Dokumentationspflicht im Einzelhandel: Was muss wirklich aufgezeichnet werden?

Sven Schmidt · 06 Juli 2026

Im Einzelhandel müssen alle Geschäftsvorfälle einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden. Das gilt für bare und unbare Zahlungen gleichermaßen. Wer ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss zusätzlich technische Vorgaben der KassenSichV erfüllen, darunter eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung. Die folgenden Fragen klären, was das konkret für Ihren Alltag bedeutet.

Was muss im Einzelhandel konkret aufgezeichnet werden?

Jeder Verkaufsvorgang muss mit Datum, Uhrzeit, Artikelbezeichnung, Anzahl, Einzel- und Gesamtpreis, dem angewandten Steuersatz sowie dem Zahlungsbetrag je Zahlungsart dokumentiert werden. Bei elektronischen Kassensystemen kommen weitere Pflichtangaben hinzu: die Seriennummer des Aufzeichnungssystems und des Sicherheitsmoduls, ein Prüfwert sowie ein fortlaufender Signaturzähler.

Konkret bedeutet das für Ihren täglichen Betrieb: Jeder Bon muss diese Angaben entweder im Klartext enthalten, über einen QR-Code abrufbar machen oder in einer elektronischen Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz abgebildet sein. Ein QR-Code ist heute zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, kann aber freiwillig aufgedruckt werden.

Wichtig ist auch, was viele übersehen: Der Tagesendsummenbon allein, also der sogenannte Z-Bon, reicht nicht aus. Alle Stornobuchungen müssen vollständig nachvollziehbar sein. Buchungsabbrüche sind nicht zulässig. Umsätze von Trainingsbedienern müssen ebenfalls auf dem Tagesendsummenbon ausgewiesen werden. Trinkgeld, das direkt an den Unternehmer geht, zählt zum Umsatz und muss erfasst werden. Trinkgeld an Mitarbeiter hingegen muss grundsätzlich nicht über das Kassensystem laufen, solange die Kassensturzfähigkeit erhalten bleibt.

Ergänzend empfiehlt sich ein tägliches Zählprotokoll, das den genauen Bargeldbestand zum Geschäftsschluss festhält: aufgelistet nach Scheinen und Münzen mit ihrem jeweiligen Nennwert. Gesetzlich vorgeschrieben ist es nicht, aber manche Steuerprüfer erwarten es bei offenen Ladenkassen.

Welche gesetzlichen Grundlagen regeln die Aufzeichnungspflicht?

Die Aufzeichnungspflicht im Einzelhandel ergibt sich vor allem aus drei Regelwerken: aus § 146 der Abgabenordnung (AO), den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) sowie der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) von 2020. Zusammen bilden sie den gesetzlichen Rahmen für eine ordnungsgemäße Kassenführung in Deutschland.

§ 146 AO schreibt vor, dass Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu führen sind. Das gilt unabhängig davon, ob Sie eine elektronische Kasse oder eine offene Ladenkasse nutzen. Die GoBD konkretisieren diese Anforderungen für digitale Systeme und verlangen unter anderem, dass Daten unveränderbar gespeichert und maschinell auswertbar sind.

Die KassenSichV von 2020 geht noch einen Schritt weiter: Sie schreibt für elektronische Aufzeichnungssysteme eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung vor und definiert mit der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) ein einheitliches Datenformat. Dieses Format ermöglicht es dem Finanzamt, Kassendaten strukturiert und maschinell zu prüfen, sowohl vorwärts als auch rückwärts bis auf die einzelne Transaktion.

Neu seit dem 1. Januar 2025 ist außerdem die elektronische Mitteilungspflicht nach § 146a Absatz 4 AO: Kassensysteme müssen über das ELSTER-Portal beim Finanzamt gemeldet werden. Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, mussten bis zum 31. Juli 2025 gemeldet sein. Neuanschaffungen ab dem 1. Juli 2025 sind innerhalb eines Monats zu melden.

Wer ist von der Kassenpflicht und Dokumentationspflicht betroffen?

Eine gesetzliche Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse gibt es in Deutschland nicht. Der Gesetzgeber hat bewusst darauf verzichtet. Wer jedoch ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss alle technischen und dokumentarischen Anforderungen der KassenSichV vollständig erfüllen. Die allgemeine Dokumentationspflicht nach § 146 AO gilt für jeden Unternehmer, unabhängig vom verwendeten System.

Das bedeutet: Auch wer mit einer offenen Ladenkasse arbeitet, also einem einfachen Bargeldkasten ohne elektronische Aufzeichnung, muss seine Einnahmen täglich nachvollziehbar dokumentieren. Der Kassenbericht ist dabei das zentrale Instrument. Er ergibt sich aus dem Tagesendbestand abzüglich des Anfangsbestands, bereinigt um Ausgaben, Privatentnahmen, Privateinlagen und Geldtransfers auf das Geschäftskonto.

Die Regelungen gelten nicht nur für klassische Einzelhändler. Auch Betriebsstätten ausländischer Unternehmen in Deutschland sowie juristische Personen des öffentlichen Rechts mit gewerblichen Tätigkeiten fallen unter die Aufzeichnungspflicht. Webshops hingegen benötigen grundsätzlich keine TSE-gesicherte Kasse, da dort keine Zahlung bei physischer Anwesenheit des Kunden stattfindet.

Was ist die TSE und warum ist sie Pflicht?

Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist ein zertifiziertes Hardwaremodul, das in elektronische Kassensysteme integriert wird und jeden Kassenvorgang manipulationssicher speichert und signiert. Sie besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Die TSE ist seit dem 1. Januar 2020 für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme verpflichtend.

Der Hintergrund: Vor der KassenSichV war es technisch möglich, Kassendaten nachträglich zu verändern, ohne dass dies sichtbar wurde. Das hat der Gesetzgeber mit der TSE-Pflicht gezielt unterbunden. Das Sicherheitsmodul muss nach dem Standard Common Criteria zertifiziert sein. Die Zertifizierung erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), das zertifizierte Produkte auf seiner Website veröffentlicht.

Wichtig zu wissen: Nicht die Kasse selbst muss zertifiziert sein, sondern ausschließlich die TSE. Im störungsfreien Betrieb muss ein Kassensystem genau einer TSE zugeordnet sein. Bei technischen Störungen darf auf eine zweite TSE zugegriffen werden. Mobile Endgeräte, die offline und ohne Anbindung an eine zentrale Kasse betrieben werden, gelten als eigenständige Aufzeichnungssysteme und müssen direkt an eine TSE angebunden sein.

Systeme ohne TSE-Anbindungsmöglichkeit dürfen seit dem 1. Januar 2020 weder verkauft noch beworben werden, auch nicht als Gebrauchtgeräte.

Was passiert bei Verstößen gegen die Dokumentationspflicht?

Verstöße gegen die Dokumentationspflicht können erhebliche steuerliche und rechtliche Konsequenzen haben. Das Finanzamt kann bei Mängeln die Besteuerungsgrundlagen schätzen, was in der Praxis fast immer zu Steuernachzahlungen führt. Darüber hinaus drohen Bußgelder von bis zu 25.000 Euro, wenn Kassensysteme ohne TSE-Anbindungsmöglichkeit in Verkehr gebracht werden.

Das Risiko beginnt bereits bei der unangekündigten Kassen-Nachschau: Finanzamtsprüfer dürfen während der üblichen Geschäftszeiten ohne Vorankündigung in Ihren Betrieb kommen und sofortigen Zugriff auf Kassendaten sowie das Kassensystem verlangen. Die Daten müssen in engem zeitlichem Zusammenhang bereitgestellt werden können. Stellt der Prüfer Mängel fest, kann daraus eine umfassende Betriebsprüfung folgen.

Auch Verstöße gegen die Belegausgabepflicht werden ernst genommen: Sie können als Indiz dafür gewertet werden, dass Aufzeichnungspflichten insgesamt nicht erfüllt wurden. Das allein kann bereits eine Schätzung auslösen. Bußgeld- oder strafrechtliche Folgen für handelnde Personen hängen vom Einzelfall ab, sind aber nicht ausgeschlossen.

Beachten Sie: Das Bußgeld kann unabhängig davon verhängt werden, ob tatsächlich eine Steuerverkürzung oder Manipulation stattgefunden hat. Allein das Fehlen der technischen Voraussetzungen reicht als Grundlage aus.

Wie lange müssen Kassendaten und Belege aufbewahrt werden?

Kassendaten, Buchungsbelege und alle zugehörigen Unterlagen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungsfrist ergibt sich aus § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung und gilt sowohl für elektronische Daten als auch für Papierbelege. Die Daten müssen während dieser gesamten Zeit maschinell auswertbar und vollständig lesbar bleiben.

Eine Verdichtung von Grundaufzeichnungen ist in diesem Zeitraum unzulässig, wenn dadurch die Lesbarkeit nicht mehr gewährleistet ist. Das bedeutet: Sie dürfen Einzeltransaktionen nicht zu Tagessummen zusammenfassen und die Originaldaten anschließend löschen. Die Detailtiefe muss erhalten bleiben.

Wenn Sie Ihr Kassensystem wechseln, müssen Sie die alte Hard- und Software nicht zwingend aufbewahren, sofern das neue System die maschinelle Auswertbarkeit der alten Daten vollständig gewährleistet. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Daten sind in geeigneter Form zu archivieren. Bei einem Systemwechsel sollten Sie diesen Nachweis in Ihrer Verfahrensdokumentation festhalten.

Zur Verfahrensdokumentation gehören übrigens nicht nur die Kassendaten selbst, sondern auch Bedienungs- und Programmieranleitungen, eine technische Systemdokumentation sowie Nutzungsprotokolle und Aufzeichnungen über Datenänderungen. Diese Unterlagen sind ebenfalls zehn Jahre aufzubewahren, sofern sie als Teil der Verfahrensdokumentation geführt werden.

Wie Kassenschmiede bei der Dokumentationspflicht im Einzelhandel unterstützt

Die gesetzlichen Anforderungen rund um Aufzeichnungspflicht, TSE und Belegausgabe sind umfangreich. Wir wissen, dass viele Einzelhändler keinen IT-Spezialisten im Haus haben und sich einfach darauf verlassen wollen, dass ihre Kasse alles richtig macht. Genau hier setzen wir an.

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