Einen Kassenbericht für die offene Ladenkasse erstellen Sie, indem Sie täglich den Anfangsbestand zählen, alle Einnahmen und Ausgaben notieren und am Ende des Tages einen Kassensturz durchführen. Der ermittelte Ist-Bestand muss mit dem rechnerischen Soll-Bestand übereinstimmen. Die folgenden Abschnitte erklären, was genau hineingehört, wie der Ablauf funktioniert und worauf Sie beim Finanzamt achten müssen.
Was muss ein Kassenbericht für die offene Ladenkasse enthalten?
Ein Kassenbericht für die offene Ladenkasse muss den Anfangsbestand in bar, alle Bareinnahmen und Barausgaben des Tages sowie den gezählten Endbestand enthalten. Aus diesen Angaben ergibt sich der Soll-Bestand, den Sie mit dem tatsächlich gezählten Ist-Bestand vergleichen. Stimmen beide überein, ist der Tagesbericht korrekt abgeschlossen.
Im Einzelnen sollte jeder Kassenbericht folgende Positionen umfassen:
- Datum des Kassenberichts
- Anfangsbestand (Kassenbestand zu Beginn des Tages)
- Bareinnahmen des Tages, aufgeschlüsselt nach Belegen
- Barausgaben des Tages (z. B. Wareneinkauf, Porto, Trinkgeld an Lieferanten)
- Rechnerischer Soll-Bestand (Anfangsbestand + Einnahmen minus Ausgaben)
- Gezählter Ist-Bestand nach dem Kassensturz
- Differenz zwischen Soll und Ist (möglichst null)
- Unterschrift der kassenführenden Person
Wichtig: Jeder Eintrag muss durch einen Beleg oder eine Quittung nachvollziehbar sein. Ohne Belege erkennt das Finanzamt die Buchungen im Zweifel nicht an.
Wie unterscheidet sich die offene Ladenkasse von einer elektronischen Registrierkasse?
Die offene Ladenkasse ist eine einfache Geldkassette oder Schublade ohne technische Aufzeichnungsfunktion. Sie speichert keine Daten automatisch. Eine elektronische Registrierkasse hingegen erfasst jeden Verkauf automatisch, druckt Belege und erstellt digitale Tagesberichte. Der größte Unterschied liegt also in der Dokumentationspflicht: Bei der offenen Ladenkasse liegt die gesamte Beweislast bei Ihnen.
Wer eine offene Ladenkasse nutzt, muss jeden einzelnen Geschäftsvorfall handschriftlich oder in einer Tabelle festhalten. Das kostet Zeit, besonders am Abend nach einem langen Arbeitstag. Eine Registrierkasse übernimmt diese Arbeit automatisch, erstellt den Kassenabschluss auf Knopfdruck und liefert Ihrem Steuerberater die Daten in einem strukturierten Format.
Für kleine Betriebe mit sehr geringem Barumsatz kann die offene Ladenkasse dennoch eine praktikable Lösung sein. Sobald das Geschäft wächst oder die Buchführung aufwendiger wird, lohnt sich der Umstieg auf eine elektronische Kasse deutlich.
Wie erstellt man einen Kassenbericht Schritt für Schritt?
Den Kassenbericht für die offene Ladenkasse erstellen Sie in fünf Schritten: Anfangsbestand notieren, Einnahmen und Ausgaben belegen, Soll-Bestand berechnen, Kassensturz durchführen und die Differenz festhalten. Dieser Ablauf sollte täglich zur gleichen Zeit stattfinden, damit keine Buchungen verloren gehen.
- Anfangsbestand festhalten: Zählen Sie zu Beginn des Tages den gesamten Bargeldbestand in der Kasse. Notieren Sie diesen Betrag als Ausgangspunkt.
- Einnahmen erfassen: Tragen Sie jede Bareinnahme einzeln ein. Nutzen Sie dazu Kassenzettel, Quittungen oder handschriftliche Belege.
- Ausgaben erfassen: Notieren Sie alle Barausgaben mit Beleg, zum Beispiel für Waren, Verbrauchsmaterial oder kleine Betriebskosten.
- Soll-Bestand berechnen: Rechnen Sie: Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben. Das Ergebnis ist Ihr Soll-Bestand.
- Kassensturz durchführen: Zählen Sie den tatsächlichen Bargeldbestand in der Kasse. Vergleichen Sie den gezählten Ist-Bestand mit dem errechneten Soll-Bestand. Notieren Sie eine eventuell vorhandene Differenz und unterschreiben Sie den Bericht.
Führen Sie diesen Abschluss täglich durch und archivieren Sie alle Kassenberichte geordnet. Das Finanzamt kann Unterlagen bis zu zehn Jahre rückwirkend anfordern.
Welche Vorlage eignet sich für den Kassenbericht der offenen Ladenkasse?
Für den Kassenbericht der offenen Ladenkasse eignet sich eine einfache Tabelle, die alle Pflichtfelder abbildet: Datum, Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben, Soll-Bestand, Ist-Bestand und Differenz. Eine solche Vorlage können Sie in Excel, als PDF oder sogar handschriftlich führen, solange alle Felder vollständig ausgefüllt sind.
Viele Steuerberater stellen ihren Mandanten eigene Vorlagen zur Verfügung, die auf die Anforderungen des Finanzamts abgestimmt sind. Auch das Bundesministerium der Finanzen sowie Steuerberaterkammern bieten Mustervorlagen an. Achten Sie darauf, dass die Vorlage eine Spalte für Belegnummern enthält, damit jeder Eintrag einem Dokument zugeordnet werden kann.
Wer die Vorlage digital nutzt, sollte die Dateien regelmäßig sichern und so aufbewahren, dass sie nicht nachträglich verändert werden können. Handschriftliche Berichte sollten in einem gebundenen Heft oder einem nummerierten Block geführt werden, damit keine Seiten herausgerissen werden können.
Wann ist die offene Ladenkasse steuerrechtlich noch zulässig?
Die offene Ladenkasse ist steuerrechtlich weiterhin zulässig, wenn Sie nicht zur Nutzung einer elektronischen Kasse verpflichtet sind und Ihre Bareinnahmen vollständig und nachvollziehbar dokumentieren. Es gibt in Deutschland keine generelle gesetzliche Pflicht zur Nutzung einer Registrierkasse, allerdings müssen alle Einnahmen lückenlos erfasst werden.
Entscheidend ist die sogenannte Zumutbarkeit: Wer sehr wenige Bargeschäfte täglich abwickelt, zum Beispiel ein kleiner Marktstand oder ein Gelegenheitsverkäufer, kann die offene Ladenkasse nutzen, solange die Aufzeichnungen ordnungsgemäß geführt werden. Sobald jedoch regelmäßige und zahlreiche Bareinnahmen anfallen, erwartet das Finanzamt eine lückenlose Dokumentation, die mit einer offenen Ladenkasse schwer zu erbringen ist.
Seit der KassenSichV 2020 gilt zudem: Wer eine elektronische Kasse nutzt, muss diese mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausstatten. Wer bewusst auf eine elektronische Kasse verzichtet und stattdessen die offene Ladenkasse führt, umgeht diese Pflicht, trägt aber die volle Beweislast für seine Aufzeichnungen.
Was passiert bei Fehlern im Kassenbericht bei einer Betriebsprüfung?
Fehler im Kassenbericht können bei einer Betriebsprüfung dazu führen, dass das Finanzamt Ihre Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstuft und Einnahmen hinzuschätzt. Das bedeutet: Der Prüfer schätzt, wie hoch Ihre tatsächlichen Einnahmen gewesen sein könnten, und setzt einen höheren Betrag an als den, den Sie erklärt haben. Das kann zu erheblichen Steuernachzahlungen führen.
Typische Fehler, die bei Betriebsprüfungen auffallen, sind:
- Fehlende oder unvollständige Belege für Einnahmen und Ausgaben
- Negative Kassenbestände, die rechnerisch nicht möglich sind
- Lücken in der täglichen Dokumentation
- Nachträgliche Korrekturen ohne erkennbaren Grund
- Fehlende Unterschriften auf dem Kassenbericht
Besonders heikel: Wenn das Finanzamt den Verdacht hat, dass Einnahmen bewusst verschwiegen wurden, kann es eine Schätzung vornehmen, die deutlich über Ihren tatsächlichen Einnahmen liegt. Dagegen anzukämpfen ist aufwendig und teuer. Führen Sie Ihren Kassenbericht daher täglich, vollständig und mit allen Belegen, um solche Situationen von vornherein zu vermeiden.
Wie Kassenschmiede bei der Kassenführung im Einzelhandel unterstützt
Wer täglich Zeit mit handschriftlichen Kassenberichten verbringt, kennt den Aufwand: Belege sammeln, Beträge addieren, Differenzen suchen und am Ende hoffen, dass alles stimmt. Wir bei Kassenschmiede helfen Ihnen, diesen Aufwand deutlich zu reduzieren, mit Kassensystemen, die den Tagesabschluss automatisch erledigen und alle Daten sicher und gesetzeskonform speichern.
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