Was passiert, wenn die Kasse ausfällt – wie dokumentiert man das richtig?

Sven Schmidt · 27 Juli 2026

Wenn Ihre Kasse ausfällt, müssen Sie Ihre Einnahmen sofort auf anderem Weg festhalten, zum Beispiel handschriftlich, und den Ausfall sorgfältig dokumentieren. Ein Kassenausfall ist kein Freifahrtschein für lückenhafte Aufzeichnungen: Das Finanzamt erwartet auch in einer solchen Situation vollständige und nachvollziehbare Unterlagen. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen rund um Kassenausfall, Dokumentationspflichten und den richtigen Umgang mit der TSE.

Was muss ich tun, wenn meine Kasse ausfällt?

Wenn Ihre Registrierkasse ausfällt, gilt eine klare Reihenfolge: Einnahmen sofort auf anderem Weg aufzeichnen, den Ausfall mit Uhrzeit und Datum notieren und alle Belege aus dieser Zeit sorgfältig aufbewahren. Der Betrieb darf weiterlaufen, aber die Aufzeichnungspflicht bleibt bestehen.

Ein Kassensystemausfall ist für viele Inhaber ein stressiger Moment, besonders wenn die Schlange an der Kasse lang ist und der nächste Kundentermin wartet. Wichtig ist, ruhig zu bleiben und strukturiert vorzugehen. Solange Sie Ihre Einnahmen lückenlos auf einem anderen Weg dokumentieren, sind Sie auf der sicheren Seite.

Konkret bedeutet das:

Notieren Sie Zeitpunkt und Ursache des Ausfalls sofort schriftlich.
Führen Sie ab diesem Moment eine handschriftliche Liste aller Einnahmen und Ausgaben.
Stellen Sie, wenn möglich, weiterhin Belege aus, zum Beispiel handgeschriebene Quittungen.
Bewahren Sie alle Unterlagen aus dem Ausfallzeitraum vollständig auf.
Lassen Sie die Kasse so schnell wie möglich reparieren oder ersetzen.

Wer bei einem Kassenausfall einfach aufhört, Einnahmen zu notieren, riskiert erhebliche Probleme bei einer Betriebsprüfung oder einer unangekündigten Kassennachschau durch das Finanzamt.

Wie dokumentiert man Einnahmen ohne funktionierende Kasse?

Ohne funktionierende Registrierkasse führen Sie Ihre Einnahmen handschriftlich in einem Kassenbericht oder einem einfachen Notizbuch. Jede einzelne Einnahme und Ausgabe muss mit Betrag, Datum und Uhrzeit festgehalten werden. Am Tagesende ermitteln Sie die Tagessumme durch Rückrechnung aus dem gezählten Kassenbestand.

Das Prinzip entspricht dem einer offenen Ladenkasse: Sie zählen den Kassenbestand bei Geschäftsschluss, ziehen den Anfangsbestand ab und berücksichtigen alle Ausgaben. Das Ergebnis ist Ihre Tageseinnahme. Diesen Kassenbericht unterschreiben Sie mit Datum und Uhrzeit nach Geschäftsschluss.

Wichtig beim handschriftlichen Kassenbericht:

Keine Lücken: Jede Transaktion muss einzeln aufgeführt sein.
Korrekturen niemals durch Überstreichen unkenntlich machen. Der ursprüngliche Eintrag muss lesbar bleiben.
Belege, die Sie in dieser Zeit ausstellen, müssen aufbewahrt werden.
Der Bericht muss vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet geführt werden, wie es die Abgabenordnung verlangt.

Wer die Einnahmen eines Ausfallzeitraums nicht oder nur unvollständig aufzeichnet, gibt dem Finanzamt Anlass, Umsätze zu schätzen, was fast immer zu Ihren Ungunsten ausgeht.

Muss der Kassenausfall dem Finanzamt gemeldet werden?

Es gibt keine gesetzliche Pflicht, einen einzelnen Kassenausfall aktiv beim Finanzamt zu melden. Allerdings müssen Sie den Ausfall in Ihren Kassenunterlagen dokumentieren, damit er bei einer Kassennachschau oder Betriebsprüfung nachvollziehbar ist. Lücken in den Aufzeichnungen ohne erkennbare Erklärung wecken Misstrauen.

Was Sie jedoch melden müssen: Wenn Ihre Kasse dauerhaft außer Betrieb genommen wird, also nicht nur kurzzeitig ausfällt, sondern endgültig stillgelegt wird, besteht seit dem 1. Juli 2025 eine Meldepflicht über das ELSTER-Portal. Die Außerbetriebnahme muss innerhalb eines Monats gemeldet werden, und zwar erst dann, wenn die Anschaffung des Systems zuvor bereits gemeldet wurde.

Für einen vorübergehenden technischen Ausfall gilt:

Keine aktive Meldung beim Finanzamt nötig.
Den Ausfall mit Datum, Uhrzeit und Ursache schriftlich festhalten.
Einnahmen im Ausfallzeitraum handschriftlich dokumentieren.
Reparaturbelege oder Lieferscheine für eine neue Kasse aufbewahren, da diese den Ausfall belegen.

Finanzamtsprüfer dürfen jederzeit unangekündigt erscheinen und Kassendaten anfordern. Wer dann einen plausibel dokumentierten Ausfall vorweisen kann, hat deutlich weniger Erklärungsbedarf.

Welche Unterlagen brauche ich nach dem Kassenausfall?

Nach einem Kassenausfall sollten Sie folgende Unterlagen zusammenstellen und mindestens zehn Jahre aufbewahren: die handschriftlichen Aufzeichnungen aus dem Ausfallzeitraum, einen schriftlichen Vermerk über Datum, Uhrzeit und Ursache des Ausfalls sowie alle Reparatur- oder Kaufbelege im Zusammenhang mit der Störung.

Die Zehnjahresfrist ergibt sich aus der steuerlichen Aufbewahrungspflicht nach § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung. Sie gilt für alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, also auch für die Ersatzdokumentation während eines Kassenausfalls.

Im Einzelnen empfiehlt sich folgende Unterlagenmappe:

Ausfallprotokoll: Schriftlicher Vermerk mit genauem Zeitpunkt des Ausfalls und der Wiederinbetriebnahme sowie einer kurzen Beschreibung der Ursache.
Handschriftliche Einnahmenaufzeichnungen: Kassenbericht oder Notizbuch mit allen Einnahmen und Ausgaben im Ausfallzeitraum.
Belege aus dem Ausfallzeitraum: Quittungen, Lieferscheine oder sonstige Dokumente, die Einnahmen belegen.
Reparaturbeleg oder Kaufrechnung: Nachweis, dass die Kasse tatsächlich defekt war und repariert oder ersetzt wurde.
Tagesabschlüsse vor und nach dem Ausfall: Die Z-Bons unmittelbar vor dem Ausfall und nach der Wiederinbetriebnahme helfen, die Lücke plausibel zu schließen.

Was passiert, wenn die TSE beim Kassenausfall betroffen ist?

Wenn die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) beim Kassenausfall betroffen ist, darf die Kasse vorübergehend ohne funktionierende TSE weiterbetrieben werden, sofern der Mangel unverzüglich behoben wird. Ein dauerhafter Betrieb ohne TSE ist jedoch nicht zulässig und kann bei einer Prüfung als schwerwiegender Mangel gewertet werden.

Gesetzlich ist geregelt, dass ein elektronisches Aufzeichnungssystem bei Störungen auf eine zweite TSE zugreifen darf. Wer also zwei TSEs verfügbar hat, ist in einem solchen Fall besser abgesichert. Für Systeme mit Cloud-TSE gilt: Bei einem Ausfall der Internetverbindung darf die Kasse vorübergehend offline weiterlaufen, ein geplanter Dauerbetrieb ohne Verbindung ist aber unzulässig.

Was tun, wenn die TSE defekt ist?

Notieren Sie den Zeitpunkt, ab dem die TSE nicht mehr funktioniert, und kümmern Sie sich umgehend um Ersatz oder Reparatur. Alle Transaktionen im Ausfallzeitraum müssen trotzdem aufgezeichnet werden, im Zweifel handschriftlich. Bewahren Sie den Defektnachweis auf, zum Beispiel eine Fehlermeldung oder den Reparaturbeleg des Technikers.

Was tun, wenn die TSE abgelaufen ist?

Hardware-TSEs haben eine begrenzte Gültigkeitsdauer von typischerweise fünf bis sieben Jahren. Wenn die TSE abläuft, muss rechtzeitig eine neue beschafft und in Betrieb genommen werden. Die Außerbetriebnahme der alten TSE ist meldepflichtig, und alle gespeicherten Daten müssen vorher gesichert werden. Wer diesen Zeitpunkt verpasst, betreibt seine Kasse ohne gültige Sicherheitseinrichtung, was bei einer Prüfung zu erheblichen Problemen führen kann.

Wie verhindert man häufige Kassenausfälle langfristig?

Häufige Kassenausfälle lassen sich durch regelmäßige Wartung, aktuelle Software, eine zuverlässige TSE und geeignete Hardware für den jeweiligen Einsatzbereich deutlich reduzieren. Wer seine Kasse als Werkzeug behandelt, das Pflege braucht, hat im Alltag weniger Stress und spart langfristig Kosten.

Konkrete Maßnahmen, die sich bewährt haben:

Software aktuell halten: Veraltete Kassensoftware ist fehleranfälliger und kann Sicherheitslücken enthalten. Spielen Sie Updates zeitnah ein.
TSE regelmäßig sichern: Die Daten der TSE sollten regelmäßig gesichert werden, um bei einem Defekt keinen Datenverlust zu erleiden.
Hardware dem Einsatz anpassen: Eine Kasse in einem Imbiss mit hoher Luftfeuchtigkeit braucht andere Anforderungen als ein Gerät in einem Blumengeschäft. Wählen Sie Hardware, die für Ihren Betrieb geeignet ist.
Kassenzubehör rechtzeitig ersetzen: Verschlissene Thermodrucker, defekte Schubladen oder beschädigte Tastaturabdeckungen erhöhen die Ausfallwahrscheinlichkeit. Wechseln Sie Verschleißteile, bevor sie komplett versagen.
Ersatz-TSE bereithalten: Wer eine zweite TSE verfügbar hat, kann bei einem Ausfall nahtlos weiterarbeiten, ohne in eine Grauzone zu geraten.
Support-Kontakt kennen: Wissen Sie im Voraus, wen Sie im Fehlerfall anrufen können. Wertvolle Zeit geht verloren, wenn man erst im Notfall nach einem Ansprechpartner sucht.

Eine moderne, gut gewartete Kasse ist kein notwendiges Übel, sondern ein Werkzeug, das Ihnen den Abend erleichtert, den Steuerberater entlastet und Ihnen bei einer Prüfung ruhige Nächte beschert.

Wie Kassenschmiede bei Kassenausfall und Kassenpflege unterstützt

Wir wissen, wie viel Druck ein Kassenausfall im laufenden Betrieb bedeutet. Deshalb helfen wir Ihnen nicht nur bei der Auswahl eines neuen Systems, sondern auch mit allem, was Sie brauchen, um Ihre Kasse zuverlässig am Laufen zu halten.

Zubehör und Ersatzteile: Von TSE-Karten über Thermorollen bis zu Tastaturabdeckungen führen wir alles, was Sie für den laufenden Betrieb Ihrer Registrierkasse benötigen.
Neue Kassensysteme, sofort einsatzbereit: Unsere Kassenschmiede Kassensysteme werden individuell programmiert geliefert, KassenSichV2020-konform, mit TSE, in deutscher Systemsprache und mit beschrifteter Tastatur, damit Sie sofort kassieren können.
Persönlicher Support: Über unsere kostenlose Hotline erreichen Sie uns direkt, ohne Warteschleife und ohne Umwege über ein anonymes Ticketsystem.
Programmierservice: Ob Sharp, SAM4S, primasello oder RCH, wir programmieren Ihre Kasse so, wie Ihr Betrieb es braucht.
Kostenfreier, klimaneutraler Versand: Ersatzteile und neue Systeme kommen ohne versteckte Versandkosten zu Ihnen.

Wenn Sie unsicher sind, welches System zu Ihrem Betrieb passt, oder wenn Sie nach einem Ausfall schnell eine Lösung brauchen, nehmen Sie gerne Kontakt auf. Wir helfen Ihnen unkompliziert weiter.