Barverkauf an der Kasse, Rechnung per Mail: Wie bringt man beides in einem System zusammen?

Sven Schmidt · 30 Sep. 2026

Viele Inhaber kleiner Betriebe kennen die Situation: Am Tresen wird bar bezahlt, der Kassenbon kommt sofort aus dem Drucker. Doch ein Stammkunde möchte für denselben Einkauf eine ordentliche Rechnung per E-Mail, weil er die Ausgabe über sein Unternehmen abrechnen will. Was jetzt? Wer kein System hat, das beides kann, greift zur Notlösung: Bon ausdrucken, Rechnung separat in Word tippen, per Hand verschicken und am Abend alles irgendwie zusammenführen. Das kostet Zeit, erzeugt Fehler und macht den Kassenabschluss zur Geduldsprobe. Dabei lässt sich Barverkauf an der Kasse und Rechnungsversand per Mail heute problemlos in einem einzigen Kassensystem abbilden.

Dieser Artikel zeigt Ihnen, warum getrennte Lösungen mehr schaden als nützen, welche Systeme die Kombination wirklich beherrschen und was das Finanzamt dabei von Ihnen erwartet.

Barverkauf und Rechnungsversand im selben System

Ein modernes Kassensystem für Barverkauf und Rechnung behandelt beide Vorgänge als das, was sie im Kern sind: zwei Ausgabeformen desselben Verkaufsvorgangs. Sie buchen den Artikel, wählen die Zahlungsart „Bar“ und entscheiden dann, ob der Beleg als Bon gedruckt oder als Rechnung per E-Mail verschickt wird. Beide Wege starten aus demselben Vorgang, werden von der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) erfasst und landen in derselben Tagesabrechnung.

Das ist kein Luxus, sondern schlicht die effizienteste Arbeitsweise für Betriebe, die täglich mit einem Mix aus Laufkundschaft und Stammkunden arbeiten. Ob Blumengeschäft, Friseursalon oder Kiosk: Sobald ein Kunde eine Rechnung braucht, sollte das Kassensystem diese Anforderung ohne Umwege erfüllen können.

Typische Probleme bei getrennten Lösungen

Wer Barverkäufe an der Kasse erfasst und Rechnungen separat in einem zweiten Programm schreibt, schafft sich doppelte Arbeit und ein echtes Risiko bei der Buchhaltung. Jeder Vorgang muss zweimal eingegeben werden: einmal an der Kasse, einmal im Rechnungsprogramm. Dabei schleichen sich Tippfehler ein, Beträge stimmen nicht überein und am Monatsende fragt der Steuerberater nach Belegen, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen.

Hinzu kommt das Problem der Nachvollziehbarkeit. Das Finanzamt erwartet bei einer Kassen-Nachschau, dass jeder Geschäftsvorfall lückenlos dokumentiert ist. Wenn ein Barverkauf in der Kasse steht, aber die dazugehörige Rechnung in einem externen Programm erstellt wurde, fehlt die direkte Verknüpfung. Das kann bei einer Betriebsprüfung unangenehme Fragen aufwerfen. Für Ihre konkrete steuerliche Situation empfehlen wir in jedem Fall die Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.

Praktisch gesehen verlieren Sie außerdem den Überblick: Welche Rechnungen wurden bezahlt? Welche sind noch offen? Ohne integriertes System müssen Sie das manuell abgleichen, was besonders am Abend nach einem langen Arbeitstag Zeit kostet, die Sie besser nutzen könnten.

Welche Kassensysteme diese Kombination beherrschen

Nicht jede Registrierkasse kann Rechnungen per E-Mail versenden. Einfache Kassensysteme der Einstiegsklasse sind auf den Bon-Druck ausgelegt und bieten keine Kundenverwaltung oder Rechnungsfunktion. Für den kombinierten Einsatz brauchen Sie ein System mit einer integrierten Kundendatenbank, einer Rechnungsmaske und einer E-Mail-Schnittstelle.

Android-basierte POS-Terminals und Windows-basierte PC-Kassensysteme bieten hier deutlich mehr Spielraum als klassische Registrierkassen. Sie können Kundendaten speichern, Rechnungen mit allen gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben erzeugen und diese direkt aus dem System heraus versenden. Einige Systeme erlauben es sogar, den Bon-Druck komplett zu überspringen und stattdessen nur die digitale Rechnung zu verschicken, was Papier und Thermorollen spart. Wichtig ist dabei, dass das gewählte System KassenSichV2020-konform ist und eine zertifizierte TSE mitbringt, denn das ist keine Option, sondern gesetzliche Pflicht.

Gesetzliche Anforderungen an Belege und TSE

Seit dem 1. Januar 2020 müssen alle elektronischen Kassensysteme mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Die TSE sorgt dafür, dass jeder Geschäftsvorfall manipulationssicher gespeichert und mit einer eindeutigen Signatur versehen wird. Das gilt unabhängig davon, ob der Kunde einen Papierbon erhält oder eine Rechnung per E-Mail bekommt.

Gleichzeitig besteht seit 2020 eine Belegausgabepflicht: Für jeden Verkauf muss dem Kunden ein Beleg angeboten werden. Dieser Beleg kann als Papierbon, als digitale Rechnung oder als E-Mail-Beleg ausgestellt werden, sofern er alle Pflichtangaben enthält. Dazu gehören unter anderem der Name des Unternehmens, das Datum, die Transaktionsnummer, der Betrag, der Steuersatz sowie die Seriennummer des Kassensystems und des Sicherheitsmoduls. Eine Rechnung per E-Mail erfüllt diese Anforderungen, wenn sie vollständig ist und den Vorgaben des § 14 Umsatzsteuergesetzes entspricht. Auch hier gilt: Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater bestätigen, dass Ihre Rechnungsvorlage alle Pflichtfelder enthält.

Für die Betriebsprüfung relevant ist außerdem die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme, kurz DSFinV-K. Sie definiert, in welchem Format Kassendaten bei einer Außenprüfung übergeben werden müssen. Ein gesetzeskonformes System exportiert diese Daten automatisch im richtigen Format, sodass Sie im Prüfungsfall keine bösen Überraschungen erleben.

Kassensystem mit Rechnungsversand einrichten

Die Einrichtung eines POS-Systems mit Rechnungsversand per E-Mail beginnt mit der Kundendatenbank. Legen Sie für Stammkunden, die regelmäßig Rechnungen benötigen, ein Kundenprofil an: Name, Firmenname, Adresse und E-Mail-Adresse. Beim nächsten Kauf wählen Sie den Kunden aus, buchen den Verkauf wie gewohnt und wählen am Ende „Rechnung per E-Mail“ statt „Bon drucken“. Das System erzeugt die Rechnung automatisch mit allen Pflichtangaben und versendet sie direkt.

Achten Sie bei der Einrichtung auf folgende Punkte:

Die Rechnungsvorlage muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten.
Die E-Mail-Adresse des Absenders sollte Ihrem Betrieb zuzuordnen sein, keine anonyme Systemadresse.
Jede versendete Rechnung sollte im System archiviert werden, damit Sie bei Bedarf nachweisen können, was wann an wen geschickt wurde.
Der Barverkauf und die Rechnung müssen denselben Transaktionsdatensatz in der TSE erzeugen, nicht zwei separate Einträge.

Wer die Kasse individuell programmiert bekommt, kann diese Einstellungen bereits vor der ersten Inbetriebnahme festlegen lassen. Das spart Zeit beim Start und stellt sicher, dass von Anfang an alles korrekt läuft.

Kassensystem für Ihren Betrieb finden

Welches System für Sie passt, hängt von Ihrem Betrieb ab. Ein Kiosk mit vielen anonymen Laufkunden braucht andere Funktionen als ein Friseursalon, der fast ausschließlich Stammkunden bedient und regelmäßig Rechnungen für gewerbliche Kunden ausstellt. Überlegen Sie, wie oft Sie tatsächlich Rechnungen per E-Mail versenden, wie viele Kundendaten Sie verwalten möchten und ob Sie zusätzliche Funktionen wie eine Warenwirtschaft oder eine DATEV-Anbindung für Ihren Steuerberater benötigen.

Für Betriebe mit gelegentlichem Rechnungsbedarf reicht oft ein Android-basiertes POS-Terminal mit Kundenverwaltung. Wer täglich viele Rechnungen erstellt und diese nahtlos in die Buchhaltung überführen möchte, ist mit einem Windows-basierten PC-Kassensystem besser bedient. Entscheidend ist in jedem Fall, dass das System KassenSichV2020-konform ist, eine zertifizierte TSE mitbringt und die DSFinV-K-Exportfunktion unterstützt.

Kassenschmiede: Kassensysteme mit integriertem Rechnungsversand

Wir wissen, dass Inhaber kleiner Betriebe keine Zeit haben, sich durch technische Handbücher zu arbeiten oder stundenlang mit dem Support zu telefonieren. Deshalb liefern wir bei Kassenschmiede Kassensysteme, die bereits fertig eingerichtet bei Ihnen ankommen: individuell programmiert, fiskalisiert, in deutscher Systemsprache und mit beschrifteter Tastatur, sodass Sie sofort loslegen können.

Was wir für Sie tun:

Wir helfen Ihnen, das passende System für Ihren Betrieb auszuwählen, ob Kiosk, Friseursalon, Blumengeschäft oder Imbiss.
Wir richten Kundendatenbank und Rechnungsvorlage so ein, dass alle gesetzlichen Pflichtangaben von Anfang an enthalten sind.
Alle unsere Systeme sind KassenSichV2020-konform und mit einer zertifizierten TSE ausgestattet.
Unser Sortiment umfasst Android-basierte POS-Terminals sowie Windows-basierte PC-Kassensysteme, je nach Anforderung Ihres Betriebs.
Eine kostenlose Hotline steht Ihnen für Fragen und Support zur Verfügung, auch nach dem Kauf.
Der Versand ist kostenfrei und klimaneutral.

Wenn Sie wissen möchten, welches System am besten zu Ihrem Betrieb passt, nehmen Sie gerne Kontakt auf. Wir beraten Sie unverbindlich und finden gemeinsam die Lösung, die Ihnen den Alltag wirklich erleichtert.