Welche Änderungen gibt es in der Registrierkassenpflicht ab 2026?

Sven Schmidt · 10 Aug. 2026

Ab 2026 gibt es keine grundlegend neue Registrierkassenpflicht, die alle bisherigen Regeln auf den Kopf stellt. Die wesentlichen gesetzlichen Anforderungen aus der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) gelten bereits seit 2020. Was sich 2026 jedoch konkret ändert: Die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme beim Finanzamt ist seit dem 1. Juli 2025 vollständig in Kraft, und Finanzbehörden prüfen die Einhaltung dieser Pflichten zunehmend strenger. Darüber hinaus sieht ein aktueller Referentenentwurf des Bundesministeriums der Finanzen vor, dass ab dem 1. Januar 2028 eine echte gesetzliche Kassenpflicht für umsatzstarke Betriebe eingeführt werden soll. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen, die Einzelhändler, Gastronomen und andere Unternehmer jetzt stellen sollten.

Was ändert sich konkret ab 2026 für Kassenbetreiber?

Ab 2026 stehen Kassenbetreiber vor allem vor einer verschärften Kontrolldichte. Die gesetzlichen Grundpflichten, also die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die Einzelaufzeichnungspflicht und die Belegausgabepflicht, sind nicht neu. Neu ist, dass die Meldepflicht nach § 146a der Abgabenordnung seit dem 1. Juli 2025 vollständig gilt und Finanzämter nun aktiv prüfen, ob Kassensysteme ordnungsgemäß gemeldet wurden.

Konkret bedeutet das für Sie: Jedes elektronische Kassensystem, das Sie vor dem 1. Juli 2025 angeschafft haben, musste bis zum 31. Juli 2025 beim Finanzamt gemeldet werden. Systeme, die Sie ab dem 1. Juli 2025 neu anschaffen, müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung gemeldet werden. Die Übermittlung erfolgt elektronisch über das Programm Mein ELSTER.

Zusätzlich ist eine Verschärfung bei der Kassennachschau geplant. Finanzprüfer dürfen bereits seit 2018 unangekündigt in Ihre Geschäftsräume kommen und Ihre Kasse prüfen. Künftig soll diese Befugnis auch auf andere Finanzämter ausgeweitet werden, nicht nur auf das Finanzamt, bei dem Sie Ihre Steuernummer haben. Das betrifft vor allem Unternehmer, die an wechselnden Standorten tätig sind.

Was plant der Gesetzgeber ab 2028? Die geplante Kassenpflicht im Überblick

Über die bestehenden Pflichten hinaus sieht ein Referentenentwurf des Bundesministeriums der Finanzen vom 7. August 2026 eine echte gesetzliche Kassenpflicht vor, die zum 1. Januar 2028 in Kraft treten soll. Es handelt sich dabei noch um einen Referentenentwurf – ein Kabinettsbeschluss und ein Beschluss des Bundestages stehen noch aus. Die genauen Details können sich daher noch ändern. Dennoch lohnt es sich, die wesentlichen Eckpunkte bereits jetzt zu kennen.

Wen betrifft die geplante Kassenpflicht? Vorgesehen ist, dass Betriebe mit einem Gesamtumsatz von mehr als 100.000 € verpflichtet werden, ein TSE-konformes elektronisches Kassensystem einzusetzen. Maßgeblich ist dabei der Umsatz des Jahres 2027: Wer im Jahr 2027 die Schwelle von 100.000 € überschreitet, müsste zum 1. Januar 2028 auf ein entsprechendes System umgestellt haben. Wer die Umsatzschwelle erstmals in einem späteren Jahr überschreitet, hätte ab dem 1. April des jeweiligen Folgejahres Zeit zur Umstellung. Betriebe unterhalb dieser Grenze dürfen weiterhin mit einer offenen Ladenkasse arbeiten. Wer bereits eine TSE-konforme elektronische Kasse betreibt, muss nichts ändern.

Was ändert sich bei der Belegpflicht? Ebenfalls zum 1. Januar 2028 soll die bisherige papierhafte Belegausgabepflicht vollständig abgeschafft werden. An ihre Stelle tritt eine elektronische Belegbereitstellungspflicht – etwa per QR-Code, E-Mail oder NFC. Ein Papierbon soll künftig nur noch auf ausdrücklichen Kundenwunsch ausgehändigt werden. Für Beträge unter 30 € ist laut Entwurf gar kein Beleg mehr erforderlich.

Gilt die Registrierkassenpflicht ab 2026 für alle Branchen?

In Deutschland gibt es derzeit keine allgemeine gesetzliche Pflicht, überhaupt eine Registrierkasse zu betreiben. Wer jedoch eine elektronische Kasse nutzt, muss die Anforderungen der KassenSichV vollständig erfüllen. Das gilt branchenübergreifend für alle Unternehmer, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen, egal ob Kiosk, Friseursalon, Imbiss, Blumengeschäft oder Einzelhandel.

Wer ausschließlich mit einer offenen Ladenkasse arbeitet, also ohne elektronisches System, unterliegt nicht der KassenSichV. Allerdings gelten dann strenge Anforderungen an die handschriftliche Kassenführung, und die Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt ist deutlich aufwendiger. In der Praxis ist eine ordnungsgemäß geführte elektronische Kasse mit TSE für die meisten Betriebe die einfachere und sicherere Lösung – und mit Blick auf die ab 2028 geplante Kassenpflicht ohnehin die zukunftssichere Wahl für Betriebe mit entsprechendem Umsatz.

Wichtig zu wissen: Auch wenn Sie Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen verkaufen, zum Beispiel an einem Marktstand, können Sie sich auf Antrag beim Finanzamt von der Belegausgabepflicht befreien lassen. Die übrigen Pflichten, also TSE, Einzelaufzeichnung und Meldepflicht, bleiben davon unberührt.

Was passiert, wenn die Kasse nicht den Anforderungen entspricht?

Wenn Ihre Kasse nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht, riskieren Sie bei einer Betriebsprüfung oder Kassennachschau erhebliche Probleme. Das Finanzamt kann die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung anzweifeln und Ihre Einnahmen schätzen, was in der Regel zu einer höheren Steuerlast führt, als Ihre tatsächlichen Umsätze rechtfertigen würden.

Konkrete Konsequenzen können sein:

Hinzuschätzungen von Umsätzen durch das Finanzamt
Bußgelder bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflichten – laut dem geplanten Gesetz bis zu 25.000 €
Nachzahlungen von Steuern zuzüglich Zinsen
Im schlimmsten Fall der Verdacht auf Steuerhinterziehung; der Einsatz oder Verkauf von Manipulationssoftware soll künftig mit bis zu 5 Jahren Freiheitsstrafe geahndet werden können

Besonders heikel wird es, wenn bei einer unangekündigten Kassennachschau der tatsächliche Bargeldbestand nicht mit dem im X-Bericht ausgewiesenen Kassen-Soll übereinstimmt. Solche Differenzen wecken sofort den Verdacht auf Manipulationen, selbst wenn der Fehler nur auf einen falsch gebuchten Wechselgeldbestand zurückzuführen ist. Eine korrekt eingerichtete und gewartete Kasse schützt Sie vor genau diesen Situationen.

Muss ich meine bestehende Kasse aufrüsten oder ersetzen?

Ob Sie Ihre bestehende Kasse aufrüsten oder ersetzen müssen, hängt davon ab, ob sie bereits mit einer zertifizierten TSE ausgestattet ist und ob sie die Anforderungen der KassenSichV erfüllt. Kassen, die nach dem 15. November 2010 angeschafft wurden und technisch nachrüstbar waren, hätten spätestens bis Ende 2020 mit einer TSE ausgestattet werden müssen.

Wenn Ihre Kasse bereits eine TSE hat und KassenSichV-konform ist, müssen Sie sie nicht ersetzen. Sie sollten jedoch prüfen, ob:

die TSE noch gültig ist und nicht abgelaufen ist
die Kasse korrekt beim Finanzamt gemeldet wurde
die Verfahrensdokumentation vollständig und aktuell ist
alle Umsätze einzeln aufgezeichnet werden; ein Z-Bon allein reicht nicht aus

Kassen, die technisch nicht nachrüstbar sind oder deren Hersteller den Support eingestellt hat, sollten Sie ersetzen. Ein Beispiel: Sharp hat sich Ende 2022 vollständig aus dem Kassenmarkt zurückgezogen und stellt seitdem keine neuen Kassen und Ersatzteile mehr her. Wer noch eine Sharp-Kasse betreibt, sollte prüfen, ob die TSE noch funktionsfähig und gültig ist, und mittelfristig über eine Neuanschaffung nachdenken – zumal die ab 2028 geplante Kassenpflicht für umsatzstarke Betriebe ohnehin eine moderne, TSE-konforme Lösung voraussetzt.

Welche Kassensysteme erfüllen die Anforderungen?

Ein Kassensystem erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, wenn es KassenSichV-konform ist, eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte TSE enthält und alle Buchungen unveränderbar aufzeichnet. Solche Systeme sind am Markt als Registrierkassen, Android-basierte POS-Terminals und Windows-PC-Kassensysteme erhältlich.

Bei der Auswahl eines geeigneten Systems sollten Sie auf folgende Punkte achten:

TSE-Zertifizierung: Die TSE muss vom BSI zertifiziert sein und aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer Schnittstelle bestehen.
Einzelaufzeichnung: Jeder Verkaufsvorgang muss detailliert erfasst werden, inklusive Stornobuchungen und Trainingsumsätzen.
Verfahrensdokumentation: Der Hersteller oder Händler sollte Ihnen Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und technische Systemdokumentation bereitstellen.
Meldbarkeit: Das System muss über ELSTER beim Finanzamt gemeldet werden können.
Brancheneignung: Für Gastronomie, Friseure oder den Einzelhandel gibt es spezialisierte Lösungen mit passenden Funktionen wie Tischverwaltung oder Kundenkartei.

Moderne POS-Systeme bieten darüber hinaus praktische Zusatzfunktionen wie eine DATEV-Anbindung, die die Übergabe von Kassendaten an Ihren Steuerberater erheblich vereinfacht und Ihnen am Monatsende viel Zeit spart.

Wie melde ich meine Kasse korrekt beim Finanzamt an?

Die Meldung Ihrer Kasse beim Finanzamt erfolgt elektronisch über das Programm Mein ELSTER oder die ERiC-Schnittstelle. Seit dem 1. Januar 2025 ist dieses Verfahren verfügbar. Wenn Sie Ihre Kasse vor dem 1. Juli 2025 angeschafft haben, musste die Meldung bis zum 31. Juli 2025 erfolgt sein. Neu angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung gemeldet werden.

Für die Meldung benötigen Sie in der Regel folgende Angaben:

Art des elektronischen Aufzeichnungssystems
Seriennummer des Kassensystems
Seriennummer der eingesetzten TSE
Datum der Anschaffung
Standort des Systems

Falls Sie mehrere Kassen betreiben, muss jedes Gerät einzeln gemeldet werden. Wenn Sie eine Kasse außer Betrieb nehmen, ist auch das dem Finanzamt mitzuteilen. Ihr Steuerberater kann Sie bei der Meldung unterstützen, oder Sie erledigen es selbst über Ihr ELSTER-Konto. Wichtig ist, dass Sie die Meldebestätigung aufbewahren, denn bei einer Kassennachschau kann das Finanzamt nach dem Nachweis der ordnungsgemäßen Meldung fragen.

Wie Kassenschmiede bei der Registrierkassenpflicht unterstützt

Wir wissen, dass die gesetzlichen Anforderungen rund um die Registrierkassenpflicht für viele Unternehmer zunächst überwältigend wirken. Genau deshalb haben wir unser Angebot so aufgebaut, dass Sie sich nicht durch Paragraphen kämpfen müssen, sondern eine fertige Lösung erhalten, die von Anfang an rechtssicher ist.

Als spezialisierter Fachhandel mit mehr als 20 Jahren Erfahrung bieten wir Ihnen über unser Sortiment an Kassenschmiede Kassensystemen konkret folgende Leistungen:

Vorprogrammierte, fiskalisierte Kassen: Wir liefern Ihre neue Kasse individuell programmiert, ordnungsgemäß fiskalisiert und mit beschrifteter Tastatur, sodass Sie sofort loslegen können.
TSE inklusive: Alle unsere Kassensysteme sind KassenSichV-konform und mit einer zertifizierten TSE ausgestattet.
Unterstützung bei der Meldepflicht: Wir beraten Sie dazu, welche Angaben Sie für die ELSTER-Meldung Ihrer Kasse benötigen.
Zubehör und Ersatzteile: Von TSE-Karten über Thermorollen bis hin zu Ersatzteilen erhalten Sie bei uns alles, was Sie für den laufenden Betrieb brauchen.
Persönlicher Support: Unsere kostenlose Hotline steht Ihnen bei Fragen zur Kassenführung, zur Kassennachschau oder zu technischen Themen jederzeit zur Verfügung.

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre aktuelle Kasse noch den gesetzlichen Anforderungen entspricht, oder wenn Sie eine neue Lösung suchen, die Ihnen Arbeit abnimmt, statt neue zu machen, nehmen Sie gerne Kontakt auf. Wir helfen Ihnen unkompliziert weiter.

Quelle: Referentenentwurf des Bundesministeriums der Finanzen vom 7. August 2026 (PDF)