Bei der Kartenzahlung fallen in der Regel mehrere verschiedene Gebührenarten an, die zusammen die Gesamtkosten für Händler ausmachen. Die wichtigsten sind die Interchange Fee, die Scheme Fee und die Marge des Zahlungsdienstleisters. Wie hoch diese Kosten konkret ausfallen, hängt vor allem davon ab, welche Kartenart Ihre Kunden nutzen und welches Preismodell Sie mit Ihrem Anbieter vereinbart haben. Die folgenden Abschnitte beantworten die häufigsten Fragen rund um die Kosten der Kartenzahlung für Händler.
Welche Arten von Gebühren fallen bei Kartenzahlung an?
Bei der Kartenzahlung setzen sich die Kosten für Händler aus drei Hauptkomponenten zusammen: der Interchange Fee, der Scheme Fee und der Händlermarge des Zahlungsdienstleisters. Diese drei Bestandteile werden häufig zu einem einzigen Prozentsatz oder Pauschalbetrag pro Transaktion zusammengefasst, den Sie als Händler zahlen. Hinzu kommen je nach Anbieter monatliche Grundgebühren oder Kosten für das Kartenlesegerät selbst.
Konkret bedeutet das: Jedes Mal, wenn ein Kunde mit Karte zahlt, fließt ein kleiner Anteil des Umsatzes an verschiedene Beteiligte. Die Bank des Kunden erhält die Interchange Fee, das Kartennetzwerk wie Visa oder Mastercard erhält die Scheme Fee, und Ihr Zahlungsdienstleister behält seine eigene Marge. Als Händler sehen Sie in der Regel nur den Gesamtbetrag, der von Ihrem Umsatz abgezogen wird. Wichtig zu wissen: Gebühren fallen ausschließlich bei tatsächlichem Umsatz an, und die Gutschrift auf Ihrem Konto erfolgt in der Regel kurzfristig.
Neben diesen transaktionsbezogenen Kosten sollten Sie auch auf folgende mögliche Zusatzkosten achten:
- Monatliche Grundgebühren für den Zahlungsdienst
- Mietkosten oder Kaufpreis für das Kartenlesegerät
- Einrichtungsgebühren beim Vertragsabschluss
- Gebühren für Rückbuchungen oder Streitfälle
Wenn Sie eine Bezahllösung für Ihr Geschäft suchen, lohnt es sich, diese Kostenbestandteile von Anfang an im Blick zu behalten und Angebote sorgfältig zu vergleichen.
Was ist die Interchange Fee und wer legt sie fest?
Die Interchange Fee ist eine Gebühr, die die Bank des Händlers an die Bank des Karteninhabers zahlt, wenn eine Kartentransaktion abgewickelt wird. Sie wird von den Kartennetzwerken wie Visa und Mastercard festgelegt und ist für Händler nicht direkt verhandelbar. Für Verbraucherkarten innerhalb der EU ist die Interchange Fee durch EU-Verordnung gedeckelt.
Für Debitkarten wie die klassische Girocard oder Debit Mastercard gelten dabei andere Sätze als für Kreditkarten. Die EU-Verordnung aus dem Jahr 2015 begrenzt die Interchange Fee für Verbraucher-Debitkarten auf maximal 0,2 Prozent und für Verbraucher-Kreditkarten auf maximal 0,3 Prozent des Transaktionsbetrags. Diese Deckelung gilt jedoch nur für Karten, die von Privatpersonen genutzt werden. Bei Firmenkreditkarten oder Karten aus Ländern außerhalb der EU können deutlich höhere Interchange Fees anfallen.
Für Händler ist die Interchange Fee deshalb relevant, weil sie die Grundlage für die Gesamtkosten der Kartenzahlung bildet. Anbieter, die mit sehr niedrigen Gesamtgebühren werben, können dies oft nur für bestimmte Kartentypen garantieren. Zahlt ein Kunde mit einer Firmenkreditkarte oder einer ausländischen Karte, können die tatsächlichen Kosten deutlich höher ausfallen.
Wie hoch sind die Gebühren für EC-Karten im Vergleich zu Kreditkarten?
EC-Karten, also Girocards, sind für Händler in der Regel günstiger als Kreditkarten. Der Grund liegt in den unterschiedlichen Interchange Fees: Girocards laufen über ein eigenes deutsches System mit eigenen Konditionen, während Debit Mastercard und Visa Debit über die internationalen Kartennetzwerke abgerechnet werden. Kreditkarten haben generell höhere Interchange Fees als Debitkarten.
Das verwirrt viele Händler, weil Kunden heute häufig Karten nutzen, die zwar wie eine EC-Karte aussehen, aber tatsächlich als Debit Mastercard oder Visa Debit funktionieren. Diese Karten werden über das internationale Netzwerk abgerechnet und können daher andere Gebühren verursachen als die klassische Girocard. Für Sie als Händler ist es deshalb wichtig zu verstehen, dass nicht jede Karte, die wie eine EC-Karte aussieht, auch zu EC-Karten-Konditionen abgerechnet wird.
Als grobe Orientierung gilt:
- Girocard: Oft die günstigste Option für Händler, da sie über ein eigenes System mit vergleichsweise niedrigen Kosten läuft
- Debit Mastercard und Visa Debit: Etwas höhere Gebühren als die klassische Girocard, da internationale Netzwerke beteiligt sind
- Kreditkarten (Visa, Mastercard): Höhere Interchange Fees, besonders bei Premiumkarten oder Firmenkarten
- American Express: Eigenes Abrechnungssystem, häufig mit höheren Händlergebühren verbunden
Wovon hängt die Höhe der Kartenzahlungsgebühren ab?
Die Höhe der Kartenzahlungsgebühren hängt von mehreren Faktoren ab: der genutzten Kartenart, dem Kartennetzwerk, dem Umsatzvolumen des Händlers und dem gewählten Preismodell des Zahlungsdienstleisters. Händler mit hohem Kartenumsatz können oft bessere Konditionen aushandeln als Betriebe mit wenigen Transaktionen pro Monat.
Folgende Faktoren beeinflussen die Transaktionsgebühren konkret:
- Kartentyp: Debitkarten sind günstiger als Kreditkarten, Verbraucherkarten günstiger als Firmenkarten
- Herkunft der Karte: Karten aus Ländern außerhalb der EU unterliegen nicht der EU-Deckelung der Interchange Fee
- Umsatzvolumen: Wer viel umsetzt, hat oft mehr Verhandlungsspielraum beim Anbieter
- Branche: Manche Branchen gelten als risikoärmer und erhalten günstigere Konditionen
- Preismodell: Ob Sie ein Pauschalmodell, ein Interchange-Plus-Modell oder ein individuelles Modell nutzen, beeinflusst die Gesamtkosten erheblich
Für kleine Betriebe wie Kioske, Imbisse oder Friseursalons ist das Umsatzvolumen oft der entscheidende Hebel. Wer monatlich nur wenige hundert Euro per Karte umsetzt, wird selten Sonderkonditionen erhalten. Umso wichtiger ist es, das richtige Preismodell zu wählen.
Welches Preismodell ist für kleine Händler am günstigsten?
Für kleine Händler mit überschaubarem Kartenumsatz ist ein Pauschalpreismodell oft die transparenteste und einfachste Wahl. Dabei zahlen Sie einen festen Prozentsatz pro Transaktion, unabhängig von der genutzten Kartenart. Das macht die Kosten planbar und vermeidet böse Überraschungen auf der Monatsabrechnung.
Es gibt im Wesentlichen drei Preismodelle, die Zahlungsdienstleister anbieten:
Pauschalpreismodell (Flat Rate)
Sie zahlen einen einheitlichen Prozentsatz auf jede Transaktion, egal ob Girocard oder Kreditkarte. Dieses Modell ist einfach zu verstehen und gut kalkulierbar. Der Nachteil: Bei einem hohen Anteil günstiger Girocards zahlen Sie möglicherweise mehr als nötig.
Interchange-Plus-Modell
Hier zahlen Sie die tatsächliche Interchange Fee zuzüglich einer festen Marge des Anbieters. Dieses Modell ist oft günstiger für Händler mit hohem Umsatz, aber schwerer zu überblicken, da die Kosten je nach Kartentyp variieren. Für kleine Betriebe kann die Abrechnung schnell unübersichtlich werden.
Unabhängig vom Modell gilt: Achten Sie nicht nur auf den Prozentsatz pro Transaktion, sondern auch auf monatliche Grundgebühren und die Kosten für das Kartenlesegerät. Einige Anbieter locken mit niedrigen Transaktionsgebühren, verlangen aber hohe monatliche Fixkosten, die sich für Betriebe mit wenigen Kartenzahlungen nicht rechnen.
Können Händler Kartenzahlungsgebühren an Kunden weitergeben?
Nein, in Deutschland ist es Händlern seit 2018 grundsätzlich verboten, Aufschläge für die Zahlung mit gängigen Karten wie Girocard, Visa oder Mastercard zu erheben. Diese Regelung geht auf eine EU-Richtlinie zurück und gilt für alle Zahlungsmittel, bei denen die Interchange Fee durch EU-Recht gedeckelt ist. Händler müssen die Gebühren also selbst tragen.
Ausnahmen gelten für Zahlungsmittel, die nicht unter die EU-Regulierung fallen, etwa bestimmte Firmenkarten oder Karten aus Drittländern. Hier ist ein Aufschlag theoretisch möglich, aber in der Praxis kaum umsetzbar, da Händler die Kartenart oft nicht im Voraus erkennen können.
Was Händler stattdessen tun können:
- Einen Mindestbetrag für Kartenzahlungen festlegen, sofern dies klar kommuniziert wird
- Barzahlung aktiv anbieten und als gleichwertige Option sichtbar machen
- Die Kartenzahlungskosten als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen
- Angebote verschiedener Zahlungsdienstleister regelmäßig vergleichen, um die Kosten niedrig zu halten
Ein Mindestbetrag für Kartenzahlungen ist in der Praxis ein gängiger Weg, um zumindest bei kleinen Beträgen die Verhältnismäßigkeit der Gebühren zu wahren. Wichtig ist dabei, dass dieser Mindestbetrag für alle Kunden klar sichtbar ausgehängt ist.
Kassenschmiede: Kartenzahlung direkt am Kassensystem integrieren
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Das bedeutet für Sie konkret:
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- Weniger Aufwand bei der Übergabe von Daten an Ihren Steuerberater
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