Was ist der Unterschied zwischen einem PDF-Kassenabschluss und einem DATEV-Export?

Sven Schmidt · 28 Sep. 2026

Ein PDF-Kassenabschluss ist ein lesbarer Tagesbericht Ihrer Kasse, der Umsätze, Zahlungsarten und Steuersätze übersichtlich zusammenfasst. Ein DATEV-Export hingegen liefert dieselben Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das Ihr Steuerberater direkt in seine Buchhaltungssoftware einlesen kann. Der Unterschied klingt technisch, hat aber spürbare Auswirkungen auf Ihren Aufwand, Ihre Kosten beim Steuerbüro und Ihre Sicherheit bei einer Betriebsprüfung. Die folgenden Fragen klären, wann welches Format für Sie das Richtige ist.

Welche Daten enthält ein PDF-Kassenabschluss?

Ein PDF-Kassenabschluss ist ein Tagesbericht, den Ihre Registrierkasse am Geschäftsschluss erstellt. Er zeigt die wichtigsten Zahlen des Tages in einer für Menschen lesbaren Form: Gesamtumsatz, aufgeteilt nach Steuersätzen, Einnahmen je Zahlungsart (Bar, EC, Kreditkarte), Stornos, Retouren und den Kassenbestand am Ende des Tages.

Konkret finden Sie in einem typischen PDF-Kassenabschluss folgende Informationen:

Tagesumsatz brutto und netto, aufgeschlüsselt nach Mehrwertsteuersätzen (7 % und 19 %)
Einnahmen je Zahlungsart (Bargeld, EC-Karte, Kreditkarte)
Anzahl der Transaktionen
Stornierungen und Rückgaben
Anfangs- und Endbestand der Kasse
Gegebenenfalls Angaben zu einzelnen Bediener- oder Abteilungsumsätzen

Dieses Dokument ist für Sie als Inhaber gut lesbar und gibt Ihnen am Abend einen schnellen Überblick über den Geschäftstag. Es eignet sich auch als Grundlage für Ihr Kassenbuch. Was es nicht kann: Es lässt sich nicht automatisch in eine Buchhaltungssoftware einlesen. Jemand muss die Zahlen manuell übertragen oder abtippen.

Was enthält ein DATEV-Export aus der Kasse?

Ein DATEV-Export aus der Kasse ist eine strukturierte Datei, meist im CSV- oder XML-Format, die dieselben Kassendaten in einer Form enthält, die Buchhaltungssoftware wie DATEV direkt verarbeiten kann. Ihr Steuerberater importiert diese Datei und muss die Zahlen nicht mehr manuell eingeben.

Inhaltlich deckt ein DATEV-Export in der Regel folgende Bereiche ab:

Alle Einzeltransaktionen des Tages oder Zeitraums mit Datum, Uhrzeit und Betrag
Zuordnung zu Buchungskonten nach dem DATEV-Kontenrahmen (SKR 03 oder SKR 04)
Aufschlüsselung nach Steuersätzen und Zahlungsarten
Informationen zu Stornos und Korrekturbuchungen

Viele moderne Kassensysteme exportieren diese Daten zusätzlich im Format der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme, kurz DSFinV-K. Diese Schnittstelle ist seit dem 30. September 2020 vorgeschrieben und ersetzt den früheren GoBD-Export. Sie ermöglicht dem Finanzamt bei einer Außenprüfung eine lückenlose, maschinelle Überprüfung aller Kassenvorgänge. Ein DATEV-Export und ein DSFinV-K-Export sind nicht dasselbe, ergänzen sich aber: Der DATEV-Export dient der laufenden Buchhaltung, der DSFinV-K-Export der steuerlichen Prüfbarkeit.

Wann reicht ein PDF-Kassenabschluss aus?

Ein PDF-Kassenabschluss reicht aus, wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst führen, wenige Transaktionen pro Tag haben und die Zahlen ohnehin manuell in Ihr Kassenbuch oder Ihre Tabellenkalkulation übertragen. Für sehr kleine Betriebe mit überschaubarem Umsatz und einfacher Buchführung ist das PDF oft der praktischste Weg.

Typische Situationen, in denen das PDF-Format genügt:

Sie führen ein Kassenbuch manuell und haben wenige Buchungen täglich
Ihr Steuerberater erhält die Unterlagen quartalsweise und gibt die Zahlen selbst ein
Ihr Geschäft hat nur einen Steuersatz und keine komplexen Warengruppen
Sie nutzen keine Buchhaltungssoftware, die einen Import unterstützt

Wichtig: Auch wenn das PDF für Ihre laufende Buchhaltung ausreicht, müssen Ihre Kassendaten trotzdem in einem prüfbaren Format vorliegen. Das PDF allein ersetzt nicht den gesetzlich vorgeschriebenen DSFinV-K-Export, den Ihr Kassensystem intern speichern und bei einer Kassen-Nachschau bereitstellen muss. Sprechen Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater, welche Anforderungen für Ihren Betrieb gelten.

Wann ist ein DATEV-Export zwingend sinnvoll?

Ein DATEV-Export ist sinnvoll, sobald Ihr Steuerberater die Kassendaten regelmäßig in seine Software einpflegen muss. Je mehr Transaktionen Sie täglich haben und je häufiger Sie Ihre Buchhaltung aktualisieren, desto mehr Zeit und Geld sparen Sie durch den automatischen Import statt durch manuelle Dateneingabe.

Konkret lohnt sich der DATEV-Export besonders in diesen Fällen:

Sie haben viele Transaktionen pro Tag, zum Beispiel als Imbiss, Kiosk oder Friseursalon mit hohem Kundenaufkommen
Ihr Steuerberater arbeitet mit DATEV und berechnet Ihnen Zeit für die manuelle Dateneingabe
Sie möchten monatliche statt quartalsweise Auswertungen, um Ihren Betrieb besser steuern zu können
Sie nutzen eine Warenwirtschaft oder möchten Umsätze nach Warengruppen auswerten
Sie wollen Fehler durch manuelle Übertragung vermeiden und Ihre Buchhaltung rechtssicher gestalten

Der praktische Vorteil ist spürbar: Statt Abend für Abend Zahlen abzutippen oder Ihrem Steuerberater dicke Ordner zu schicken, übergeben Sie eine Datei. Das spart Zeit, reduziert Fehler und senkt in vielen Fällen die Kosten beim Steuerbüro. Für Ihren konkreten Bedarf empfehlen wir die Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.

Welche Kassensysteme unterstützen den DATEV-Export?

Moderne Android-basierte POS-Systeme und PC-Kassensysteme unterstützen den DATEV-Export in der Regel über ihre Kassensoftware oder eine angebundene App. Ältere, einfache Registrierkassen bieten diese Funktion häufig nicht oder nur eingeschränkt an.

Bei der Auswahl eines Kassensystems sollten Sie auf folgende Punkte achten:

DATEV-Schnittstelle: Kann das System eine DATEV-kompatible Exportdatei erzeugen?
DSFinV-K-Export: Speichert das System die Daten im gesetzlich vorgeschriebenen Format für Betriebsprüfungen?
Exportintervall: Können Sie täglich, wöchentlich oder monatlich exportieren?
Übergabeweg: Lässt sich die Datei per E-Mail, USB-Stick oder direkt über eine Cloud-Anbindung an den Steuerberater übermitteln?

PC-basierte Kassensysteme und leistungsfähige Android-Terminals bieten diese Funktionen meist vollständig. Einfache Registrierkassen liefern oft nur den PDF-Abschluss und den gesetzlich vorgeschriebenen DSFinV-K-Export, aber keine direkte DATEV-Anbindung. Wenn die DATEV-Schnittstelle für Sie wichtig ist, sollten Sie das vor dem Kauf gezielt prüfen.

Wie übergibt man Kassendaten korrekt an den Steuerberater?

Kassendaten übergeben Sie Ihrem Steuerberater korrekt, indem Sie regelmäßig den DATEV-Export aus Ihrem Kassensystem erstellen und ihm die Datei zusammen mit dem PDF-Kassenabschluss als Lesehilfe zukommen lassen. So hat er alle Informationen in der Form, die er für die Buchhaltung und für eine eventuelle Betriebsprüfung benötigt.

Eine strukturierte Übergabe sieht in der Praxis so aus:

Regelmäßiger Export: Erstellen Sie den DATEV-Export monatlich oder nach Absprache mit Ihrem Steuerberater.
PDF als Beleg: Legen Sie den PDF-Kassenabschluss als lesbaren Nachweis bei, damit Ihr Steuerberater die Zahlen schnell überprüfen kann.
Sicherer Übertragungsweg: Nutzen Sie einen verschlüsselten E-Mail-Anhang, einen USB-Stick oder ein vom Steuerberater empfohlenes Portal.
Archivierung: Bewahren Sie alle Exportdateien und PDF-Abschlüsse mindestens zehn Jahre auf. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt für alle Kassendaten.

Zusätzlich muss Ihr Kassensystem bei einer Außenprüfung oder Kassen-Nachschau durch das Finanzamt die Daten im TAR-Format gemäß BSI TR-03151 bereitstellen können. Das ist eine technische Anforderung an das Kassensystem selbst und nicht etwas, das Sie manuell vorbereiten. Ihr Kassensystem muss diese Funktion von Haus aus unterstützen. Für alle steuerlich relevanten Fragen zur korrekten Übergabe und Aufbewahrung empfehlen wir die Abstimmung mit Ihrem Steuerberater.

Kassenschmiede: Kassensysteme mit DATEV-Export und persönlicher Beratung

Wir wissen, dass die Wahl des richtigen Kassensystems mehr ist als eine technische Entscheidung. Es geht darum, abends weniger Zeit mit dem Kassenabschluss zu verbringen, Ihrem Steuerberater die Arbeit zu erleichtern und bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite zu sein. Genau dafür stehen unsere Kassensysteme.

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