Wie übergebe ich Kassendaten korrekt an meinen Steuerberater?

Sven Schmidt · 18 Aug. 2026

Kassendaten korrekt an den Steuerberater zu übergeben bedeutet: Sie exportieren regelmäßig die Tagesabschlüsse und den gesetzlich vorgeschriebenen DSFinV-K-Datensatz aus Ihrem Kassensystem und stellen diese Dateien Ihrem Steuerberater in einem lesbaren, strukturierten Format zur Verfügung. Für alle Betriebe, die eine elektronische Registrierkasse nutzen, ist der DSFinV-K-Export seit dem 30. September 2020 Pflicht und ersetzt den früheren GoBD-Export vollständig. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Daten konkret benötigt werden, wie der Export funktioniert und wie Sie die Übergabe so organisieren, dass Betriebsprüfungen und Steuerberatergespräche reibungslos laufen.

Welche Kassendaten muss ich dem Steuerberater liefern?

Ihr Steuerberater benötigt mindestens die täglichen Kassenberichte (Z-Berichte), den DSFinV-K-Export sowie alle Einzelbons des jeweiligen Zeitraums. Diese drei Bestandteile bilden zusammen das vollständige Bild Ihrer Kassenführung und ermöglichen eine korrekte Verbuchung in der Buchhaltung.

Im Einzelnen sind das folgende Unterlagen:

Z-Berichte: Der tägliche Kassenabschluss mit Gesamtumsatz, Stornos, Retouren und Zahlungsarten
DSFinV-K-Export: Der strukturierte Datensatz im vorgeschriebenen Format, der alle Einzeltransaktionen maschinenlesbar enthält
Einzelbelege: Die gespeicherten Kassenbons zu jedem Vorgang
TSE-Protokolldaten: Die von der Technischen Sicherheitseinrichtung erzeugten Signaturdaten
Kassenbuch: Falls Sie Barein- und Barauszahlungen außerhalb des Kassensystems vornehmen

Wichtig: Trinkgeld, das Sie als Unternehmer selbst erhalten, gilt als Umsatz und muss im Kassensystem erfasst werden. Trinkgeld, das direkt an Ihre Mitarbeiter geht, muss dagegen nicht zwingend über die Kasse laufen, solange die Kassensturzfähigkeit erhalten bleibt. Sprechen Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater, wie Sie das in Ihrem Betrieb am saubersten handhaben.

Was ist der Unterschied zwischen Z-Bericht und DSFinV-K-Export?

Der Z-Bericht ist eine lesbare Zusammenfassung des Tagesumsatzes, die Ihre Kasse am Ende des Geschäftstages ausdruckt oder anzeigt. Der DSFinV-K-Export ist eine strukturierte Datei mit allen Einzeltransaktionen, die das Finanzamt bei einer Prüfung maschinell auswerten kann. Beide Dokumente erfüllen unterschiedliche Zwecke und ersetzen sich nicht gegenseitig.

Der Z-Bericht zeigt auf einen Blick, was an einem Tag eingenommen wurde: Gesamtumsatz, aufgeteilt nach Mehrwertsteuersätzen, Zahlungsarten wie Bar oder Karte, Stornos und Retouren. Er ist das klassische Dokument, das Steuerberater für die monatliche Buchhaltung nutzen. Viele Betriebe drucken ihn täglich aus und heften ihn ab.

Der DSFinV-K-Export geht deutlich tiefer. Er enthält jeden einzelnen Kassiervorgang mit Zeitstempel, Artikelbezeichnung, Steuersatz und TSE-Signatur. Die Abkürzung steht für „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“. Diese Schnittstelle definiert eine einheitliche Datenstruktur, damit das Finanzamt Kassendaten aus verschiedenen Systemen einheitlich prüfen kann. Aktuell gilt Version 2.3 für alle Aufzeichnungen ab dem 1. Juli 2022. Version 2.4 bringt nur redaktionelle Änderungen und macht eine Systemanpassung nicht zwingend erforderlich.

Für Ihren Steuerberater sind beide Dokumente relevant: der Z-Bericht für die laufende Buchhaltung, der DSFinV-K-Export für den Fall einer Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau. Manche Steuerberater arbeiten inzwischen direkt mit dem DSFinV-K-Datensatz, weil er präziser ist und eine DATEV-Anbindung erleichtert.

Wie exportiere ich Kassendaten aus meinem Kassensystem?

Den DSFinV-K-Export starten Sie direkt in Ihrem Kassensystem über das Menü für Berichte oder Datenexport. Die genaue Bezeichnung variiert je nach Hersteller, aber jedes KassenSichV-konforme System muss diese Funktion anbieten. Das Ergebnis ist eine Datei, die Sie auf einem USB-Stick, per E-Mail oder über eine Cloud-Lösung weitergeben können.

So gehen Sie in der Regel vor:

Öffnen Sie das Berichtsmenü oder den Administrationsbereich Ihrer Kasse.
Wählen Sie den Zeitraum aus, den Sie exportieren möchten, zum Beispiel den vergangenen Monat.
Starten Sie den DSFinV-K-Export. Das System erzeugt eine ZIP-Datei mit mehreren CSV-Dateien im vorgeschriebenen Format.
Speichern Sie die Datei auf einem externen Speichermedium oder laden Sie sie in Ihre Cloud hoch.
Übermitteln Sie die Datei an Ihren Steuerberater.

Bei einer Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau müssen die Daten im TAR-Format gemäß BSI-TR-03151 übergeben werden. Die TSE-Daten werden dabei im eigenen Exportformat der TSE geliefert. Ihr Kassensystem sollte diesen Export automatisch zusammenstellen können. Falls Sie unsicher sind, ob Ihr System das korrekt macht, lohnt sich ein kurzer Test-Export, den Sie Ihrem Steuerberater zur Prüfung vorlegen.

Wie übermittle ich Kassendaten sicher an meinen Steuerberater?

Kassendaten übermitteln Sie am sichersten über ein verschlüsseltes Steuerberater-Portal, per DATEV-Anbindung oder über einen passwortgeschützten Cloud-Dienst. Eine unverschlüsselte E-Mail mit Kassendaten im Anhang ist aus Datenschutzsicht problematisch und sollte vermieden werden.

Die gängigsten Wege in der Praxis sind:

DATEV Unternehmen online: Viele Steuerberater nutzen diese Plattform. Wenn Ihr Kassensystem eine DATEV-Schnittstelle hat, können Daten direkt und automatisiert übertragen werden. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Steuerberater-Portal: Ihr Steuerberater stellt Ihnen oft einen eigenen sicheren Upload-Bereich zur Verfügung.
USB-Stick oder externe Festplatte: Für Betriebe ohne schnelle Internetverbindung oder bei größeren Datenmengen eine zuverlässige Alternative, wenn der Datenträger sicher aufbewahrt und übergeben wird.
Verschlüsselte Cloud-Dienste: Dienste mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Zugriffsschutz sind eine praktische Lösung für den regelmäßigen Datenaustausch.

Klären Sie mit Ihrem Steuerberater einmalig, welches Format und welchen Übertragungsweg er bevorzugt. Das erspart Ihnen jeden Monat Rückfragen und unnötigen Aufwand. Wenn Ihr Kassensystem eine direkte DATEV-Anbindung bietet, lohnt es sich, diese einzurichten, weil die Daten dann strukturiert und buchungsfertig ankommen.

Wie lange muss ich Kassendaten aufbewahren?

Kassendaten müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Pflicht ergibt sich aus § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung und gilt für alle steuerlich relevanten Unterlagen, also auch für Z-Berichte, DSFinV-K-Exporte, Einzelbelege und TSE-Protokolldaten.

Wichtig dabei: Die Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist vollständig, unverändert und maschinell lesbar bleiben. Eine Verdichtung oder Zusammenfassung von Grundaufzeichnungen ist nicht erlaubt, wenn dadurch die Lesbarkeit verloren geht. Das bedeutet in der Praxis: Sie dürfen alte Kassendaten nicht einfach in einer Tabelle zusammenfassen und die Originaldateien löschen.

Wenn Sie Ihr Kassensystem wechseln, müssen Sie die alte Hardware und Software nicht zwingend behalten, solange das neue System die alten Daten vollständig und maschinell auswertbar darstellen kann. Ist das nicht der Fall, müssen Sie das alte System für die Restlaufzeit der Aufbewahrungspflicht zugänglich halten.

Speichern Sie Ihre Kassendaten daher auf einem nicht flüchtigen Medium, also nicht nur auf der Kasse selbst. Eine externe Festplatte, ein NAS-System oder ein zuverlässiger Cloud-Dienst sind geeignete Lösungen. Denken Sie auch an regelmäßige Backups, damit keine Daten verloren gehen.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung mit meinen Kassendaten?

Bei einer Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau kann das Finanzamt unangekündigt in Ihrem Betrieb erscheinen und die sofortige Herausgabe Ihrer elektronischen Kassendaten verlangen. Sie müssen die Daten in engem zeitlichen Zusammenhang zur Verfügung stellen können. Wer nicht vorbereitet ist, riskiert Hinzuschätzungen oder eine umfassende Prüfung.

Finanzamtsprüfer haben das Recht, während der üblichen Geschäftszeiten ohne Vorankündigung zu erscheinen. Sie können den direkten Zugriff auf Ihre Kasse sowie den Export der Kassendaten im TAR-Format verlangen. Über die strukturierten DSFinV-K-Daten kann das Finanzamt nicht nur prüfen, ob Manipulationen vorliegen, sondern auch, ob einzelne Geschäftsvorfälle wie Trinkgeld korrekt verbucht wurden.

Stellt der Prüfer Mängel fest, kann das weitreichende Folgen haben: Im günstigsten Fall gibt es eine Beanstandung mit Auflagen. Im ungünstigsten Fall leitet das Finanzamt eine umfassende Betriebsprüfung ein, die mit Hinzuschätzungen von bis zu zehn Prozent des Jahresumsatzes enden kann. In schwerwiegenden Fällen ist sogar ein Strafverfahren möglich.

Die beste Vorbereitung ist eine saubere, lückenlose Kassenführung: tägliche Z-Berichte, regelmäßige DSFinV-K-Exporte, vollständige Belegarchivierung und eine funktionierende TSE. Außerdem besteht seit dem 1. Januar 2025 eine elektronische Mitteilungspflicht über das ELSTER-Portal: Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, mussten bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden. Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassen müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Auch Außerbetriebnahmen sind innerhalb eines Monats zu melden.

Wie Kassenschmiede bei der Übergabe von Kassendaten an den Steuerberater unterstützt

Wir wissen, dass die Übergabe von Kassendaten an den Steuerberater für viele Inhaber kleiner Betriebe ein lästiges Thema ist, das Zeit kostet und Unsicherheit erzeugt. Genau deshalb liefern wir nicht einfach eine Kasse, sondern eine vollständig eingerichtete Lösung, die von Anfang an für eine reibungslose Datenweitergabe vorbereitet ist.

Mit unseren Kassensystemen von Kassenschmiede profitieren Sie konkret von:

KassenSichV-konformen Systemen mit TSE: Alle Kassen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und erzeugen automatisch die richtigen Exportdaten für das Finanzamt und den Steuerberater.
Individueller Programmierung vor der Lieferung: Wir richten Ihre Kasse so ein, dass sie von Tag eins an korrekt fiskalisiert ist und die Daten in der richtigen Struktur speichert.
Unterstützung bei DATEV-fähigen Systemen: Für Betriebe, die eine direkte Anbindung an die Buchhaltung ihres Steuerberaters wünschen, helfen wir bei der Auswahl des passenden Systems.
Persönlicher Support per kostenloser Hotline: Wenn Sie beim Export nicht weiterkommen oder Fragen zur Datenübergabe haben, sind wir direkt erreichbar.
Kostenfreier, klimaneutraler Versand: Ihre neue Kasse kommt fertig eingerichtet zu Ihnen, ohne versteckte Zusatzkosten.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches System am besten zu Ihrem Betrieb und Ihrem Steuerberater passt, helfen wir Ihnen gerne weiter. Nehmen Sie einfach Kontakt auf und wir besprechen gemeinsam, was für Sie sinnvoll ist.