Gutscheine im Friseursalon: Was muss die Kasse können?

Sven Schmidt · 12 Sep. 2026

Damit Ihr Friseursalon Gutscheine korrekt abwickeln kann, braucht Ihre Kasse mindestens zwei Dinge: die Fähigkeit, den Gutscheinverkauf und die spätere Einlösung als getrennte Vorgänge zu erfassen, und eine lückenlose Protokollierung beider Transaktionen für das Finanzamt. Was diese Kassenfunktionen konkret bedeuten, welche steuerlichen Grundregeln Sie kennen sollten und worauf Sie beim Jahresabschluss achten müssen, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

Wie werden Gutscheine an der Friseurkasse korrekt verbucht?

Gutscheine werden an der Friseurkasse in zwei getrennten Schritten verbucht: Der Verkauf des Gutscheins ist ein eigener Kassenvorgang, und die spätere Einlösung ist ein zweiter, davon unabhängiger Vorgang. Beide Schritte müssen einzeln und nachvollziehbar in Ihrem Kassensystem erfasst werden, damit das Finanzamt die Buchungskette jederzeit nachvollziehen kann.

Beim Verkauf nimmt Ihr Kunde Bargeld oder zahlt per Karte und erhält dafür einen Gutschein über einen bestimmten Betrag. Dieser Betrag fließt zunächst als Einnahme in die Kasse. Steuerlich ist dabei wichtig, ob es sich um einen sogenannten Einzweck- oder einen Mehrzweck-Gutschein handelt. Für Ihre konkrete steuerliche Behandlung empfehlen wir die Rücksprache mit Ihrem Steuerberater, da die Unterscheidung direkte Auswirkungen auf den Zeitpunkt der Umsatzsteuerentstehung hat.

Bei der Einlösung bucht die Kasse den Gutscheinbetrag als Zahlungsmittel gegen die erbrachte Dienstleistung. Das Kassensystem muss dabei den offenen Gutscheinwert kennen und korrekt verrechnen, auch wenn der Kunde nur einen Teil des Gutscheins einlöst und einen Restbetrag bar bezahlt.

Was sind die gesetzlichen Anforderungen bei Gutscheinen an der Kasse?

Gesetzlich verlangt das Finanzamt, dass jeder Gutscheinverkauf und jede Gutscheineinlösung einzeln, vollständig und unveränderbar in Ihrem Kassensystem aufgezeichnet wird. Seit dem 1. Januar 2020 gilt die KassenSichV, die vorschreibt, dass elektronische Registrierkassen mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen, die alle Transaktionen manipulationssicher speichert.

Das bedeutet konkret: Auch ein Gutscheinverkauf ist ein Kassenvorgang, der über die TSE protokolliert und mit einer Transaktionsnummer, einem Prüfwert und einem Signaturzähler versehen wird. Auf dem Kassenbon müssen alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben stehen, darunter der Betrag, die Zahlungsart, der Steuersatz und die Seriennummer des Kassensystems.

Wichtig ist außerdem: Bei Betriebsprüfungen schauen Finanzbehörden besonders genau auf bargeldintensive Betriebe wie Friseursalons. Beanstandungen können zu Hinzuschätzungen führen, die bis zu zehn Prozent des Jahresumsatzes zuzüglich Sicherheitszuschlag betragen können. Eine lückenlose Gutscheinverwaltung in Ihrer Kasse schützt Sie vor genau diesen Risiken. Für alle steuerlich relevanten Fragen zu Ihrer individuellen Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.

Welche Kassenfunktionen braucht ein Friseursalon für Gutscheine?

Ein Friseursalon braucht für die Gutscheinverwaltung ein Kassensystem, das Gutscheine als eigene Zahlungsart anlegen kann, den aktuellen Gutscheinwert speichert und bei der Einlösung automatisch mit dem Rechnungsbetrag verrechnet. Ohne diese Funktionen müssen Sie Gutscheine manuell nachverfolgen, was fehleranfällig ist und bei einer Kassenprüfung Probleme bereiten kann.

Im Einzelnen sollte Ihre Kasse Folgendes leisten können:

Gutschein-Verkaufsfunktion: Der Gutscheinverkauf wird als eigener Vorgang gebucht und ein Beleg ausgedruckt.
Gutschein-Einlösefunktion: Der Gutschein wird als Zahlungsmittel ausgewählt und der Wert automatisch vom Rechnungsbetrag abgezogen.
Teileinlösung und Restbetrag: Wenn der Gutschein mehr wert ist als die aktuelle Rechnung, muss die Kasse den Restbetrag speichern oder ausweisen.
Protokollierung über die TSE: Beide Vorgänge werden manipulationssicher aufgezeichnet und sind für das Finanzamt jederzeit nachvollziehbar.
Auswertungsmöglichkeit: Sie können jederzeit sehen, wie viele Gutscheine ausgegeben wurden, welche eingelöst wurden und welcher Gesamtwert noch offen ist.

Diese Funktionen sind nicht nur für die Buchführung nützlich, sie sparen Ihnen auch am Abend beim Kassenabschluss erheblich Zeit, weil die Kasse die Arbeit automatisch erledigt, die Sie sonst manuell in einer Tabelle nachpflegen müssten.

Kann jede Registrierkasse Gutscheine verwalten?

Nein, nicht jede Registrierkasse kann Gutscheine vollständig verwalten. Einfache Modelle können zwar einen Gutscheinverkauf als normalen Umsatz erfassen, bieten aber keine integrierte Funktion, um den Gutscheinwert zu speichern, bei der Einlösung automatisch abzurufen und den Restbetrag weiterzuführen. Das macht die Nachverfolgung aufwendig und fehleranfällig.

Moderne POS-Systeme und leistungsfähigere Registrierkassen hingegen haben eine dedizierte Gutscheinverwaltung, bei der jeder Gutschein mit einer eindeutigen Nummer hinterlegt ist. So sehen Sie auf einen Blick, welche Gutscheine noch offen sind und welchen Wert sie haben. Das ist nicht nur praktisch für den Alltag, sondern auch für den Jahresabschluss und die Übergabe der Daten an Ihren Steuerberater.

Wenn Sie aktuell eine ältere Kasse ohne diese Funktion nutzen, lohnt sich ein Blick auf neuere Modelle, besonders wenn Gutscheine in Ihrem Salon regelmäßig verkauft werden, etwa zu Weihnachten, Muttertag oder als Geburtstagsgeschenk. Eine Kasse, die diese Vorgänge automatisch verwaltet, spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern gibt Ihnen auch die Sicherheit, dass alles korrekt dokumentiert ist.

Wie gibt man Gutscheine im Friseursalon richtig aus und löst sie ein?

Gutscheine im Friseursalon geben Sie richtig aus, indem Sie den Gutscheinverkauf als eigenen Kassenvorgang buchen, einen Beleg ausdrucken und dem Kunden einen Gutschein mit eindeutiger Nummer aushändigen. Bei der Einlösung wählen Sie in der Kasse den Gutschein als Zahlungsmittel aus und verrechnen den Wert mit der aktuellen Rechnung.

Schritt für Schritt sieht das in der Praxis so aus:

Gutschein verkaufen: Öffnen Sie in Ihrer Kasse die Gutscheinfunktion, geben Sie den gewünschten Betrag ein und schließen Sie den Vorgang ab. Die Kasse druckt einen Beleg für den Kunden und protokolliert den Vorgang über die TSE.
Gutschein ausgeben: Händigen Sie dem Kunden den Gutschein mit der eindeutigen Nummer aus. Bewahren Sie keine handschriftlichen Listen auf, sondern verlassen Sie sich auf die Kasse als zentrale Verwaltung.
Gutschein einlösen: Wenn der Kunde mit dem Gutschein zahlt, wählen Sie in der Kasse die Zahlungsart „Gutschein“ aus und geben die Gutscheinnummer ein. Die Kasse zieht den Betrag automatisch ab.
Restbetrag klären: Ist die Rechnung höher als der Gutscheinwert, zahlt der Kunde die Differenz bar oder per Karte. Ist der Gutschein mehr wert als die Rechnung, speichert die Kasse den Restbetrag für eine spätere Einlösung.

Dieser strukturierte Ablauf schützt Sie vor Fehlern und stellt sicher, dass alle Vorgänge lückenlos dokumentiert sind.

Was passiert mit Gutscheinen beim Jahresabschluss und für den Steuerberater?

Beim Jahresabschluss müssen alle noch nicht eingelösten Gutscheine als offene Verbindlichkeiten in Ihrer Buchhaltung ausgewiesen werden, weil Sie dem Kunden gegenüber noch eine Leistung schulden. Ihr Kassensystem sollte Ihnen dafür eine Auswertung liefern können, die zeigt, welche Gutscheine noch offen sind und welchen Gesamtwert sie haben.

Diese Auswertung ist für Ihren Steuerberater besonders nützlich, weil er damit die offenen Gutscheinverbindlichkeiten korrekt in den Jahresabschluss einarbeiten kann. Je besser Ihre Kasse diese Daten aufbereitet, desto weniger Zeit verbringt Ihr Steuerberater mit manueller Nacharbeit, und desto geringer fällt die Rechnung aus.

Steuerlich ist außerdem relevant, ob Ihre Gutscheine als Einzweck- oder Mehrzweck-Gutscheine einzustufen sind, weil das den Zeitpunkt der Umsatzsteuerentstehung beeinflusst. Einzweck-Gutscheine, bei denen Leistungsort und Steuersatz bereits beim Verkauf feststehen, unterliegen der Umsatzsteuer schon beim Verkauf. Bei Mehrzweck-Gutscheinen entsteht die Umsatzsteuer erst bei der Einlösung. Diese Unterscheidung hat direkte Auswirkungen auf Ihre Voranmeldungen. Für Ihre konkrete Situation empfehlen wir unbedingt die Rücksprache mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie Ihre Gutscheine steuerlich einordnen.

Kassenschmiede: Kassensysteme für Friseursalons mit Gutscheinverwaltung

Wir wissen, dass Gutscheine im Friseursalon mehr sind als ein nettes Extra: Sie sind ein echtes Umsatzinstrument, das aber nur dann reibungslos funktioniert, wenn Ihre Kasse die nötige Technik mitbringt. Deshalb bieten wir Kassensysteme an, die speziell für die Anforderungen kleiner und mittelständischer Betriebe wie Friseursalons ausgelegt sind.

Integrierte Gutscheinverwaltung: Verkauf, Einlösung und Restbetrag werden automatisch erfasst, ohne manuelle Listen oder Tabellen.
KassenSichV-konforme TSE: Alle Vorgänge werden manipulationssicher protokolliert, damit Sie bei einer Kassenprüfung auf der sicheren Seite sind.
Individuelle Programmierung: Wir liefern Ihre Kasse fertig eingerichtet, fiskalisiert und mit beschrifteter Tastatur, sodass Sie sofort loslegen können.
Auswertungen für den Steuerberater: Offene Gutscheinwerte und Transaktionshistorien lassen sich einfach exportieren und weitergeben.
Persönlicher Support: Unsere kostenlose Hotline steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie Fragen zur Einrichtung oder Bedienung haben.

Schauen Sie sich unser Sortiment an Kassensystemen bei Kassenschmiede an und finden Sie das Modell, das zu Ihrem Salon passt. Wenn Sie unsicher sind, welche Lösung für Sie die richtige ist, nehmen Sie einfach Kontakt auf, wir beraten Sie gerne.