Reicht ein täglicher Z-Bon als Nachweis von Einnahmen?

Sven Schmidt · 28 Juli 2026

Ein täglicher Z-Bon allein reicht als Einnahmennachweis in der Regel nicht aus. Er dokumentiert zwar die Tagessumme Ihrer Registrierkasse, ersetzt aber weder ein vollständiges Kassenbuch noch die gesamte Belegkette, die das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung erwartet. Die folgenden Abschnitte erklären, was genau der Z-Bon nachweist, wo seine Grenzen liegen und wie Sie auf der sicheren Seite bleiben.

Was muss ein Z-Bon laut GoBD enthalten?

Der Z-Bon ist der Tagesabschlussbon Ihrer Registrierkasse und muss laut den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) alle Umsätze des Tages einzeln und manipulationssicher erfassen. Er ist kein freies Dokument, sondern ein definierter Bestandteil der Kassenführung.

Konkret müssen auf einem ordnungsgemäßen Z-Bon folgende Angaben enthalten sein:

Datum und Uhrzeit des Tagesabschlusses
Die Gesamtsumme der Tageseinnahmen, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
Einzelne Zahlungsarten (Bar, EC, Gutschein etc.)
Stornierungen und Retouren
Seriennummer des Kassensystems und des Sicherheitsmoduls (TSE)
Transaktionsnummer und Signaturzähler
Prüfwert der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)

Seit dem 1. Januar 2020 schreibt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) vor, dass elektronische Registrierkassen über eine zertifizierte TSE verfügen müssen. Der Z-Bon ist damit nicht mehr nur ein einfacher Ausdruck, sondern ein digital signiertes Dokument. Fehlen TSE-Angaben auf Ihrem Tagesabschluss, gilt der Bon als nicht ordnungsgemäß, selbst wenn die Umsatzzahlen stimmen.

Reicht der Z-Bon allein für eine Betriebsprüfung aus?

Nein, der Z-Bon allein reicht für eine Betriebsprüfung nicht aus. Er ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Kassenführung, aber nur ein Teil davon. Das Finanzamt prüft bei einer Betriebsprüfung oder einer unangekündigten Kassennachschau die gesamte Belegkette, nicht nur den Tagesabschluss.

Was Prüfer konkret verlangen, geht weit über den Z-Bon hinaus:

Die vollständigen digitalen Kassendaten im DSFinV-K-Format (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme)
TSE-Exportdaten im vorgeschriebenen Format
Verfahrensdokumentation Ihres Kassensystems
Organisationsunterlagen wie Programmierprotokolle und Bedienungsanleitungen
Einen aktuellen X-Bericht zum Zeitpunkt der Prüfung, mit dem der Prüfer den Soll-Bestand mit dem tatsächlichen Bargeld in der Kasse vergleicht

Seit dem 1. Januar 2018 darf das Finanzamt ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten eine Kassennachschau durchführen. Stellt der Prüfer dabei Mängel fest, kann das eine vollständige Betriebsprüfung auslösen. Wer dann nur Z-Bons vorweisen kann und keine vollständigen digitalen Aufzeichnungen, riskiert Hinzuschätzungen, die bis zu 10 Prozent des Jahresumsatzes zuzüglich eines Sicherheitszuschlags betragen können.

Was ist der Unterschied zwischen Z-Bon und Kassenbuch?

Der Z-Bon ist der automatisch von der Registrierkasse erstellte Tagesabschlussbeleg. Das Kassenbuch ist die übergeordnete Aufzeichnung, die alle Bargeldbewegungen eines Tages zusammenfasst, also nicht nur die Einnahmen aus der Kasse, sondern auch Ausgaben, Privatentnahmen und Geldtransfers auf das Geschäftskonto.

Was der Z-Bon leistet

Der Z-Bon dokumentiert maschinell, was Ihre Registrierkasse an einem Tag erfasst hat. Er zeigt die Summe aller Verkäufe, Stornierungen und Zahlungsarten. Er ist ein technischer Nachweis, der direkt aus dem System kommt und durch die TSE manipulationssicher ist. Für Betriebe mit elektronischer Registrierkasse ist er die Grundlage des Tagesabschlusses.

Was das Kassenbuch leistet

Das Kassenbuch geht einen Schritt weiter. Es enthält neben den Kasseneinnahmen auch alle Ausgaben des Tages, Privatentnahmen, Privateinlagen und Geldtransfers auf das Geschäftskonto. Der Kassenbestand am Ende des Tages muss durch Rückrechnung aus dem gezählten Bargeld ermittelt werden. Wer eine offene Ladenkasse führt, also ohne elektronische Registrierkasse, muss die Tagessumme in einem sogenannten Kassenbericht festhalten, der genau diese Rückrechnung dokumentiert. Empfehlenswert ist außerdem ein tägliches Zählprotokoll, das die genaue Anzahl aller Banknoten und Münzen nach Stückelung auflistet, auch wenn es gesetzlich nicht ausdrücklich vorgeschrieben ist.

Wie lange müssen Z-Bons aufbewahrt werden?

Z-Bons und alle zugehörigen digitalen Kassendaten müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung (AO) und gilt für alle steuerlich relevanten Unterlagen, zu denen auch Tagesabschlussbons zählen.

Wichtig dabei: Die Aufbewahrung muss so erfolgen, dass die Daten jederzeit lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Eine Verdichtung der Grundaufzeichnungen, also das Zusammenfassen von Einzeldaten zu Tagessummen, ist während dieser zehn Jahre nicht zulässig, wenn dadurch die vollständige Lesbarkeit verloren geht. Das bedeutet in der Praxis:

Papierausdrucke von Z-Bons genügen allein nicht, da die digitalen Rohdaten ebenfalls aufbewahrt werden müssen
Die TSE-Daten und DSFinV-K-Exportdaten sind separat zu archivieren
Bei einem Kassenwechsel muss sichergestellt sein, dass das neue System die alten Daten weiterhin maschinell auswerten kann
Thermorollen verblassen mit der Zeit, weshalb digitale Sicherungen der Bons empfehlenswert sind

Wer die Zehnjahresfrist unterschätzt, erlebt bei einer späteren Betriebsprüfung eine unangenehme Überraschung: Fehlen Aufzeichnungen aus vergangenen Jahren, kann das Finanzamt die Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen, selbst wenn die aktuellen Aufzeichnungen einwandfrei sind.

Was passiert, wenn der Z-Bon fehlt oder lückenhaft ist?

Fehlen Z-Bons oder weisen sie Lücken auf, verliert Ihre Kassenführung ihre Beweiskraft. Das Finanzamt kann dann davon ausgehen, dass Einnahmen nicht vollständig erfasst wurden, und ist berechtigt, Ihre Umsätze zu schätzen. Diese Schätzungen fallen in der Regel höher aus als Ihre tatsächlichen Einnahmen.

Die Konsequenzen können erheblich sein:

Hinzuschätzungen: Das Finanzamt schätzt fehlende Einnahmen hinzu, häufig auf Basis von Branchendurchschnittswerten. Hinzuschätzungen können bis zu 10 Prozent des Jahresumsatzes zuzüglich eines Sicherheitszuschlags betragen.
Vollständige Betriebsprüfung: Mängel bei einer Kassennachschau können eine umfassende Außenprüfung auslösen, die mehrere Jahre rückwirkend umfasst.
Strafverfahren: Im schlimmsten Fall, wenn Manipulationsverdacht besteht, kann ein steuerliches Strafverfahren eingeleitet werden.

Besonders kritisch ist es, wenn Lücken in der Transaktionsnummernfolge auftauchen. Die TSE vergibt fortlaufende Nummern für jede Transaktion, sodass Lücken für Prüfer sofort erkennbar sind. Auch fehlende Tagesabschlüsse an bestimmten Öffnungstagen oder unplausibel niedrige Tagesumsätze ziehen regelmäßig Aufmerksamkeit auf sich.

Wer merkt, dass Z-Bons fehlen oder die Kassendaten unvollständig sind, sollte nicht warten, sondern den Steuerberater frühzeitig einbeziehen. Eigeninitiative und Transparenz gegenüber dem Finanzamt werden in der Regel besser bewertet als nachträglich entdeckte Mängel.

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