Was bedeutet die geplante Kassenpflicht für Ihren Betrieb

Sven Schmidt · 09 Aug. 2026

Die Diskussion um eine allgemeine Registrierkassenpflicht in Deutschland beschäftigt Unternehmer seit Jahren. Während viele EU-Nachbarländer bereits verbindliche Regelungen eingeführt haben, galt in Deutschland bislang: Eine Pflicht zur elektronischen Kasse gibt es nicht. Doch das soll sich ändern. Gleichzeitig gelten bereits heute strenge Anforderungen an die Kassenführung, die viele Betriebe unterschätzen.

Dieser Artikel erklärt Ihnen Schritt für Schritt, was die geplante Kassenpflicht bedeutet, welche gesetzlichen Grundlagen bereits heute gelten, welche Anforderungen ein konformes Kassensystem erfüllen muss und wie Sie Ihren Betrieb sicher aufstellen. Sie müssen kein Technikexperte sein, um das zu verstehen. Wir bauen das Wissen gemeinsam von Grund auf auf.

Was ist die Kassenpflicht und wen betrifft sie?

Die Kassenpflicht bezeichnet die gesetzliche Verpflichtung, Bareinnahmen mit einem elektronischen Kassensystem zu erfassen. In Deutschland gibt es diese Pflicht bislang nicht flächendeckend. Jeder Unternehmer darf grundsätzlich selbst entscheiden, ob er eine elektronische Registrierkasse nutzt oder seinen Bargeldverkehr über eine sogenannte offene Ladenkasse abwickelt.

Eine offene Ladenkasse ist im Grunde jede Form der Bargeldaufbewahrung ohne technische Unterstützung: eine Geldkassette, eine Schublade oder sogar ein Portemonnaie. Wer so arbeitet, muss seine Einnahmen und Ausgaben trotzdem täglich aufzeichnen, zum Beispiel in einem handschriftlichen Kassenbuch oder durch die geordnete Ablage von Belegen.

Die geplante Registrierkassenpflicht würde das ändern. Laut dem Referentenentwurf des Bundesministeriums der Finanzen vom 7. August 2026 sollen Betriebe mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro verpflichtet werden, ausschließlich elektronische Kassensysteme zu nutzen. Unterhalb dieser Grenze bleibt die offene Ladenkasse weiterhin erlaubt. Besonders betroffen wären bargeldintensive Branchen wie Gastronomie, Einzelhandel, Kioske und Imbisse. Für kleine und mobile Verkaufsformen sollen jedoch Ausnahmen möglich bleiben, ähnlich wie es Österreich bereits umgesetzt hat.

Wichtig zu verstehen: Auch ohne eine formelle Kassenpflicht stehen Betriebe mit Bargeldverkehr bereits heute unter besonderer Beobachtung der Finanzbehörden. Wer also wartet, bis eine Pflicht offiziell eingeführt wird, riskiert unnötig Zeit und Nerven.

Ab wann gilt die geplante Kassenpflicht?

Der Referentenentwurf sieht den 1. Januar 2028 als geplanten Starttermin vor. Frühere Entwürfe nannten noch das Jahr 2027 – diese Angabe ist überholt. Das Jahr 2027 bleibt jedoch als Messjahr relevant: Wer im Jahr 2027 einen Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro erzielt, muss sein Kassensystem zum 1. Januar 2028 umgestellt haben.

Wer die Umsatzschwelle von 100.000 Euro erstmals in einem späteren Jahr überschreitet, hat ab dem 1. April des jeweiligen Folgejahres Zeit, auf ein konformes elektronisches Kassensystem umzustellen. Wer bereits heute eine TSE-konforme elektronische Kasse betreibt, muss nichts ändern.

Bitte beachten Sie: Bei dem genannten Regelwerk handelt es sich derzeit um einen Referentenentwurf des Bundesministeriums der Finanzen. Es liegt noch kein Kabinettsbeschluss vor, und der Bundestag hat das Gesetz noch nicht verabschiedet. Die Details können sich im weiteren Gesetzgebungsverfahren noch ändern. Formulierungen wie „die Kassenpflicht kommt ab 2028″ sind daher als geplant und vorgesehen zu verstehen.

Wie funktioniert die gesetzliche Grundlage der Kassenpflicht?

Das Fundament der heutigen Kassenregeln bildet das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, das im Dezember 2016 verabschiedet wurde. Seine zentralen Änderungen traten am 1. Januar 2020 in Kraft und werden unter dem Begriff KassenSichV 2020 zusammengefasst.

Hintergrund des Gesetzes war ein konkretes Problem: Finanzbehörden hatten in der Vergangenheit systematische Manipulationen an elektronischen Registrierkassen aufgedeckt. Umsätze wurden nachträglich gelöscht oder verändert, um Steuern zu hinterziehen. Das Gesetz sollte das technisch unmöglich machen.

Drei Kernpflichten entstanden daraus:

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Jede elektronische Kasse muss mit einer TSE ausgestattet sein. Diese Einrichtung speichert alle Kassenvorgänge manipulationssicher und unveränderbar.
Belegbereitstellungspflicht: Der Referentenentwurf sieht vor, die bisherige papierhafte Belegausgabepflicht zum 1. Januar 2028 vollständig abzuschaffen. An ihre Stelle tritt eine elektronische Belegbereitstellungspflicht, zum Beispiel per QR-Code, E-Mail oder NFC. Bei Beträgen unter 30 Euro ist künftig kein Beleg mehr erforderlich. Ein Papierbon soll nur noch auf ausdrücklichen Kundenwunsch ausgestellt werden.
Unangemeldete Kassenprüfung: Finanzamtsmitarbeiter dürfen Kassensysteme ohne Vorankündigung prüfen.

Buchführungspflichtig sind Gewerbetreibende mit einem Jahresgewinn von mehr als 80.000 Euro oder einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro. Diese Betriebe müssen jeden Kassenvorgang einzeln aufzeichnen. Kleinere Betriebe, die ihren Gewinn über eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, sind formal nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet, müssen aber dennoch alle vereinnahmten und verausgabten Gelder gemäß Umsatzsteuergesetz dokumentieren.

Welche konkreten Anforderungen gelten für konforme Kassensysteme?

Aufbauend auf der gesetzlichen Grundlage aus dem vorherigen Abschnitt stellt sich die praktische Frage: Was muss eine Kasse heute konkret können, um rechtssicher zu sein?

Ein konformes Kassensystem muss folgende Anforderungen erfüllen:

KassenSichV-2020-Konformität: Das System muss die Vorgaben der Kassensicherungsverordnung vollständig erfüllen.
Integrierte oder angebundene TSE: Die Technische Sicherheitseinrichtung kann als Karte, USB-Stick oder Cloud-Lösung eingebunden sein. Ohne TSE ist eine elektronische Kasse heute nicht legal betreibbar.
Einzelaufzeichnung aller Vorgänge: Jede Einnahme und jede Ausgabe muss einzeln und unveränderbar gespeichert werden.
Tagesabschlussbon: Am Ende jedes Geschäftstages erstellt die Kasse automatisch eine Zusammenfassung aller Vorgänge. Das erspart Ihnen das manuelle Kassenbuch.
Exportfähigkeit der Daten: Im Falle einer Betriebsprüfung müssen die gespeicherten Daten in einem standardisierten Format ausgelesen und dem Finanzamt übergeben werden können.

Moderne Kassensysteme bieten darüber hinaus nützliche Zusatzfunktionen: eine DATEV-Anbindung für die einfache Übergabe an den Steuerberater, eine Warenbestandsverwaltung oder eine Kundenkartei. Das sind keine Pflichten, aber sie sparen Ihnen im Alltag erheblich Zeit und Kosten beim Steuerberater.

Wer noch eine ältere Kasse ohne TSE betreibt, handelt nicht mehr gesetzeskonform. Das gilt unabhängig davon, ob eine allgemeine Registrierkassenpflicht eingeführt wird oder nicht.

Risiken und Folgen bei Nichteinhaltung der Kassenpflicht

Viele Betriebsinhaber unterschätzen, wie genau Finanzbehörden bei Kassenprüfungen hinschauen. Gerade bargeldintensive Betriebe wie Gaststätten, Kioske und Einzelhandelsgeschäfte stehen besonders im Fokus. Und die Realität ist ernüchternd: Der Großteil der Kassenprüfungen endet mit Beanstandungen.

Was passiert, wenn Ihre Kassenführung nicht ordnungsgemäß ist?

Hinzuschätzungen: Das Finanzamt kann Ihren Umsatz nach oben korrigieren, wenn die Kassenaufzeichnungen lückenhaft oder nicht nachvollziehbar sind. Solche Hinzuschätzungen können bis zu zehn Prozent des Jahresumsatzes zuzüglich eines Sicherheitszuschlags betragen.
Nachzahlungen und Zinsen: Auf die geschätzten Mehrumsätze fallen Steuernachzahlungen und Zinsen an.
Bußgelder: Der Referentenentwurf sieht bei Verstößen gegen die Kassenpflicht Bußgelder von bis zu 25.000 Euro vor.
Strafverfahren: Im schlimmsten Fall leitet das Finanzamt ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung ein. Wer Manipulationssoftware einsetzt oder verkauft, muss dem Entwurf zufolge mit einer Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren rechnen.

Stellen Sie sich vor: Sie führen Ihren Betrieb seit Jahren gewissenhaft, aber Ihre Kasse erfüllt technisch nicht die aktuellen Anforderungen. Das Finanzamt prüft unangemeldet und beanstandet die fehlende TSE. Das Ergebnis ist nicht nur eine hohe Nachzahlung, sondern auch monatelanger Stress mit Behörden, Anwälten und Steuerberatern. Dieses Szenario lässt sich mit einer konformen Kasse vollständig vermeiden.

So bereitet sich ein Betrieb auf die Kassenpflicht vor

Aufbauend auf allem, was bisher erklärt wurde, geht es jetzt um den praktischen Schritt: Wie stellen Sie Ihren Betrieb konkret auf sichere Beine?

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Prüfen Sie zunächst, welches Kassensystem Sie aktuell nutzen. Ist es KassenSichV-2020-konform? Verfügt es über eine aktive TSE? Wenn Sie das nicht sicher wissen, ist das bereits ein Warnsignal. Schauen Sie in die Unterlagen Ihrer Kasse oder fragen Sie beim Hersteller nach.

Schritt 2: Anforderungen klären

Überlegen Sie, welche Funktionen Ihr Betrieb wirklich braucht. Ein Kiosk hat andere Anforderungen als ein Friseursalon oder ein Blumengeschäft. Wichtige Fragen sind: Wie viele Mitarbeiter kassieren? Brauchen Sie eine Warenbestandsverwaltung? Soll die Kasse direkt mit Ihrem Steuerberater kommunizieren können? Prüfen Sie außerdem, ob Ihr Jahresumsatz die geplante Schwelle von 100.000 Euro überschreitet – denn dann wären Sie von der vorgesehenen Kassenpflicht ab 2028 unmittelbar betroffen.

Schritt 3: Ausreichend Zeit einplanen

Eine neue Kasse muss nicht nur angeschafft, sondern auch eingerichtet, programmiert und fiskalisiert werden. Planen Sie genug Vorlaufzeit ein, damit Sie nicht unter Druck geraten. Wer wartet, bis die Kassenpflicht offiziell in Kraft tritt, riskiert lange Lieferzeiten und Engpässe beim Fachhandel. Als Messjahr für die Umsatzschwelle ist 2027 vorgesehen – wer also bereits jetzt absehen kann, dass er diese Grenze überschreiten wird, sollte die Umstellung nicht auf die lange Bank schieben.

Schritt 4: Mitarbeiter schulen

Eine neue Kasse bringt nur dann Vorteile, wenn Ihr Team sie sicher bedienen kann. Achten Sie darauf, dass das System intuitiv bedienbar ist und dass eine Einweisung stattfindet. Viele Anbieter liefern Kassen bereits vorprogrammiert mit beschrifteter Tastatur aus, sodass der Einstieg so einfach wie möglich ist.

Eine gut gewählte Kasse ist kein notwendiges Übel. Sie ist ein Werkzeug, das Ihnen am Abend Zeit spart, den Kassenabschluss automatisiert und die Übergabe der Daten an Ihren Steuerberater auf Knopfdruck ermöglicht. Das bedeutet weniger Stress, weniger Kosten und mehr Freiheit für das, was wirklich wichtig ist: Ihr Geschäft.

Wie Kassenschmiede bei der Kassenpflicht unterstützt

Wir wissen, dass die Umstellung auf ein neues Kassensystem für viele Betriebsinhaber mit Unsicherheit verbunden ist. Genau deshalb begleiten wir Sie von der ersten Frage bis zum ersten Kassiervorgang. Unsere Kassensysteme bei Kassenschmiede sind alle KassenSichV-2020-konform, mit TSE ausgestattet und sofort einsatzbereit.

Was wir konkret für Sie tun:

Wir liefern Ihre Kasse individuell programmiert: fiskalisiert, in deutscher Systemsprache, mit beschrifteter und farblich strukturierter Tastatur.
Wir bieten kostenfreien, klimaneutralen Versand, damit keine versteckten Kosten entstehen.
Unsere kostenlose Hotline steht Ihnen für alle Fragen rund um Einrichtung, Bedienung und gesetzliche Anforderungen zur Verfügung.
Wir versorgen Sie mit allem Zubehör, das Sie für den laufenden Betrieb brauchen: TSE-Karten, Thermorollen und mehr.
Über unseren Blog halten wir Sie zeitnah über Gesetzesänderungen und neue Anforderungen auf dem Laufenden.

Wenn Sie unsicher sind, welches System zu Ihrem Betrieb passt, sprechen Sie uns einfach an. Ein kurzes Beratungsgespräch reicht oft aus, um Klarheit zu schaffen.

Quelle: Referentenentwurf des Bundesministeriums der Finanzen vom 7. August 2026 (PDF)