Ja, Sie können gleichzeitig eine offene Ladenkasse und eine elektronische Registrierkasse betreiben. Es gibt in Deutschland keine gesetzliche Pflicht, sich für ein einziges Kassensystem zu entscheiden. Beide Systeme unterliegen jedoch eigenen Aufzeichnungspflichten, die Sie strikt einhalten müssen. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen rund um den parallelen Betrieb beider Kassensysteme.
Ist der parallele Betrieb beider Kassensysteme gesetzlich erlaubt?
Ja, der gleichzeitige Betrieb einer offenen Ladenkasse und einer elektronischen Registrierkasse ist in Deutschland gesetzlich erlaubt. Der Gesetzgeber hat bewusst keine Registrierkassenpflicht eingeführt. Unternehmer dürfen weiterhin frei wählen, ob sie eine offene Ladenkasse, eine elektronische Kasse oder beides parallel nutzen.
Diese Freiheit gilt unabhängig davon, ob Ihr Betrieb buchführungspflichtig ist oder nicht. Buchführungspflichtig sind Gewerbetreibende mit einem Jahresgewinn von mehr als 60.000 Euro oder einem Jahresumsatz von mehr als 600.000 Euro. Auch diese Betriebe dürfen eine offene Ladenkasse führen, müssen dann aber die entsprechenden manuellen Aufzeichnungspflichten erfüllen.
Wichtig zu verstehen: Die Erlaubnis, beide Systeme parallel zu nutzen, bedeutet nicht, dass das Finanzamt dabei weniger genau hinschaut. Im Gegenteil: Wer zwei Kassensysteme betreibt, muss für beide lückenlose Nachweise führen. Fehler oder Unklarheiten bei einem der beiden Systeme können schnell Fragen aufwerfen.
Für die elektronische Registrierkasse gilt seit dem 1. Januar 2020 außerdem die Pflicht zur Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE). Jede elektronische Kasse, die Sie betreiben, muss KassenSichV-konform sein und über eine zertifizierte TSE verfügen. Die offene Ladenkasse hingegen benötigt keine TSE und unterliegt auch keiner Belegausgabepflicht.
Welche Aufzeichnungspflichten gelten für die offene Ladenkasse?
Für eine offene Ladenkasse gilt die Pflicht, Einnahmen und Ausgaben täglich in einem Kassenbericht festzuhalten. Die Tagessumme wird dabei nicht direkt gezählt, sondern durch Rückrechnung aus dem tatsächlichen Kassenbestand am Geschäftsschluss ermittelt. Ein täglicher Kassenbericht ist Pflicht, ein Zählprotokoll ist empfehlenswert, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben.
Der Kassenbericht folgt einem einfachen Schema:
- Tagesendbestand (gezählter Bargeldbestand bei Geschäftsschluss)
- abzüglich Anfangsbestand (Kassenbestand vom Vortag)
- ergibt eine Zwischensumme
- plus Kassenausgaben des Tages, Geldtransits und Privatentnahmen
- abzüglich Privateinlagen und sonstiger Tageseinnahmen
- ergibt die Summe der Kasseneinnahmen
Zusätzlich empfiehlt es sich, dem Kassenbericht ein tägliches Zählprotokoll beizufügen. Dieses dokumentiert den genauen Bargeldbestand: Anzahl und Wert jeder Banknote und Münze in der Kasse. Manche Steuerprüfer erwarten dieses Protokoll bei der Prüfung einer offenen Ladenkasse, auch wenn der Bundesfinanzhof 2016 entschieden hat, dass es rechtlich nicht zwingend erforderlich ist.
Für Einzelhändler und Gastronomen gilt eine wichtige Ausnahme: Bei Verkäufen an eine Vielzahl unbekannter Personen gegen Bargeld entfällt die Pflicht zur Einzelaufzeichnung jedes Umsatzes. Das bedeutet, Sie müssen nicht jeden einzelnen Verkauf notieren, sondern nur die tägliche Gesamtsumme. Diese Erleichterung gilt jedoch ausdrücklich nur für die offene Ladenkasse, nicht für elektronische Kassensysteme.
Wie müssen Einnahmen aus beiden Kassen getrennt erfasst werden?
Wenn Sie beide Kassensysteme parallel betreiben, müssen die Einnahmen aus der offenen Ladenkasse und aus der elektronischen Registrierkasse vollständig getrennt erfasst und dokumentiert werden. Es darf keine Vermischung der Bargeldbestände geben. Jede Kasse braucht ihre eigene, lückenlose Aufzeichnung.
Für die elektronische Registrierkasse übernimmt das System die Arbeit: Am Tagesende erstellt die Kasse einen Tagesendsummenbon (Z-Bon), der alle Umsätze automatisch zusammenfasst. Dieser Bon allein reicht jedoch nicht aus. Alle Buchungen müssen einzeln aufgezeichnet, unveränderbar gespeichert und für mindestens zehn Jahre nachvollziehbar aufbewahrt werden.
Für die offene Ladenkasse erstellen Sie täglich den handschriftlichen Kassenbericht wie oben beschrieben. Beide Dokumente, also Z-Bon und Kassenbericht, müssen Sie getrennt ablegen und aufbewahren. Ihr Steuerberater oder das Finanzamt muss jederzeit nachvollziehen können, welche Einnahmen über welches System gelaufen sind.
Ein praktischer Tipp: Legen Sie von Anfang an fest, für welche Bereiche Ihres Betriebs welche Kasse genutzt wird. Zum Beispiel könnte die Registrierkasse alle regulären Verkäufe erfassen, während die offene Ladenkasse nur für bestimmte Kleinstbeträge genutzt wird. Diese klare Trennung macht die Dokumentation erheblich einfacher und reduziert das Risiko von Fehlern bei einer Prüfung.
Wann ist der Wechsel zu einer einzigen elektronischen Kasse sinnvoll?
Der Wechsel zu einer einzigen elektronischen Registrierkasse ist sinnvoll, sobald der Verwaltungsaufwand für zwei parallele Systeme größer wird als der Nutzen. Das ist für die meisten kleinen und mittelständischen Betriebe der Fall, wenn die täglichen Abschlüsse Zeit kosten, Fehler passieren oder der Steuerberater regelmäßig nachfragen muss.
Eine moderne elektronische Kasse nimmt Ihnen viel Arbeit ab, die bei der offenen Ladenkasse manuell anfällt. Der Tagesabschluss läuft automatisch, alle Umsätze werden korrekt gespeichert, und die Daten lassen sich direkt an den Steuerberater übergeben. Das spart Zeit am Abend, reduziert Fehler und senkt die Kosten für die Buchhaltung.
Konkret lohnt sich der Wechsel besonders in diesen Situationen:
- Sie verbringen täglich mehr als 15 bis 20 Minuten mit dem handschriftlichen Kassenbericht
- Sie haben Mitarbeiter, die ebenfalls kassieren, und die Kontrolle wird unübersichtlich
- Ihr Steuerberater bittet regelmäßig um Nachbesserungen bei den Kassenunterlagen
- Sie möchten Funktionen wie Warenbestandsverwaltung, Kundenkartei oder DATEV-Anbindung nutzen
- Sie planen eine Betriebserweiterung oder einen zweiten Standort
Wer heute auf eine einzige, moderne Registrierkasse umsteigt, profitiert außerdem von Funktionen, die weit über das reine Kassieren hinausgehen. Viele Systeme bieten integrierte Auswertungen, die Ihnen zeigen, welche Produkte sich gut verkaufen und zu welchen Zeiten der Umsatz am höchsten ist. Das sind Informationen, die Ihnen helfen, Ihr Geschäft gezielter zu führen.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung mit zwei Kassensystemen?
Bei einer Betriebsprüfung oder einer unangekündigten Kassennachschau prüft das Finanzamt beide Kassensysteme separat und vollständig. Seit dem 1. Januar 2018 dürfen Finanzamtsmitarbeiter ohne Vorankündigung während der üblichen Geschäftszeiten erscheinen und die Kassenführung prüfen. Wer zwei Systeme betreibt, muss für beide lückenlose Unterlagen vorlegen können.
Für die elektronische Registrierkasse bedeutet das: Die Prüfer können einen aktuellen Zwischenbericht (X-Lesung) ziehen und diesen mit dem tatsächlichen Bargeldbestand vergleichen. Stimmen Soll und Ist nicht überein, müssen Sie die Differenz erklären können. Außerdem prüfen die Prüfer die Verfahrensdokumentation, Stornobuchungen und ob alle Umsätze vollständig und unveränderbar gespeichert sind.
Für die offene Ladenkasse verlangen die Prüfer die handschriftlichen Kassenberichte der letzten Tage und idealerweise die Zählprotokolle. Fehlen diese Unterlagen oder sind sie lückenhaft, kann das Finanzamt die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß einstufen. Die Folge können Hinzuschätzungen sein, die bis zu 10 Prozent des Jahresumsatzes zuzüglich eines Sicherheitszuschlags betragen können. Im schlimmsten Fall droht ein Strafverfahren.
Besonders wichtig: Wer zwei Kassensysteme parallel betreibt, steht bei einer Prüfung unter doppeltem Erklärungsdruck. Jede Unklarheit bei einem der beiden Systeme kann Fragen zum anderen aufwerfen. Die sauberste Lösung ist daher eine klare, von Anfang an konsequent durchgehaltene Trennung der Aufzeichnungen mit vollständiger täglicher Dokumentation für beide Kassen.
Wie Kassenschmiede bei offener Ladenkasse und Registrierkasse unterstützt
Wir wissen, dass die Kombination aus zwei Kassensystemen schnell unübersichtlich werden kann, besonders wenn die Zeit für Bürokratie fehlt und der Steuerberater am Ende des Jahres Fragen stellt. Wir helfen Ihnen, die richtige Lösung für Ihren Betrieb zu finden, damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können statt auf Kassenberichte.
- Wir bieten KassenSichV-konforme Registrierkassen und POS-Systeme, die bereits mit einer zertifizierten TSE ausgeliefert werden
- Auf Wunsch liefern wir Ihre neue Kasse individuell programmiert: fiskalisiert, in deutscher Systemsprache und mit beschrifteter Tastatur, damit Sie sofort loslegen können
- Wir unterstützen Kassen verschiedener Hersteller mit Programmierservice, Ersatzteilen, TSE-Karten und Thermorollen aus einer Hand
- Unsere kostenlose Hotline steht Ihnen bei Fragen zur Kassenführung und zum Tagesabschluss jederzeit zur Verfügung
- Der Versand ist kostenlos und klimaneutral, bundesweit
Wenn Sie überlegen, von zwei Kassensystemen auf eine einzige moderne Lösung umzusteigen, schauen Sie sich gerne unser Sortiment bei Kassenschmiede an. Und wenn Sie unsicher sind, welches System zu Ihrem Betrieb passt, helfen wir Ihnen gerne persönlich weiter. Nehmen Sie einfach Kontakt auf, wir beraten Sie ohne Umwege.
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