EC- und Kreditkartenzahlungen korrekt in der Kasse

Sven Schmidt · 23 Juli 2026

EC- und Kreditkartenzahlungen werden in der Registrierkasse grundsätzlich als bargeldlose Zahlung erfasst und buchhalterisch getrennt vom Bargeld behandelt. Der Kassenbestand selbst verändert sich dabei nicht, da das Geld nicht in die Kasse fließt, sondern direkt auf Ihr Geschäftskonto überwiesen wird. In diesem Artikel beantworten wir die häufigsten Fragen rund um das Thema Kartenzahlung in der Kasse.

Wie unterscheidet sich eine Kartenzahlung buchhalterisch von einer Barzahlung?

Der entscheidende Unterschied liegt im Geldfluss: Bei einer Barzahlung erhöht sich der Bargeldbestand in Ihrer Kasse sofort. Bei einer Kartenzahlung, ob EC-Zahlung oder Kreditkarte, fließt kein Bargeld in die Kasse. Das Geld landet direkt auf Ihrem Geschäftskonto, in der Regel ein bis zwei Werktage später.

Buchhalterisch bedeutet das: Kartenumsätze sind zwar Einnahmen, aber sie gehören nicht zum Kassenbestand. Wer das nicht sauber trennt, hat beim Tagesabschluss ein Problem. Der Kassenbon wird ausgedruckt, der Umsatz ist erfasst, aber die Kasse zeigt mehr Soll als Ist, weil kein Bargeld eingelegt wurde. Das verwirrt nicht nur beim Abschluss, sondern kann bei einer Kassennachschau zu unangenehmen Rückfragen vom Finanzamt führen.

Für Ihren Steuerberater ist die saubere Trennung ebenfalls wichtig. Kartenzahlungen tauchen auf dem Kontoauszug auf, Barzahlungen im Kassenbuch. Stimmen diese beiden Quellen nicht überein, entsteht Klärungsaufwand, der Sie Zeit und möglicherweise Geld kostet. Eine Registrierkasse, die Zahlungsarten automatisch trennt, macht Ihrem Steuerberater die Arbeit deutlich leichter.

Wie wird eine EC-Zahlung korrekt in der Registrierkasse erfasst?

Eine EC-Zahlung wird in der Registrierkasse korrekt erfasst, indem Sie beim Abschluss des Vorgangs die Zahlungsart „EC-Karte” oder „Kartenzahlung” auswählen, anstatt den Vorgang als Barzahlung abzuschließen. Die meisten modernen Kassensysteme bieten dafür eine eigene Taste oder einen eigenen Zahlungsweg. So bucht die Kasse den Umsatz korrekt als bargeldlose Zahlung.

In der Praxis läuft das meist so ab: Sie schließen den Kassenbon ab, tippen auf die Zahlungsarttaste für EC oder Karte, und das Kassensystem ordnet den Betrag der richtigen Kategorie zu. Parallel dazu führt Ihr Kartenterminal die eigentliche Transaktion durch. Wichtig ist, dass beide Geräte, Kasse und Kartenterminal, den gleichen Betrag ausweisen. Abweichungen entstehen manchmal durch Tippfehler oder wenn ein Vorgang am Terminal manuell eingegeben wird.

Wenn Ihre Kasse über eine direkte Schnittstelle zum Kartenterminal verfügt, also eine sogenannte Kopplung, wird der Betrag automatisch übertragen. Das reduziert Fehler und spart Zeit. Ist keine Kopplung vorhanden, müssen Sie den Betrag manuell am Terminal eingeben, was mehr Sorgfalt erfordert.

Müssen EC- und Kreditkartenzahlungen getrennt gebucht werden?

Ob EC- und Kreditkartenzahlungen in der Kasse getrennt voneinander gebucht werden müssen, hängt von Ihrem Kassensystem und den Anforderungen Ihres Steuerberaters ab. Gesetzlich vorgeschrieben ist eine Trennung nach Zahlungsart auf dem Kassenbon und im Tagesabschluss. Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) verlangt, dass der Betrag je Zahlungsart ausgewiesen wird.

In der Praxis bedeutet das: Ihr Tagesabschluss muss zeigen, wie viel Umsatz bar, per EC-Karte und per Kreditkarte eingegangen ist. Viele Kassensysteme fassen EC und Kreditkarte unter „Kartenzahlung” zusammen, was in den meisten Fällen ausreicht. Wenn Ihr Zahlungsdienstleister oder Ihre Bank jedoch EC- und Kreditkartenumsätze getrennt auf dem Kontoauszug ausweist, ist eine Trennung auch in der Kasse sinnvoll, damit die Zahlen später übereinstimmen.

Sprechen Sie im Zweifelsfall mit Ihrem Steuerberater. Er weiß, welche Detailtiefe bei der Buchung für Ihre Situation sinnvoll ist und welche Auswertungen er für die Finanzbuchhaltung benötigt.

Was passiert beim Tagesabschluss mit den Kartenumsätzen?

Beim Tagesabschluss, dem sogenannten Z-Bon oder Tagesendsummenbon, weist Ihre Registrierkasse alle Umsätze nach Zahlungsart aus. Kartenumsätze erscheinen dort als eigene Position, getrennt vom Bargeld. Der Kassenbestand selbst, also das physische Bargeld in der Lade, bleibt durch Kartenzahlungen unberührt.

Das ist ein häufiger Stolperstein: Wer am Abend den Z-Bon zieht und den ausgewiesenen Gesamtumsatz mit dem Bargeld in der Kasse vergleicht, wird feststellen, dass die Zahlen nicht übereinstimmen. Das ist korrekt so. Der Bargeldbestand entspricht nur dem Baranteil der Tageseinnahmen, die Kartenumsätze sind separat ausgewiesen und fließen über Ihr Geschäftskonto.

Wichtig für die Kassennachschau: Das Finanzamt prüft beim Tagesabschluss, ob das Kassen-Soll mit dem tatsächlichen Bargeldbestand übereinstimmt. Kartenumsätze gehören dabei nicht zum Soll des Bargeldbestands. Eine sauber geführte Kasse, die Zahlungsarten korrekt trennt, schützt Sie vor unnötigen Rückfragen bei der Prüfung. Der Z-Bon muss vollständig sein, Buchungsabbrüche sind nicht zulässig, und alle Umsätze müssen nachvollziehbar ausgewiesen sein.

Welche Anforderungen stellt die KassenSichV an die Erfassung von Kartenzahlungen?

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) schreibt vor, dass auf jedem Kassenbon der Betrag je Zahlungsart ausgewiesen wird. Das gilt auch für Kartenzahlungen. Jede Transaktion, ob bar oder per Karte, muss durch die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert und mit einer eindeutigen Transaktionsnummer versehen sein.

Konkret bedeutet das für Kartenzahlungen:

Der Bon muss die Zahlungsart „EC-Karte” oder „Kreditkarte” ausweisen.
Der gezahlte Betrag je Zahlungsart muss auf dem Bon erscheinen.
Die Transaktion wird durch die TSE mit einer Signatur und einem Prüfwert versehen.
Die Seriennummer des Kassensystems und des Sicherheitsmoduls müssen auf dem Bon stehen.
Ein fortlaufender Signaturzähler stellt sicher, dass keine Transaktionen fehlen.

Diese Anforderungen gelten unabhängig davon, ob der Kunde bar oder per Karte zahlt. Das Kassensystem muss alle Vorgänge lückenlos protokollieren, und die TSE sichert diese Daten manipulationssicher ab. Kassensysteme, die nicht KassenSichV-konform sind, erfüllen diese Anforderungen nicht und können bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen.

Was tun, wenn Kartenzahlung und Kassenbon nicht übereinstimmen?

Wenn der Betrag auf dem Kassenbon von dem abgebuchten Betrag am Kartenterminal abweicht, sollten Sie den Vorgang so schnell wie möglich klären und dokumentieren. Solche Abweichungen entstehen meist durch manuelle Eingabefehler am Terminal oder durch einen Fehler beim Abschluss des Kassenbons. Wichtig ist, dass Sie die Differenz nachvollziehbar aufzeichnen.

In der Praxis empfehlen sich folgende Schritte:

Sofort prüfen: Vergleichen Sie den Kassenbon mit dem Terminal-Ausdruck direkt nach der Transaktion. Viele Fehler lassen sich erkennen, bevor der Kunde das Geschäft verlässt.
Storno und Neubuchung: Ist ein falscher Betrag gebucht worden, führen Sie eine korrekte Stornobuchung in der Kasse durch und erfassen den Vorgang neu. Stornobuchungen müssen vollständig nachvollziehbar sein, der ursprüngliche Inhalt muss erkennbar bleiben.
Differenz dokumentieren: Falls eine Abweichung nicht mehr korrigiert werden kann, halten Sie den Sachverhalt schriftlich fest. Notieren Sie Datum, Uhrzeit, Betrag und Ursache.
Steuerberater informieren: Größere oder regelmäßige Abweichungen sollten Sie mit Ihrem Steuerberater besprechen, damit sie in der Buchführung korrekt behandelt werden.

Regelmäßige Abweichungen zwischen Kassenbon und Kartenterminal können bei einer Kassennachschau als Hinweis auf fehlerhafte Kassenführung gewertet werden. Eine Kopplung zwischen Kassensystem und Kartenterminal, bei der der Betrag automatisch übertragen wird, verhindert solche Fehler von vornherein und spart Ihnen abends beim Abschluss wertvolle Zeit.

Wie Kassenschmiede bei der Kartenzahlung in der Kasse unterstützt

Wir wissen, dass die korrekte Erfassung von Kartenzahlungen für viele Inhaber kleiner Betriebe im Alltag mehr Aufwand bedeutet als nötig, besonders wenn Kasse und Kartenterminal nicht miteinander kommunizieren oder die Kasse die Zahlungsarten nicht sauber trennt. Genau hier setzen wir an.

Individuell programmierte Kassensysteme: Unsere Kassensysteme liefern wir auf Wunsch fertig programmiert, mit korrekt eingerichteten Zahlungsarten, sodass EC-Zahlung und Kreditkarte von Anfang an sauber getrennt gebucht werden.
KassenSichV-konforme Hardware: Alle Systeme in unserem Sortiment sind KassenSichV2020-konform und verfügen über eine zertifizierte TSE, die jede Transaktion, ob bar oder per Karte, manipulationssicher absichert.
Weniger Aufwand für Ihren Steuerberater: Durch eine saubere Trennung der Zahlungsarten im Tagesabschluss liefert Ihre Kasse Auswertungen, die direkt weiterverwendet werden können, ohne mühsame Nacharbeit.
Persönlicher Support: Wenn etwas nicht stimmt, zum Beispiel Abweichungen zwischen Kasse und Terminal auftauchen, stehen wir Ihnen telefonisch zur Seite.

Wenn Sie Fragen zu einem konkreten Kassensystem haben oder wissen möchten, welche Lösung für Ihren Betrieb am besten passt, freuen wir uns über Ihr Beratungsgespräch.