Belegausgabepflicht: Muss der Kunde den Bon annehmen?

Sven Schmidt · 18 Juli 2026

Nein, der Kunde ist nicht verpflichtet, den Kassenbon anzunehmen. Das schreibt das Gesetz ausdrücklich so vor: Die Pflicht zur Belegausgabe liegt beim Unternehmer, nicht beim Käufer. Sie müssen den Bon anbieten und aushändigen. Was der Kunde anschließend damit macht, ist seine Sache. Im Folgenden klären wir, was die Belegausgabepflicht konkret von Ihnen verlangt, für wen sie gilt und wie moderne Kassensysteme Ihnen dabei die Arbeit abnehmen.

Was passiert, wenn der Kunde den Bon ablehnt?

Wenn der Kunde den Kassenbon nicht haben möchte, müssen Sie als Unternehmer trotzdem nichts befürchten. Die gesetzliche Pflicht besteht darin, den Beleg auszustellen und dem Kunden zur Verfügung zu stellen. Ob er ihn mitnimmt oder direkt in den Papierkorb wirft, ist rechtlich irrelevant. Ihre Pflicht ist mit dem Anbieten des Belegs erfüllt.

Das klingt auf den ersten Blick wie eine bürokratische Kuriosität, hat aber einen klaren Hintergrund: Der Bon dient nicht dem Kunden als Einkaufszettel, sondern der Finanzverwaltung als Kontrollmittel. Auf jedem Beleg sind Pflichtangaben aufgedruckt, anhand derer Prüfer im Rahmen einer Kassennachschau nachvollziehen können, ob jede Transaktion vollständig erfasst wurde. Die Transparenz soll auf der Seite des Unternehmers entstehen, nicht auf der des Käufers.

Praktisch bedeutet das: Drucken Sie den Bon aus und legen Sie ihn bereit. Wenn der Kunde ihn nicht möchte, ist das in Ordnung. Entscheidend ist, dass Sie ihn angeboten haben und dass die Transaktion in Ihrem Kassensystem lückenlos protokolliert ist.

Was genau schreibt die Belegausgabepflicht vor?

Die Belegausgabepflicht, umgangssprachlich auch Bonpflicht genannt, verpflichtet jeden Unternehmer, der ein elektronisches Kassensystem nutzt, für jeden einzelnen Geschäftsvorfall einen Beleg auszustellen und diesen dem Kunden unmittelbar zur Verfügung zu stellen. Die rechtliche Grundlage dafür ist das Kassengesetz vom 22. Dezember 2016, das mit § 146a der Abgabenordnung seit dem 1. Januar 2020 in Kraft ist.

Der Beleg muss dabei bestimmte Pflichtangaben enthalten:

Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Datum der Belegausstellung sowie Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und der Vorgangsbeendigung
Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen
Transaktionsnummer und Betrag je Zahlungsart
Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag sowie anzuwendender Steuersatz
Seriennummer des Kassensystems und des Sicherheitsmoduls
Prüfwert und fortlaufender Signaturzähler

Diese Angaben müssen entweder direkt lesbar auf dem Bon stehen oder über einen QR-Code auslesbar sein. Ein QR-Code ist aktuell nicht gesetzlich vorgeschrieben, kann aber freiwillig gedruckt werden.

Wichtig: Die Belegausgabe ist technologieneutral geregelt. Der Bon muss nicht zwingend aus Papier bestehen. Mit Zustimmung des Kunden darf er auch elektronisch übermittelt werden, zum Beispiel als PDF per E-Mail oder über Messenger-Dienste. Auf Wunsch muss aber immer auch ein Papierbon erhältlich sein. Bei der elektronischen Weitergabe an unbekannte Laufkundschaft sind zudem die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung zu beachten.

Gilt die Bonpflicht für alle Branchen und Betriebe?

Die Bonpflicht gilt für jeden Unternehmer, der ein elektronisches Kassensystem oder eine computergestützte Registrierkasse betreibt. Das umfasst Einzelhändler, Gastronomen, Friseursalons, Kioske, Imbisse und viele weitere Branchen, unabhängig von der Betriebsgröße.

Wer hingegen eine sogenannte offene Ladenkasse betreibt, also Bargeld ohne elektronisches System verwaltet, unterliegt keiner Belegausgabepflicht. Für diese Betriebe gelten aber weiterhin die allgemeinen gesetzlichen Aufzeichnungspflichten nach § 146 der Abgabenordnung.

Befreiung von der Belegausgabepflicht beantragen

Unter bestimmten Voraussetzungen können Unternehmer beim zuständigen Finanzamt eine Befreiung von der Belegausgabepflicht beantragen. Das ist möglich, wenn eine sogenannte sachliche Härte vorliegt und die korrekte Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird. Typischerweise kommt das für Betriebe in Frage, die viele unbekannte Kunden bedienen, zum Beispiel Bäckereien oder Marktstände mit hohem Durchlauf.

Die Entscheidung liegt im Ermessen der Finanzbehörde vor Ort und kann jederzeit widerrufen werden. Außerdem gilt: Die bloßen Kosten der Belegausgabe, also das Argument, Thermorollen seien teuer, reichen als Begründung allein nicht aus.

Keine Registrierkassenpflicht in Deutschland

Der Gesetzgeber hat bewusst keine allgemeine Registrierkassenpflicht eingeführt. Unternehmer dürfen weiterhin frei wählen, ob sie eine elektronische Kasse oder eine offene Ladenkasse führen. Wer sich jedoch für ein elektronisches System entscheidet, muss die Belegausgabepflicht vollständig einhalten. Eine Mischung, also elektronisch kassieren, aber keinen Bon ausgeben, ist nicht zulässig.

Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die Belegpflicht?

Wer gegen die Belegausgabepflicht verstößt, riskiert im Rahmen einer Betriebsprüfung oder einer unangekündigten Kassennachschau ernsthafte Konsequenzen. Finanzamtsprüfer dürfen während der üblichen Geschäftszeiten ohne Vorankündigung erscheinen und Zugriff auf die Kassendaten verlangen. Stellen sie Mängel fest, kann das eine umfassende Betriebsprüfung nach sich ziehen.

Die Folgen einer solchen Prüfung können empfindlich sein: Beanstandungen führen in der Regel zu Hinzuschätzungen, also einer Erhöhung des angenommenen Umsatzes durch das Finanzamt. Diese Zuschätzungen können bis zu zehn Prozent des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag betragen. Im schlimmsten Fall kann es zu einem Strafverfahren kommen.

Verstöße gegen die Belegausgabepflicht sind dabei nicht das einzige Risiko. Auch eine fehlende TSE-Anbindung, unvollständige Transaktionsdaten oder Lücken in der Signaturkette können als Manipulationsverdacht gewertet werden. Wer auf der sicheren Seite sein will, sollte sicherstellen, dass sein Kassensystem KassenSichV-konform ist und alle Belege korrekt ausgibt.

Wie erfüllt ein modernes Kassensystem die Belegpflicht automatisch?

Ein modernes, KassenSichV-konformes Kassensystem übernimmt die gesamte Belegpflicht automatisch im Hintergrund. Jede Transaktion wird in Echtzeit mit einer eindeutigen Transaktionsnummer erfasst, durch die integrierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) gesichert und unveränderbar gespeichert. Der Bon mit allen Pflichtangaben wird direkt beim Abschluss des Vorgangs gedruckt oder elektronisch bereitgestellt.

Das bedeutet für Sie im Alltag: Sie müssen sich nicht selbst um die korrekte Beleggestaltung kümmern. Das System stellt sicher, dass Name, Adresse, Zeitstempel, Transaktionsnummer, Steuersatz, Prüfwert und Seriennummer automatisch auf jedem Bon erscheinen. Fehler durch manuelle Eingabe oder vergessene Pflichtangaben gehören der Vergangenheit an.

Moderne POS-Systeme bieten darüber hinaus weitere Vorteile, die den Arbeitsalltag erleichtern:

Automatischer Tagesabschluss mit vollständigem Kassenjournal
Exportfunktionen für den Steuerberater, zum Beispiel über DATEV-Schnittstellen
Elektronische Belegausgabe per E-Mail oder App, wenn der Kunde das wünscht
Lückenlose Protokollierung aller Stornos und Trainingsbuchungen
Unterstützung bei der Kassenmeldepflicht über das ELSTER-Portal

Gerade für Inhaber kleiner Betriebe bedeutet das weniger Stress am Abend beim Kassenabschluss, weniger Aufwand beim Steuerberater und mehr Sicherheit bei einer möglichen Kassennachschau. Eine gut eingerichtete Kasse arbeitet für Sie, nicht gegen Sie.

Wie Kassenschmiede bei der Belegausgabepflicht unterstützt

Wir wissen, dass die gesetzlichen Anforderungen rund um Bonpflicht und KassenSichV auf den ersten Blick überwältigend wirken können. Deshalb liefern wir nicht einfach Hardware, sondern vollständig eingerichtete Lösungen, die von Anfang an korrekt funktionieren.

Über unser Sortiment an Kassensystemen bei Kassenschmiede finden Sie Geräte, die bereits ab Werk KassenSichV-konform sind, eine zertifizierte TSE integriert haben und alle Pflichtangaben automatisch auf jedem Bon ausgeben. Was wir konkret für Sie tun:

Individuelle Programmierung Ihrer Kasse vor der Lieferung, inklusive korrekter Steuereinstellungen und beschrifteter Tastatur
Ordnungsgemäße Fiskalisierung, sodass Ihre Kasse sofort einsatzbereit ist
Unterstützung bei der Kassenmeldung über das ELSTER-Portal
Kostenfreier, klimaneutraler Versand deutschlandweit
Persönliche Hotline für Fragen zur Belegausgabe, TSE und Kassenführung

Wenn Sie unsicher sind, welches System zu Ihrem Betrieb passt, oder Fragen zur korrekten Einrichtung haben, können Sie jederzeit Kontakt aufnehmen. Wir helfen Ihnen, die richtige Wahl zu treffen, ohne Fachchinesisch und ohne unnötigen Aufwand.