Was ist der Unterschied zwischen Kassenbuch, Kassenbericht und Z-Bon?

Sven Schmidt · 17 Aug. 2026

Kassenbuch, Kassenbericht und Z-Bon sind drei verschiedene Dokumente der Kassenführung, die unterschiedliche Zwecke erfüllen. Das Kassenbuch ist ein laufendes Aufzeichnungsinstrument für alle Bargeldbewegungen. Der Kassenbericht dient der täglichen Ermittlung der Tageseinnahmen bei offenen Ladenkassen. Der Z-Bon ist der automatische Tagesabschlussausdruck einer elektronischen Registrierkasse.

Welches Dokument Sie führen müssen, hängt davon ab, ob Sie buchführungspflichtig sind und ob Sie eine offene Ladenkasse oder eine elektronische Registrierkasse betreiben. Die folgenden Abschnitte erklären die Unterschiede im Detail und zeigen, welche Pflichten konkret für Sie gelten.

Wofür wird jedes dieser drei Dokumente tatsächlich verwendet?

Das Kassenbuch dokumentiert fortlaufend alle Einnahmen und Ausgaben in bar. Es ist ein chronologisches Protokoll des gesamten Bargeldverkehrs und bildet die Grundlage für die Buchhaltung. Das Kassenbuch wird täglich geführt und enthält jeden einzelnen Geschäftsvorfall mit Datum, Betrag und Buchungstext.

Der Kassenbericht ist ein tägliches Dokument speziell für Betriebe mit offener Ladenkasse. Er dient nicht der Einzelaufzeichnung, sondern der rechnerischen Ermittlung der Tageseinnahmen. Dabei wird der Kassenbestand am Geschäftsschluss gezählt und daraus rückgerechnet, wie viel an diesem Tag eingenommen wurde. Wer keine elektronische Kasse hat, braucht diesen Bericht, um dem Finanzamt gegenüber nachweisen zu können, was täglich in die Kasse geflossen ist.

Der Z-Bon (auch Tagesabschlussbon genannt) ist der automatisch erzeugte Ausdruck einer elektronischen Registrierkasse am Ende des Geschäftstages. Er fasst alle Umsätze des Tages zusammen, aufgeteilt nach Zahlungsart und Steuersatz. Nach dem Ausdruck setzt die Kasse ihren Zähler auf null zurück. Der Z-Bon ist damit der digitale Tagesabschluss und ersetzt bei Registrierkassen die manuelle Berechnung im Kassenbericht.

Wer ist gesetzlich verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen?

Zur Führung eines Kassenbuchs sind ausschließlich buchführungspflichtige Unternehmen verpflichtet. Das sind in der Regel Gewerbetreibende, die nach Handelsrecht oder Steuerrecht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, also typischerweise Betriebe mit einem Jahresumsatz über bestimmten Schwellenwerten oder eingetragene Kaufleute.

Wer seinen Gewinn hingegen über eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz ermittelt, ist gesetzlich nicht zur Kassenführung verpflichtet. Allerdings schreibt § 22 Umsatzsteuergesetz vor, dass vereinnahmte und verausgabte Gelder aufgezeichnet werden müssen. Im einfachsten Fall reicht dafür die geordnete Ablage von Belegen.

Wichtig zu wissen: Wer als nicht buchführungspflichtiger Unternehmer freiwillig ein Kassenbuch führt, muss dieses trotzdem vollständig den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Ein freiwillig geführtes, aber fehlerhaftes Kassenbuch kann bei einer Betriebsprüfung mehr Schaden anrichten als gar keines. Wenn Sie unsicher sind, welche Pflichten für Ihren Betrieb gelten, lohnt sich ein kurzes Gespräch mit Ihrem Steuerberater.

Wie hängen Z-Bon und Kassenbericht zusammen?

Z-Bon und Kassenbericht erfüllen denselben Zweck auf unterschiedlichem Weg: Beide dokumentieren die Tageseinnahmen. Der Z-Bon ist die elektronische Variante, die eine Registrierkasse automatisch erzeugt. Der Kassenbericht ist die manuelle Alternative für Betriebe ohne elektronisches System.

Wer eine elektronische Registrierkasse betreibt, erhält die Tagessumme über den Z-Bon und braucht keinen separaten Kassenbericht mehr zu erstellen. Die Kasse übernimmt diese Aufgabe automatisch und spart damit täglich wertvolle Zeit am Abend.

Wer dagegen eine offene Ladenkasse führt und den Bargeldfluss nicht über ein handschriftliches Kassenbuch einzeln aufzeichnet, muss die Tageseinnahmen im Kassenbericht festhalten. Die Tagessumme wird dabei durch Rückrechnung aus dem bei Geschäftsschluss gezählten Kassenbestand ermittelt.

Ein wichtiger Hinweis: Seit 2018 gilt die gesetzliche Einzelaufzeichnungspflicht. Das bedeutet, dass ein Z-Bon allein nicht ausreicht. Jeder einzelne Verkaufsvorgang muss im elektronischen System detailliert aufgezeichnet werden. Der Z-Bon ist die Zusammenfassung dieser Einzelaufzeichnungen, ersetzt sie aber nicht.

Was muss ein ordnungsgemäßer Kassenbericht enthalten?

Ein ordnungsgemäßer Kassenbericht muss die Tageseinnahmen rechnerisch nachvollziehbar ermitteln. Die Berechnung folgt einem festen Schema, das Steuerprüfer erwarten und das Sie täglich nach Geschäftsschluss ausfüllen sollten.

Die Berechnung läuft wie folgt ab:

Tagesendbestand (gezählter Kassenbestand bei Geschäftsschluss)
abzüglich Anfangsbestand (Kassenbestand vom Ende des Vortages)
ergibt die Zwischensumme (Saldo aus Einnahmen und Ausgaben)
plus Kassenausgaben des Tages
plus Geldtransit auf das Geschäftskonto
plus Privatentnahmen
abzüglich Privateinlagen
abzüglich sonstige Tageseinnahmen
ergibt die Summe der Kasseneinnahmen

Der Kassenbericht sollte mit Datum und Uhrzeit nach Geschäftsschluss unterzeichnet werden. Zusätzlich empfiehlt es sich, ein tägliches Zählprotokoll beizufügen. Dieses dokumentiert den genauen Bargeldbestand mit Anzahl und Wert aller Banknoten und Münzen, zum Beispiel: 3 Scheine zu 20 EUR gleich 60 EUR, 10 Münzen zu 1 EUR gleich 10 EUR. Obwohl ein Zählprotokoll nach einem Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 16. Dezember 2016 (AZ: XB 41/16) nicht zwingend vorgeschrieben ist, verlangen manche Steuerprüfer es bei offenen Ladenkassen. Wer es führt, ist auf der sicheren Seite.

Außerdem gilt: Ein Kassenbuch ersetzt den Kassenbericht nicht, auch dann nicht, wenn darin eine gesonderte Spalte für Bestände geführt wird.

Welches Dokument muss wie lange aufbewahrt werden?

Für alle drei Dokumente gilt die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Das betrifft Kassenbücher, Kassenberichte, Z-Bons sowie alle dazugehörigen Belege und Zählprotokolle. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde.

Bei elektronischen Registrierkassen müssen die Umsätze zudem unveränderbar und nachprüfbar gespeichert sein. Seit dem 1. Januar 2017 dürfen nur noch elektronische Aufzeichnungssysteme eingesetzt werden, die Umsätze einzeln aufzeichnen und für mindestens zehn Jahre sicher speichern können. Genau hier kommt die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ins Spiel, die manipulationssichere Speicherung gewährleistet.

Praktischer Tipp: Bewahren Sie Z-Bons und Kassenberichte nicht nur digital, sondern auch als Ausdruck auf, sofern Ihre Kasse das ermöglicht. Bei einer unangekündigten Kassennachschau, die seit dem 1. Januar 2018 jederzeit möglich ist, müssen Sie Unterlagen sofort vorlegen können.

Welche Kassensysteme erstellen Z-Bon und Kassenbericht automatisch?

Alle modernen elektronischen Registrierkassen, die der KassenSichV 2020 entsprechen, erstellen den Z-Bon automatisch per Tagesabschluss. Dazu gehören Registrierkassen der Marken SAM4S und SAMPOS sowie Android-basierte POS-Terminals und Windows-basierte PC-Kassensysteme. Der Z-Bon wird auf Knopfdruck ausgedruckt und gleichzeitig im System gespeichert.

Viele moderne Kassensysteme gehen noch einen Schritt weiter: Sie erstellen nicht nur den Z-Bon, sondern bereiten die Daten auch für die Übergabe an den Steuerberater auf, zum Beispiel über eine DATEV-Anbindung. Das spart Ihnen am Monatsende erheblich Zeit und reduziert den Aufwand beim Steuerberater, was sich direkt in niedrigeren Buchhaltungskosten niederschlagen kann.

Wichtig bei der Auswahl: Achten Sie darauf, dass das System eine zertifizierte TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) enthält und KassenSichV-konform ist. Nur dann sind die gespeicherten Daten rechtssicher und bei einer Betriebsprüfung anerkannt. Außerdem besteht seit dem 1. Juli 2025 die Pflicht, neu angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme innerhalb eines Monats nach der Anschaffung beim zuständigen Finanzamt zu melden.

Wie Kassenschmiede bei Kassenbuch, Kassenbericht und Z-Bon unterstützt

Die richtige Kassenführung muss kein täglicher Stressfaktor sein. Wir bei Kassenschmiede liefern Ihnen Kassensysteme, die den bürokratischen Aufwand auf ein Minimum reduzieren und gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Automatischer Z-Bon: Unsere Kassensysteme erstellen den Tagesabschlussbon auf Knopfdruck, inklusive TSE-gesicherter Speicherung aller Einzelumsätze.
KassenSichV-konform: Alle Geräte in unserem Sortiment verfügen über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung und erfüllen die aktuellen gesetzlichen Vorgaben.
Individuelle Programmierung: Wir liefern Ihre Kasse fertig programmiert, fiskalisiert und sofort einsatzbereit, damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können.
Steuerberater-freundliche Datenausgabe: Moderne Systeme aus unserem Sortiment unterstützen die Datenübergabe an Ihren Steuerberater und helfen Ihnen, Buchhaltungskosten zu senken.
Persönlicher Support: Unsere kostenlose Hotline steht Ihnen bei Fragen zur Kassenführung und zum Tagesabschluss jederzeit zur Verfügung.

Wenn Sie wissen möchten, welches System am besten zu Ihrem Betrieb passt, freuen wir uns auf ein Beratungsgespräch mit Ihnen.