollte ein Geschäft auf Kartenzahlung umrüsten?
Der richtige Zeitpunkt für die Einführung von Kartenzahlung ist dann, wenn Kunden regelmäßig nachfragen, ob Sie Karte akzeptieren, oder wenn Sie merken, dass Kunden das Geschäft ohne Kauf verlassen, weil sie kein Bargeld dabei haben. Das sind klare Signale, dass Sie Umsatz verlieren.
Darüber hinaus gibt es weitere Situationen, in denen eine Umrüstung sinnvoll ist:
- Kassensystem wird ohnehin erneuert: Wenn Sie Ihre Registrierkasse auf ein KassenSichV2020-konformes Kassensystem umstellen, ist das der ideale Moment, gleich ein kompatibles Kartenterminal zu integrieren.
- Ihr Wettbewerb bietet Kartenzahlung an: Wenn vergleichbare Geschäfte in Ihrer Nähe bargeldloses Bezahlen akzeptieren, erwarten Kunden das auch von Ihnen.
- Sie planen Erweiterungen: Catering, Marktstand oder Pop-up-Verkauf funktionieren mit einem mobilen Terminal deutlich einfacher als mit Bargeld.
- Ihr Abendabschluss kostet zu viel Zeit: Wer viel Bargeld zählt, prüft und verbucht, verliert täglich wertvolle Zeit. Kartenzahlungen reduzieren diesen Aufwand erheblich und machen den Kassenabschluss einfacher.
Grundsätzlich gilt: Je früher Sie umrüsten, desto früher profitieren Sie von den Vorteilen. Weniger Bargeld im Umlauf bedeutet weniger Risiko, weniger Aufwand beim Kassenabschluss und mehr Komfort für Ihre Kunden. Und zufriedene Kunden kommen wieder.
Wie Kassenschmiede bei der Einführung von Kartenzahlung unterstützt
Wir wissen, dass die Umstellung auf Kartenzahlung auf den ersten Blick nach viel Aufwand klingt. Genau deshalb begleiten wir Sie von Anfang an, damit Sie schnell und ohne Stress loslegen können.
Als Fachhandel für Kassensysteme bieten wir Ihnen:
- KassenSichV2020-konforme Systeme mit TSE: Alle Kassensysteme in unserem Sortiment erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, inklusive zertifizierter Technischer Sicherheitseinrichtung.
- Individuelle Programmierung: Ihre neue Kasse wird fertig konfiguriert geliefert, mit beschrifteter Tastatur, korrekter Fiskalisierung und deutschen Systemeinstellungen. Sie können sofort loslegen.
- Persönliche Beratung per Hotline: Unsere kostenlose Hotline steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie Fragen zur Terminalintegration oder zur Einrichtung haben.
- Zubehör und Verbrauchsmaterial: Von TSE-Karten bis zu Thermorollen, alles, was Sie für den laufenden Betrieb brauchen, finden Sie bei uns.
- Kostenfreier, klimaneutraler Versand: Ihre Bestellung kommt ohne zusätzliche Versandkosten zu Ihnen.
Wenn Sie unsicher sind, welches System zu Ihrem Geschäft passt oder wie die Verbindung mit einem Kartenterminal konkret aussieht, nehmen Sie einfach Kontakt auf. Wir helfen Ihnen, die passende Lösung zu finden, ohne Fachjargon und ohne unnötigen Aufwand.
