Was muss die Kasse bei einem Gutschein technisch erfassen und speichern?

Sven Schmidt · 08 Sep. 2026

Bei der Ausgabe oder Einlösung eines Gutscheins muss Ihre Kasse den Vorgang vollständig als Transaktion erfassen und über die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) absichern. Welche Daten dabei genau gespeichert werden müssen und wie das technisch abläuft, hängt davon ab, ob es sich um einen Einzweck- oder einen Mehrzweck-Gutschein handelt. Die folgenden Abschnitte beantworten die wichtigsten Fragen dazu Schritt für Schritt.

Wie wird ein Gutschein in der Kasse technisch verbucht?

Ein Gutschein wird in der Kasse als eigenständiger Geschäftsvorfall erfasst und gespeichert. Das Kassensystem unterscheidet dabei grundsätzlich zwei Situationen: die Ausgabe des Gutscheins gegen Zahlung und die spätere Einlösung. Beide Vorgänge werden als separate Transaktionen mit eigener Transaktionsnummer protokolliert.

Technisch betrachtet behandelt die Kasse einen Gutschein ähnlich wie jeden anderen Zahlungsvorgang. Beim Verkauf eines Gutscheins bucht das System einen Eingang, beim Einlösen einen Abgang. Entscheidend ist dabei die steuerliche Einordnung: Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet zwischen Einzweck-Gutscheinen und Mehrzweck-Gutscheinen, und diese Unterscheidung beeinflusst direkt, wie und wann die Kasse den Umsatz verbucht.

Einzweck-Gutschein

Ein Einzweck-Gutschein berechtigt zum Bezug einer ganz bestimmten Leistung zu einem festen Steuersatz, zum Beispiel ein Gutschein für eine Haarschnittbehandlung im Friseursalon. Hier ist der Leistungsort und der Steuersatz bereits bei der Ausgabe bekannt. Die Kasse verbucht den Umsatz deshalb schon zum Zeitpunkt des Verkaufs, nicht erst bei der Einlösung.

Mehrzweck-Gutschein

Ein Mehrzweck-Gutschein kann für verschiedene Waren oder Dienstleistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen eingesetzt werden, zum Beispiel ein allgemeiner Wertgutschein für ein Fachgeschäft. Da der genaue Verwendungszweck bei der Ausgabe noch nicht feststeht, verbucht die Kasse den Umsatz erst bei der tatsächlichen Einlösung. Die Ausgabe selbst ist steuerlich zunächst neutral. Für Ihre konkrete steuerliche Einordnung empfehlen wir die Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.

Welche Daten muss die Kasse bei der Gutscheinausgabe speichern?

Bei der Ausgabe eines Gutscheins muss Ihre Kasse mindestens den Betrag des Gutscheins, das Datum und die Uhrzeit der Transaktion, eine eindeutige Transaktionsnummer sowie die Art des Vorgangs speichern. Diese Daten werden von der TSE signiert und manipulationssicher auf einem nicht flüchtigen Speichermedium abgelegt.

Konkret gehören zu einer vollständigen Gutschein-Transaktion folgende Informationen:

Transaktionsnummer: Eine fortlaufende, eindeutige Nummer, die Lücken in der Aufzeichnung erkennbar macht
Zeitstempel: Datum und Uhrzeit der Ausgabe, zeitgleich mit der Eingabe festgeschrieben
Betrag: Der aufgeladene Wert des Gutscheins
Vorgangsart: Die Kasse muss kenntlich machen, dass es sich um einen Gutscheinverkauf handelt, nicht um einen regulären Warenverkauf
Zahlungsart: Ob der Gutschein bar, per Karte oder anderweitig bezahlt wurde
TSE-Signatur: Die kryptografische Signatur der TSE, die die Unveränderlichkeit des Datensatzes sicherstellt

Diese Daten müssen im Format der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) strukturiert sein, damit das Finanzamt bei einer Kassen-Nachschau oder Außenprüfung die Aufzeichnungen maschinell auswerten kann.

Muss die TSE auch Gutscheinvorgänge absichern?

Ja, Gutscheinvorgänge müssen von der TSE abgesichert werden, sofern sie über ein elektronisches Kassensystem erfasst werden. Die TSE sichert jeden Geschäftsvorfall ab, der über die Kasse läuft, und Gutscheine sind dabei keine Ausnahme. Das gilt sowohl für die Ausgabe als auch für die Einlösung.

Die TSE besteht aus einem zertifizierten Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Sie signiert jeden Vorgang kryptografisch, sodass nachträgliche Änderungen sofort erkennbar werden. Wichtig: Nicht die Kasse selbst muss zertifiziert sein, sondern ausschließlich die TSE. Jedes elektronische Aufzeichnungssystem muss bei störungsfreiem Betrieb genau einer TSE zugeordnet sein.

Besonders relevant ist dies für aufladbare Kundenkarten, die als Einzweck- oder Mehrzweck-Gutscheine einzustufen sind. Diese erfordern ausdrücklich eine TSE-Absicherung. Wer solche Karten ausgibt und einlöst, muss sicherstellen, dass sein Kassensystem diese Vorgänge korrekt über die TSE protokolliert.

Was passiert technisch, wenn ein Gutschein eingelöst wird?

Wenn ein Gutschein eingelöst wird, öffnet die Kasse eine neue Transaktion und verbucht den Gutscheinbetrag als Zahlungsmittel. Das System zieht den Gutscheinwert vom Rechnungsbetrag ab und erfasst den Vorgang mit einer eigenen Transaktionsnummer, die von der TSE signiert wird.

Technisch läuft die Einlösung in mehreren Schritten ab:

Der Kassierer wählt den Gutschein als Zahlungsmittel aus oder scannt einen Gutscheincode.
Das Kassensystem prüft den verfügbaren Gutscheinwert und verbucht ihn gegen den offenen Rechnungsbetrag.
Ein neuer Datensatz wird angelegt, der den eingelösten Betrag, das Datum, die Uhrzeit und die Transaktionsnummer enthält.
Die TSE signiert diesen Datensatz unverzüglich, sodass er manipulationssicher gespeichert wird.
Der Beleg wird ausgegeben und muss die Pflichtangaben gemäß Belegausgabepflicht enthalten.

Bei einem Mehrzweck-Gutschein wird der tatsächliche Umsatz erst jetzt steuerlich wirksam, weil erst bei der Einlösung klar ist, welche Waren oder Leistungen bezogen werden. Das Kassensystem muss deshalb in der Lage sein, den Gutscheinbetrag den richtigen Steuersätzen zuzuordnen. Auch hier gilt: Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, um sicherzustellen, dass Ihre Kasse für Ihre spezifische Gutscheinstruktur korrekt eingerichtet ist.

Welche Kassensysteme unterstützen eine gesetzeskonforme Gutscheinverwaltung?

Kassensysteme, die eine gesetzeskonforme Gutscheinverwaltung unterstützen, müssen KassenSichV-konform sein, über eine zertifizierte TSE verfügen und Gutscheinvorgänge als eigenständige Transaktionstypen im DSFinV-K-Format erfassen können. Moderne POS-Systeme auf Android- oder Windows-Basis erfüllen diese Anforderungen in der Regel vollständig.

Einfache Registrierkassen älterer Bauart können Gutscheine oft nur als Rabatt oder Sonderposten verbuchen, ohne die steuerliche Unterscheidung zwischen Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheinen abzubilden. Das kann bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen, weil die Aufzeichnungen dann nicht die notwendige Transparenz bieten.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten:

TSE-Integration: Die TSE muss Gutscheinvorgänge als eigene Transaktionstypen absichern, nicht nur reguläre Verkäufe
DSFinV-K-Export: Das System muss alle Gutscheindaten im vorgeschriebenen Format exportieren können
Gutscheinverwaltung: Idealerweise verwaltet die Kasse Gutscheincodes, Restguthaben und Einlösungshistorie direkt im System
Steuerliche Differenzierung: Das System sollte zwischen Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheinen unterscheiden und die Umsatzverbuchung entsprechend steuern
Individuelle Programmierung: Die Kasse sollte so eingerichtet sein, dass Gutscheine für Ihre Branche und Ihr Sortiment korrekt abgebildet werden

Kassenschmiede hilft Ihnen, Gutscheine gesetzeskonform zu verwalten

Gutscheine richtig in der Kasse abzubilden, ist kein Hexenwerk, aber es braucht ein Kassensystem, das technisch dafür ausgelegt ist. Wir bei Kassenschmiede liefern Ihnen genau das: vollständig vorkonfigurierte Kassensysteme, die KassenSichV-konform sind und Gutscheinvorgänge von Anfang an korrekt erfassen.

Alle unsere Systeme verfügen über eine zertifizierte TSE, die auch Gutscheinausgaben und -einlösungen manipulationssicher absichert
Wir programmieren Ihre Kasse individuell, sodass Gutscheine für Ihre Branche, Ihr Sortiment und Ihre Steuersätze korrekt eingerichtet sind
Der DSFinV-K-Export ist in unseren Systemen standardmäßig integriert, damit Sie bei einer Kassen-Nachschau keine bösen Überraschungen erleben
Unsere kostenlose Hotline steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie Fragen zur Einrichtung oder Bedienung haben
Kostenfreier, klimaneutraler Versand, damit Ihre neue Kasse ohne Aufwand bei Ihnen ankommt

Wenn Sie unsicher sind, welches System am besten zu Ihrer Gutscheinstruktur passt, helfen wir Ihnen gerne weiter. Nehmen Sie einfach Kontakt auf, und wir besprechen gemeinsam, welche Lösung für Ihr Geschäft die richtige ist.