Der X-Bon ist ein Zwischenbericht, der die aktuellen Kassendaten anzeigt, ohne sie zurückzusetzen. Der Z-Bon ist der Tagesabschluss, der alle Umsätze des Tages zusammenfasst und den Kassenspeicher auf null setzt. Beide Berichte sind wichtige Werkzeuge für den täglichen Kassenbetrieb und die Buchführung. Im Folgenden erfahren Sie, wann Sie welchen Bon verwenden sollten und was dabei gesetzlich gilt.
Wann sollte man X-Bon und Z-Bon verwenden?
Den X-Bon verwenden Sie immer dann, wenn Sie einen Zwischenstand der Kasse prüfen möchten, ohne den Tagesabschluss auszulösen. Den Z-Bon drucken Sie am Ende des Geschäftstages, wenn Sie die Kasse endgültig abschließen und die Tagesumsätze für die Buchführung festhalten wollen.
Stellen Sie sich vor, Sie möchten mittags kurz prüfen, ob die Umsätze stimmen, ohne den Tag schon zu beenden. Genau dafür ist der X-Bon gedacht. Er zeigt Ihnen alle bisher gebuchten Umsätze, Stornos und Zahlungsarten an, ohne irgendetwas zu verändern. Sie können ihn beliebig oft ausdrucken, zum Beispiel bei einem Schichtwechsel oder wenn Sie einfach einen Überblick über den aktuellen Stand brauchen.
Den Z-Bon drucken Sie dagegen nur einmal pro Tag, nämlich wenn das Geschäft schließt. Er ist der offizielle Tagesabschluss Ihrer Registrierkasse. Nach dem Ausdruck werden die Tagesdaten im Kassensystem zurückgesetzt, und der nächste Geschäftstag beginnt bei null. Der Z-Bon ist damit das Dokument, das Ihr Steuerberater für die Buchführung braucht und das im Fall einer Betriebsprüfung als Nachweis dient.
Was passiert nach dem Ausdruck eines Z-Bons mit den Kassendaten?
Nach dem Ausdruck des Z-Bons setzt die Registrierkasse die Tageszähler zurück. Die Umsätze des abgeschlossenen Tages werden im internen Kassenspeicher oder auf der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) dauerhaft gespeichert, aber der laufende Tageszähler beginnt wieder bei null.
Das bedeutet konkret: Die Daten gehen nicht verloren. Moderne Kassensysteme, die der KassenSichV 2020 entsprechen, speichern alle Buchungsvorgänge manipulationssicher auf einer TSE. Der Z-Bon schließt lediglich den aktuellen Abrechnungszeitraum ab und bereitet die Kasse für den nächsten Tag vor.
Für Sie als Inhaber bedeutet das: Der Z-Bon-Ausdruck ist gleichzeitig Ihr täglicher Kassenbericht. Heben Sie diesen Bon auf, denn er dokumentiert die Einnahmen des Tages und bildet die Grundlage für Ihre Tageseinnahmen-Aufzeichnung. Viele Kassensysteme speichern den Z-Bon zusätzlich digital, sodass Sie ihn jederzeit abrufen oder direkt an Ihren Steuerberater weiterleiten können. Das spart Zeit und reduziert den Aufwand am Monatsende erheblich.
Ist der Z-Bon gesetzlich vorgeschrieben?
Der Z-Bon als solcher ist nicht explizit im Gesetz vorgeschrieben. Was jedoch gesetzlich vorgeschrieben ist, ist die tägliche Aufzeichnung aller Einnahmen und ein lückenloser Kassenbericht. In der Praxis erfüllt der Z-Bon genau diese Anforderung und gilt bei Betriebsprüfungen als Standardnachweis.
Die Abgabenordnung verpflichtet Unternehmer dazu, ihre Einnahmen täglich zu erfassen und nachvollziehbar zu dokumentieren. Der Z-Bon ist der in der Praxis übliche Weg, dieser Pflicht nachzukommen. Wenn Sie keinen täglichen Abschluss machen und die Daten nicht aufbewahren, riskieren Sie Probleme bei einer Steuerprüfung. Das Finanzamt kann dann Umsätze schätzen, was in den meisten Fällen zu Ihrem Nachteil ausgeht.
Seit der Einführung der KassenSichV 2020 müssen alle Kassensysteme zudem eine TSE besitzen, die alle Buchungen unveränderbar aufzeichnet. Der Z-Bon ergänzt diese digitale Aufzeichnung als täglicher Papiernachweis. Wer also auf Nummer sicher gehen will und Stress mit dem Finanzamt vermeiden möchte, sollte den Tagesabschluss täglich und konsequent durchführen.
Drucken alle Kassensysteme X-Bon und Z-Bon automatisch?
Nein, nicht alle Kassensysteme drucken X-Bon und Z-Bon automatisch. Bei den meisten Registrierkassen müssen Sie den Bon aktiv auslösen, entweder über eine Taste oder ein Menü. Manche modernen Kassensysteme können jedoch so eingestellt werden, dass sie Sie am Tagesende automatisch an den Z-Bon erinnern oder ihn direkt digital speichern.
Einfache Registrierkassen verfügen in der Regel über eine eigene Taste für X-Bon und Z-Bon. Bei moderneren POS-Systemen, die auf Android oder Windows basieren, finden Sie die Funktion meist im Menü unter dem Punkt „Abschluss” oder „Kassenbericht”. Die genaue Bedienung hängt vom jeweiligen Modell und der Programmierung ab.
Wichtig ist, dass Ihr Kassensystem beide Berichte unterstützt und korrekt ausgibt. Ein gut programmiertes Kassensystem zeigt im Z-Bon alle relevanten Informationen übersichtlich an: Gesamtumsatz, aufgeschlüsselt nach Zahlungsarten und Steuersätzen, Stornos, Retouren und die Anzahl der Buchungsvorgänge. Diese Übersicht macht die Übergabe an den Steuerberater deutlich einfacher und spart Ihnen Zeit, die Sie sinnvoller einsetzen können.
Wie Kassenschmiede bei Z-Bon und X-Bon unterstützt
Wir wissen, dass der tägliche Kassenabschluss für viele Inhaber mehr Zeit kostet als nötig, vor allem wenn das Kassensystem nicht richtig eingerichtet ist oder die Berichte unübersichtlich sind. Deshalb liefern wir bei Kassenschmiede nicht einfach nur Hardware, sondern vollständig vorbereitete Kassensysteme, die von Anfang an auf Ihren Betrieb abgestimmt sind.
- Individuelle Programmierung: Wir richten Ihr Kassensystem so ein, dass Z-Bon und X-Bon alle Informationen enthalten, die Sie und Ihr Steuerberater täglich brauchen.
- Korrekte Fiskalisierung: Alle Systeme werden ordnungsgemäß fiskalisiert geliefert, inklusive TSE, sodass Ihre Kassendaten gesetzeskonform gespeichert werden.
- Persönlicher Support: Wenn Sie Fragen zur Bedienung, zum Tagesabschluss oder zur Weiterleitung der Daten an Ihren Steuerberater haben, erreichen Sie uns über unsere kostenlose Hotline.
- Sofort einsatzbereit: Sie müssen sich nicht durch Handbücher kämpfen. Ihre Kasse kommt fertig eingerichtet an, mit beschrifteter Tastatur und in deutscher Systemsprache.
Wenn Sie unsicher sind, welches Kassensystem zu Ihrem Betrieb passt oder wie Sie Ihren Kassenabschluss effizienter gestalten können, freuen wir uns auf ein Beratungsgespräch.
